Data ultimo aggiornamento: 10/07/2017

Gestione Offerte

Moduli richiesti: Customer Service Plus, CRM
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Questo programma permette d'inserire, modificare, annullare, stampare offerte a clienti e prospect, in genere a lead presenti in archivio. Essendo molto più completa, Gestione offerte di norma sostituisce anche la gestione dei preventivi disponibile in Gestione ordini.

Gestione offerte gestisce le revisioni, infatti aprendo in modifica un'offerta già esistente è possibile:

• salvarla di nuovo con gli stessi identificativi di anno, serie, numero, revisione;
• salvarla con un diverso numero di revisione, purchè non sia evasa l'offerta di partenza,
• salvarla con un diverso identificativo di anno, serie, numero, revisione.

Nel secondo e terzo caso è possibile annullare l'offerta originaria, poichè il nuovo identificativo sostituisce il precedente. L'ultimo caso, di fatto utilizzato per duplicare un'offerta, è da intendersi come "duplicazione offerta per proporla ad un altro lead". In quest'ottica sono copiate tutte le righe dall'offerta di partenza, azzerando i campi evaso, confermato, rifiutato ecc., che indicano uno stato d'avanzamento dell'offerta precedente, perché possano seguire il loro iter sulla nuova offerta.

Ogni offerta può trovarsi in varie condizioni o status; gli indicatori di status si trovano sia in testata offerta che su ciascuna riga. Gli status di un'offetta (testata) sono:

• Rilasciato - impostato manualmente dall'utente quando l'offerta è rilasciata, cioè in una situazione che consente d'inviarla al cliente; ad esempio al momento in cui è approvata dal responsabile commerciale, o da chi secondo i sistemi qualità è responsabile della revisione del contratto. Una volta rilasciata, un'offerta può essere confermata e poi evasa oppure rifiutata dal cliente;
• Stampato - spuntato in automatico la prima volta che l'utente richiede la stampa del documento;
• Confermato - impostato manualmente dall'utente, permette di inserire o togliere il flag "confermato" su tutte le righe dell'offerta che non siano già evase o rifiutate, pertanto occorre notare che tale informazione non sempre è significativa come dato di testata;
• Rifiutato - impostato manualmente dall'utente, permette di inserire o togliere il flag "rifiutato" su tutte le righe dell'offerta che non siano già confermate o evase, pertanto occorre notare che tale informazione non sempre è significativa come dato di testata;
• Evaso - impostato in automatico quando almeno una riga dell'offerta è diventata una riga di un impegno cliente, con l'apposita funzione del programma Gestione ordini. Per "Evaso", riferito ad un'offerta o riga d'offerta, s'intende trasformata in impegno cliente o riga d'impegno cliente;
• Annullato - impostato in automatico quando l'offerta è sostituita da un'altra offerta con altro numero di revisione o altro numero offerta;
• Chiuso - settato in automatico se tutte le righe dell'offerta sono evase o rifiutate.

Gli status di una riga d'offerta nel corpo del documento sono:

• Evas. totale - impostato in automatico quando la riga offerta diventa una riga di un impegno cliente;
• Confermato - impostato manualmente dall'utente qualora la riga dell'offerta sia confermata dal cliente;
• Rifiutato - impostato manualmente dall'utente qualora la riga dell'offerta sia rifiutata dal cliente.

Il passaggio da uno status all'altro prevede di solito che le singole righe siano prima confermate e poi evase, cioè inserite in un impegno cliente, anche per quantità o prezzi diversi da quelli originariamente previsti, oppure direttamente rifiutate.
Pur non essendo necessario dichiarare confermate le singole righe per inserire un impegno cliente a partire dall'offerta, impostando l'opzione di registro BSORGSOR/OPZIONI/Solo_Offerte_Confermate = -1, si rende obbligatorio confermare le singole righe, o tutte le righe dalla testata, per agganciare e prelevare righe di offerte da un impegno cliente.

A livello di testata documento, il percorso logico è:

1. l'offerta dev'essere anzitutto rilasciata, altrimenti s'intende non ancora terminata, in fase d'approntamento, e non consegnabile al cliente;
2. poi l'offerta può essere:
   • annullata, se sostituita da altra offerta;
   • evasa, se una o più righe si sono trasformate in impegno cliente;
   • chiusa, se tutte le righe sono evase o rifiutate.

É possibile trasformare in righe di un impegno cliente solo le righe non rifiutate e confermate di offerte rilasciate e non annullate. Pertanto si possono avere anche offerte con alcune righe rifiutate, alcune confermate e alcune in sospeso, in attesa di risposta da parte del lead/cliente.

