Data ultimo aggiornamento: 09/01/2019

Contabilizzazione documenti di magazzino

Moduli richiesti: Commerciale Base, Contabilità Base
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Questo programma contabilizza, cioè registra in prima nota, le fatture emesse immediate e differite, le note di accredito emesse, gli incassi dichiarati all'atto dell'emissione delle bolle, le fatture ricevute immediate e differite e, in generale, tutti i documenti registrati coi programmi Gestione Documenti di Magazzino, Fatturazione Differita e Fatturazione differita interattiva, comprese ricevute fiscali e riemissioni di ricevute fiscali. Il programma contestualmente aggiorna lo scadenziario relativo ai conti movimentati, sia clienti che fornitori.

È possibile contabilizzare le note di accredito con Iva ad esigibilità differita, con un'accortezza: se sono "a storno fattura" occorre indicare nel documento (tab "Altri dati") gli estremi della partita della fattura, esattamente come si fa per contabilizzare una nota d'accredito con rilevazione della registrazione di compensazione con fattura.
Per la nota d'accredito dev'essere presente una scadenza di una sola rata, non dev'essere parzialmente saldata e non devono essere presenti degli abbuoni di piede. Identificata la fattura con Iva ad esigibilità differita in contabilità relativa alla nota d'accredito, verifica che il residuo da incassare o pagare sia maggiore o uguale al totale nota d'accredito; inoltre, i codici Iva della nota di credito con aliquota diversa da 0, devono essere quelli contenuti nella fattura da stornare.

Sono utilizzate le causali e le contropartite dichiarate nelle tabelle Personalizzazione vendite, Personalizzazione acquisti e nella tabella Contropartite vendite/acquisti. Per ogni operazione (fattura emessa o ricevuta, incasso, ecc.) è effettuata una singola registrazione in prima nota, con data registrazione pari a quella impostata o, a scelta, pari alla data del documento.
In caso di presenza di omaggi, è generata una registrazione distinta aggiuntiva di storno dell'importo abbonato al cliente.

Se è attivo anche il modulo contabilità analitica, il programma aggiorna l'archivio dei movimenti di contabilità analitica, purché siano state utilizzate causali di magazzino di tipo Dare CG o Avere CG: i movimenti generati in contabilità analitica hanno origine di tipo contabilità generale perché generati contestualmente alla registrazione in prima nota.

Se si contabilizzano documenti in valuta che hanno saldato acconti ed è settata l'opzione di registro Bsvefadi/Opzioni/IgnoraTipobf = -1, o la fattura riepilogativa raggruppa diversi documenti con diversi tipi bolla/fattura, il programma potrebbe non rilevare eventuali differenze su cambi.

Per la determinazione di tipo e numero registro IVA su cui annotare i documenti, si fa riferimento alle impostazioni contenute in Numerazioni ditta, ignorando i dati presenti nella causale contabile utilizzata per rilevare il dato in contabilità. Se il flag "Consenti l'inserimento del numero di protocollo sui documenti ricevuti" contenuto in Anagrafica ditta è spuntato, il numero del registro IVA è mutuato dall'apposito campo contenuto del documento di magazzino in fase di contabilizzazione.

Per la registrazione di documenti di acquisto intracomunitari o da RSM il tipo e numero del secondo registro IVA, ovvero quello vendite per l'autofattura, sono rilevati dalla causale contabile (Tipo registro I.V.A. 2 e Numero registro I.V.A. 2), non essendo presenti in altre tabelle. Business riconosce una fattura Intracee da contabilizzare se è compilata la sezione Intrastat di Gestione documenti di magazzino, che perciò in questi casi è sempre valorizzata almeno nei campi obbligatori, anche se non si utilizza il modulo Intrastat.

In presenza del modulo RSM:
- se in Contabilizzazione documenti è inserito un Tipo bolla/fattura di tipo Servizi, nel campo "RSM Cessioni/Acquisti" di Gestione prima nota è impostato "Servizi" e non "Con addebito imposta";
- se si spunta "DDT emessi", è spuntata contestualmente anche la casella "Contabilizza solo gli incassi anticipati".

Se è attivata sulla ditta la gestione degli Stanziamenti, in fase di contabilizzazione per ogni fattura differita si verifica se ci sono DDT collegati su cui siano stati generati stanziamenti; in caso negativo, è generata automaticamente una registrazione di storno dello stanziamento in data registrazione fattura e i DDT collegati sono contrassegnati come già trattati.

Il programma di Contabilizzazione documenti può gestire anche la contabilizzazione di documenti extracee e la contabilizzazione di documenti in reverse charge e il sistema di gestione del pro-rata (in 'liquidazione e registrazione IVA').

Esercizio di competenza É l'esercizio di competenza col quale effettuare le registrazioni contabili nell'archivio di prima nota.

Data registrazione Indicare una data se il programma deve contabilizzare tutti i documenti prescelti con quell'unica data di registrazione, altrimenti lasciare vuoto il campo se i documenti vanno contabilizzati ciascuno con la propria data documento.