La possibilità di aggiungere file in formato Word (.doc) su ciascuna riga e nel piede, è supportata da 3 funzioni specifiche, richiamabili dal corpo, con colonna della griglia denominata Percorso file asccociato, e dal piede coi campi Perc.file 1.doc, Perc.file 2.doc e Perc.file finale.doc, denominate:

• Zoom (F5) - permette di cercare, selezionare e agganciare un testo in formato .doc già esistente nella cartella Bus\Office o in altra cartella. Se è impostata l'opzione di registro BSCRGSOF/OPZIONI/Nomesottocartella con un valore, l'accesso iniziale è effetuato nella cartella Bus\Office\valore_opzione_nomesottocartella; se il valore delle opzioni citate è la parola riservata OPNOME, è usato come nome della sottocartella il nome operatore utilizzato per l'accesso iniziale alla procedura;
• Nuovo file associato (CTRL+N) - creare un nuovo doc in una qualsiasi cartella, e lo aggancia al campo corrispondente;
• Apri file associato (CTRL+A) - apre con Word il file indicato al percorso collocato nella relativa casella di testo.

Il programma può proporre automaticamente un percorso file sulla riga del corpo per la riga se digitato il codice articolo; nella tabella degli Oggetti associati all'articolo è presente una riga col campo Argomento posto a Testo offerte.

Il campo di piede Perc. file finaledoc è riempito automaticamente con la richiesta di stampa su Word; il modello d'esempio è il file OFFERTE.DOT e l'elenco dei campi utilizzabili nel modello è denominato Zoom offerte.

Se è impostata l'opzione di registro relativa, richiedendo la stampa su Word è anche generato il riferimento all'archivio degli oggetti OLE, sotto forma di riferimento a file.

Per un'elevata integrazione dei dati con le altre funzioni del modulo CRM, il programma Gestione offerte genera o aggiorna automaticamente attività nell'elenco delle attività associate al lead, o al lead/opportunità se l'opportunità è indicata. In particolare:

• inserisce nuovo record in attività, se non indicato un ID attività in testata, con tipo attività "Emissione offerta" eseguita (non previsionale) con spunta "Default emissione offerta" nella tabella dei tipi d'attività, all'atto del primo salvataggio dell'offerta con flag Rilasciato spuntato;
• aggiorna come eseguita l'attività indicata in testata nel campo "ID attività" che sarà di tipo "Emissione offerta" da eseguire (previsionale), all'atto del primo salvataggio dell'offerta con flag "Rilasciato" spuntato;
• inserisce un nuovo record in attività con tipo attività "Inviata e-mail" eseguita (non previsionale) con spunta "Default invio e-mail" nella tabella dei tipi attività, all'atto di ogni spedizione via e-mail attivata con la funzione stampa su Word. Quando si stampa sul report standard sono mostrate le prime 20 righe. Se si necessita di esporre un numero maggiore di righe, è necessario personalizzare il report ridisponendo opportunamente i campi.

Per creare una nuova offerta premere il pulsante "Nuovo" presente in toolbar, che propone automaticamente il primo numero disponibile in base ad anno e serie impostate assegnando come numero di revisione 1; occorre quindi specificare almeno anno e serie prima di premere Nuovo. Se sono specificati anno, serie e numero, il programma crea una nuova offerta, proponendo il primo numero di revisione disponibile.

Per aprire un'offerta, premere il pulsante "Zoom" presente in toolbar in uno qualsiasi dei campi anno, serie, numero e revisione per avviare una modale in cui ricercare un'offerta da aprire, altrimenti se si conoscono gli estremi specificarli nei campi e premere "Apri". Per i significati dei campi già presenti in Gestione ordini si rimanda alla guida relativa a tale programma. Gli altri campi sono qui descritti.

Data offerta Indicare la data d'emissione dell'offerta o della revisione.

Lead Inserire il codice identificativo lead (ID lead) del cliente o prospect a cui l'offerta è indirizzata.

Layout Tramite questo flag si visualizzano o nascondono alcuni dei campi meno utlizzati.

Testata

Alla C.A. di Indicare il nome della persona/e alla cui attenzione è posta l'offerta.

Oggetto Indicare l'oggetto della lettera/offerta.

Riferimento richiedente Indicare, se applicabile, il riferimento della richiesta del cliente/prospect.

Opportunità Se l'offerta è riferibile ad un'opportunità, indica il codice identificativo dell'opportunità (ID opportunità).

Nome operatore Indicare il nome operatore associato alla persona incaricata di seguire quell'offerta.

Attività Se l'emissione dell'offerta è indicata tra le attività da eseguire relativamente al lead sopra indicato, indicare l'identificativo dell'attività medesima; in tal caso sarà automaticamente registrata come eseguita al momento del primo salvataggio dell'offerta con flag rilasciato spuntato.

Tipo operazione Indica il codice tipo bolla/fattura che sarà poi utilizzato per l'emissione dell'impegno cliente, in caso di evasione o accettazione dell'offerta da parte del cliente.

Giorni di validità offerta Indica quanti giorni si ritiene valida l'offerta nei confronti del lead. La scadenza dell'offerta è data dalla data d'emissione sommati i giorni indicati in questo campo.

Stampato Spuntato automaticamente se l'offerta è stata stampata almeno una volta.

Confermato il Spuntato se l'intera offerta è stata confermata per la fornitura da parte del cliente, agisce sul flag confermato di tutte le righe dell'offerta; indicare la data in cui l'offerta è stata confermata da parte del cliente.

Rifiutato Spuntato se l'intera offerta è stata rifiutata dal cliente, agisce sul flag rifiutato delle singole righe dell'offerta.

Rilasciato Spuntare per indicare che l'offerta è pronta per l'invio o il recapito al lead; un'offerta non rilasciata è ancora in fase di preparazione o completamento. Se spuntato, indicare il nome dell'operatore che ha rilasciato l'offerta e la data in cui il rilascio dell'offerta è avvenuto.

Data consegna merce Indicare, se è possibile, una data prevista di consegna della merce. Se non è possibile stabilire una data specifica, pulire il campo togliendo la data proposta.

Giorni consegna da conferma Se la consegna è stabilita per un certo periodo dopo la conferma da parte del cliente, indicarne qui il periodo in giorni.

Descrizione consegna Se la consegna va eseguita con modalità articolate, descriverne modalità e tempi di consegna.
Nei campi di testata Alla C.A. di, Oggetto e Descrizione consegna premendo Invio si va a capo di riga in quel campo, se si vuole passare al campo successivo occorre premere il tasto Tab. I campi indicati, anche se memo e quindi multiriga, mostrano una riga alla volta: per visualizzare tali campi in un'area più grande, utilizzare la funzione Ctrl+T, che apre una modale col contenuto del campo memo su cui si è posizionati; la stessa cosa vale per i campi di piede Descr. pagamento, Mod. fatturazione, Mod. installazione, Altra modalità 1 e Altra modalità 2.

Corpo

Riga É possibile inserire o modificare il numero di riga nella griglia principale; nelle nuove righe è sempre possibile cambiare il numero, ma non è possibile modificare tale valore nelle righe già salvate nei seguenti casi:

• riga evasa parzialmente o totalmente
• riga di tipo kit (padre o figli)

Evasione totale Spuntato se la riga si è trasformata, anche con quantita diverse, in una riga d'impegno cliente.

Data consegna Indicare una data consegna prevista.

GG dalla conferma Indicare quanti giorni dopo la conferma del cliente è prevista la consegna del bene/servizio.

Confermato Spuntare se il cliente ha confermato l'acquisto del bene o servizio relativo alla riga.

Data conferma Indicare la data della conferma da parte del cliente.

Rifiutato Spuntare se il cliente ha manifestato il rifiuto sulla fornitura del bene o servizio indicato sulla riga dell'offerta.

Fornitore Indicare il codice fornitore del prodotto indicato sulla riga, come promemoria o per l'eventuale acquisto.

Costo Indicare il prezzo di costo, ad esempio ricavato dal listino del fornitore del prodotto.

Perc. Ricarico Indicare la percentuale di ricarico conteggiata sulla riga ai fini della determinazione del prezzo di offerta del bene o servizio.

Percorso file associato Indicare il percorso del file .doc che contiene informazioni testuali e non testuali (immagine) che integrano le informazioni gestionali inserite sulla riga dell'offerta; tale file associato è utilizzato per produrre l'offerta su Word a partire da un modello di Word, se specificato nel modello. Su questo campo è possibile utilizzare le funzioni Zoom file associato, Apri file associato e Nuovo file associato. Il programma può proporre automaticamente un percorso file sulla riga del corpo nel momento in cui è digitato il codice articolo; per far ciò serve che nella tabella degli Oggetti associati all'articolo imputato sia presente una riga col campo Argomento posto a Testo offerte.

Promozione Se il prodotto offerto è parte di una promozione, indica il codice identificativo della promozione applicabile a quel prodotto in quell'offerta.

Piede

Descrizione pagamento Se è prevista una modalità articolata di pagamento, descriverne in questo campo le caratteristiche.

Modalità fatturazione Indicare l'eventuale modalità articolata di fatturazione, se necessaria.

Modalità di resa Indicare le modalità di resa della merce, se necessario.

Modalità di spedizione Indicare le modalità di spedizione, se necessario.

Modalità di installazione Indicare le modalità d'installazione, se necessario.

Altra modalità 1 / Altra modalità 2 Utilizzare questi campi per eventuali altre condizioni di fornitura che sia necessario descrivere.

Percorso file 1 (.doc) / Percorso file 2 (.doc) Se utile, indicare il percorso del file .doc che contiene informazioni testuali e non testuali (immagini) che integrano le informazioni gestionali inserite sulla testata o piede dell'offerta, per produrre l'offerta su Word, a partire da un modello di Word, ad esempio clausole ricorrenti ma non sempre applicabili.

Percorso file generato (.doc) In questo campo è riportato automaticamente il percorso del file generato utilizzando la funzione stampa su Word. A questo campo può essere anche ricollegato, col pulsante a fianco del campo stesso, un file documento prodotto in modo diverso, attinente all'offerta generata, anche manualmente, fornita al lead destinatario.