Deroga a data comp. Iva Spuntando questa opzione il programma assegna alle registrazioni IVA generate una data competenza IVA indicata dall'utente, in deroga a quella inserita nel piede del documento. Utile per chi, come gli autotrasportatori, deve assegnare alle fatture emesse una data di competenza diversa, anche ai fini dei registri IVA, in caso di trimestre successivo all'emissione. Non spuntare se, come di norma, la data di competenza IVA coincide con la data indicata nel documento. Con la casella spuntata, indicare quale data competenza IVA assegnare alle registrazioni da generare.

Non generare scad. autorizzate su fatture ricevute Se questa casella è deselezionata, le scadenze sono generate con l'autorizzazione impostata nel documento di magazzino, tramite la spunta "Autorizzato" in Fatture immediate e differite ricevute. Selezionando quest'opzione, invece, le scadenze ottenute sono comunque non autorizzate.

Selezione documenti da contabilizzare Indicare il tipo di documento da contabilizzare tra quelli disponibili nella lista. Relativamente alle voci "Contab. solo gli incassi anticipati", "Genera reg. di compensazione incassi anticipati su DDT emessi" e "Genera reg. di compens. con fatture em.", vedi Gestione anticipi incassi pagamenti su scadenziario.

Anno Documento Indicare l'anno, inteso come numerazione, a cui appartengono i documenti da contabilizzare. Di norma si fa coincidere con l'esercizio di competenza ma, in caso di esercizi diversi dall'anno solare, la denominazione dell'esercizio e l'anno solare, riferimento imposto dalla disciplina normativa IVA, non coincidono più. Seguendo questa logica, possiamo riscontrare il caso di un esercizio contabile corrispondente al periodo 01/07/2017 - 30/06/2018 non coincidente con l'anno solare, e fatture emesse in luglio 2017: in tal caso denominiamo "2018" l'esercizio contabile e "2017" l'anno documento, perchè l'anno Iva coincide sempre con l'anno solare.

Data docum. Da / A Indicare la data iniziale e finale del periodo a cui appartengono i documenti da contabilizzare. Per esempio, per contabilizzare le fatture differite emesse nel mese di novembre 20.., la data iniziale è 01/11/20.. e la data finale è 30/11/20...

Solo serie per contabilizzare solo una specifica serie, spuntare e indicare la serie a cui appartengono i documenti da contabilizzare.

Numero doc Da / A Indicare gli estremi, espressi in numero documento, dell'intervallo di documenti da contabilizzare.

Contabilizza anche documenti già contabilizzati in precedenza Spuntare per ricontabilizzare i documenti già contabilizzati. Il programma cancella le eventuali registrazioni contabili già generate in precedenza e genera nuove registrazioni con nuovi numeri di registrazione. In questo caso, potrebbero verificarsi doppie registrazioni dello stesso documento, se l'utente ha effettuato modifiche arbitrarie invece di cancellare manualmente le registrazioni contabili originariamente generate con questo programma. Si consiglia, quindi, di effettuare successivamente gli opportuni controlli col programma di Stampa/visualizza prima nota e Stampa registri IVA.

Se nel frattempo l'eventuale scadenza sul cliente o fornitore è stata chiusa, anche solo in parte, con la registrazione contabile di incasso, pagamento o generazione effetti, il programma lo segnala e non procede, a meno che non si utilizzino i due flag qui sotto descritti.

Cancella emissione effetti collegati a fattura non presentati in banca Solo per effetti di scadenze non raggruppate e relative alla fattura, il programma cancella eventuali effetti non saldati, anche con cliente ancora aperto, e prosegue con la contabilizzazione. Le registrazioni cancellate sono elencate al termine dell'elaborazione in un apposito file di log.

Contabilizza anche documenti con scadenze saldate Se le scadenze sono saldate, il programma ricalcola il residuo col nuovo codice pagamento, mantenendole saldate, ed effettua i seguenti controlli preliminari:
- se è cambiato il cliente/fornitore e ci sono scadenze saldate, blocca la contabilizzazione;
- se il nuovo residuo da pagare è più basso di quello delle scadenze già saldate, blocca la contabilizzazione;
- se - confrontando partita, numero rata, importo, codice pagamento, data scadenza - alcune nuove scadenze sono simili alle precedenti, anche se non incassate/pagate, sono mantenute le precedenti;
- se il nuovo residuo è più elevato delle scadenze precedenti, ricalcola le scadenze e segnala che potranno esserci differenze tra fattura e prima nota
- registrazioni di abbuoni/omaggi e relative scadenze sono sempre cancellate e ricreate;
- se l'incasso era contestuale alla fattura, il programma tratta le scadenze come non saldate;
- cancella l'emissione di effetti non presentati in banca, possono essere cancellate solo le registrazioni del tipo "Cliente a Effetti attivi" effettuate dal programma "Generazione effetti" e rimangono escluse le emissioni effetti raggruppate generate da "Gestione Scadenziario";
- non contabilizza documenti con scadenze saldate, se si cambia il cliente/fornitore intestatario del documento o se il residuo da incassare/pagare è minore della somma delle rate già incassate/pagate;
- la ricontabilizzazione incassi da DDT emessi rimane esclusa, visto che potrebbe già essere stata registrata la fattura differita;
- se in una fattura indico una parte di pagato, eseguo la contabilizzazione senza contabilizzare incassi/pagamenti associati, eseguo l'incasso/pagamento direttamente in CG e ricontabilizzo la fattura spuntando anche incassi/pagamenti associati, la procedura non riconosce che il pagamento eseguito in CG è lo stesso di quello dell'incasso, perciò in contabilità risulteranno 2 incassi. La procedura riconosce che l'incasso era quello indicato nel documento solo se gli estremi della registrazione di CG di incasso sono gli stessi memorizzati sulla tabella Testmag;
- le Note di credito emesse con compensazione con fatture rimangono escluse.

Al termine dell'elaborazione un apposito file di log propone un resoconto.

Contabilizza anche incassi e pagamenti associati Contabilizza anche gli eventuali incassi e pagamenti dichiarati all'atto dell'inserimento delle bolle/fatture accompagnatorie.

Genera movimenti di contabilità analitica Se è disponibile il modulo di contabilità analitica, spuntare per generare anche i movimenti di contabilità analitica. In presenza di detto modulo, si consiglia di utilizzare sempre quest'opzione.

Se il modulo di Contabilità Analitica Duplice Contabile è attivo, sono contabilizzati i documenti con causali doppie, ma trattando i documenti come se fossero dotati di causali semplici. Ad esempio, un reso lavorato da terzista senza cambio di codice, quindi fattura immediata ricevuta con causale che scarica il magazzino del terzista e carica il nostro, può essere contabilizzato in CA DC per la SOLA PARTE che riguarda il magazzino di CARICO. Allo stesso modo, per i documenti emessi è rilevata in CA DC la sola parte relativa al magazzino di SCARICO. Questa distinzione tra magazzino di carico/di scarico è utilizzata solo per determinare l'eventuale codice stabilimento associato al magazzino da rilevare in CA DC.

Genera effetti su scadenze RB di documenti emessi Tale funzionalità consente di creare in prima nota sia la registrazione della fattura sia l'emissione dell'effetto (per riba). Il programma genera solo effetti di tipo RB (no tratte o altro) su documenti emessi con scadenze in DARE, quindi non per le note di accredito/addebito, per le quali la generazione degli effetti va eseguita con l'apposito programma se necessario.
A tal scopo, in tabella di "Personalizzazione contabilità generale", vanno indicati causali di contabilità e conti o contropartite; in particolare per generare gli effetti occorre indicare un sottoconto effetti gestito a partite e scadenze.

Genera reg di compens incassi antic su DDT emessi In abbinamento alle Fatture differute ricevute, permette di generare registrazioni di compensazione di incassi anticipati su DDT emessi, anche con clienti gestiti solo a partite e non a scadenze.

Informazioni sulla schedulazione

Questo programma può essere anche eseguito in modo schedulato. La procedura da eseguire per attivare questa funzionalità è la stessa di tutti gli altri programmi schedulabili di Business:

• entrare nel programma ed impostare tutti i flag come se si dovesse eseguire l'elaborazione
• con la funzione Strumenti\Crea file per la schedulazione (CTRL+ALT+F5) creare il file di schedulazione
• schedulare il processo BusCube con il parametro /B come riportato nell'argomento Schedulazione di elaborazioni batch

Se vanno eseguite più elaborazioni di contabilizzazione con diversi parametri di avvio, occorre eseguire la suddetta procedura più volte, facendo attenzione ad eseguire i passaggi con diversi operatori di Business, uno per ogni operazione schedulata. Con questa procedura, nel file SCHE_BBVEPNFA_nomeoperatoredibus.BUB sono memorizzati tutti i parametri presenti nella form del programma, comprese le date di inizio e fine documenti da trattare. Dopo la generazione del file si consiglia di aprirlo con un editor di testo per parametrizzare le date di inizio/file documenti da contabilizzare, ovvero le righe che iniziano per dadata e adata. Al posto delle date è possibile indicare dei marcatori per impostare le date in modo parametrizzato all'avvio della procedura; i marcatori accettati sono i seguenti:

  [#DATA ODIERNA]
  [#DATA ODIERNA-7]
  [#DATA ODIERNA-15]
  [#DATA ODIERNA-30]
  [#DATA ODIERNA-60]
  [#DATA ODIERNA-90]
  [#DATA ODIERNA-120]
  [#DATA ODIERNA-150]
  [#DATA ODIERNA-180]
  [#DATA ODIERNA-210]
  [#DATA ODIERNA-240]
  [#DATA ODIERNA-270]
  [#DATA ODIERNA-300]
  [#DATA ODIERNA-330]
  [#DATA ODIERNA-360]

Le variabili sopra indicate sono utilizzabili, oltre che nei campi dadata e adata anche nei campi datreg e dativa.

Per i campi escomp, ovvero esercizio di competenza per le nuove registrazioni, e annodoc, cioè anno dei documenti da contabilizzare, è disponibile il marcatore [#ANNO CORRENTE] per parametrizzare l'elaborazione con l'anno della data di sistema e [#ANNO CORRENTE-1] e [#ANNO CORRENTE+1].