Sincronizzazione con Google

Nome programma: BNCRGSYN.DLL
Moduli richiesti: CRM

Tramite questo programma è possibile trasferire lead e agenda su un accont di Google. Successivamente sarà possibile consultare i dati trasferiti anche da strumenti come IPAD e ANDROID, tramite i programmi standard presenti su questi dispositivi. Ad esempio, per poter gestire lead e agenda da IPAD la configurazione è quella indicata sotto (lo stesso procedimento è stato testato anche su ANDROID con successo, solo che la sincronizzazione si IPAD è immediata, mentre su ANDROID occorre utilizzare il comando sincronizza).

Sicuramente l'azienda non avrà come account di posta ufficiale un account Google, ma potrà comunque creare account di questo tipo solo per la gestione dei lead e dell'agenda.

Il passaggio dati da Google a Business non avviene in automatico, ma vengono prodotti dei tabulati con le differenze tra Business e Google, in modo che l'operatore possa applicare manualmente le modifiche inserite su Google.

Per poter attivare la procedura è necessario creare un account GMAIL specifico per ogni archivio di procedura di Business utilizzato dal'azienda, quindi in gestione operatori memorizzare gli stremi dell'account di Google (utente@gmail.com e relativa password).

Lead/clienti/fornitori/ditta

Tramite questo sistema di sincronizzazione viene creato in Google un gruppo di contatti denominato Business dove sono copiati tutti i lead in base alle regole impostate. Ogni lead è caricato in Google sia come appartenente al gruppo Business che al gruppo 'personali', diversamente dall'IPAD non è possibile vedere lead non 'personali'. Ogni volta che si sincronizzano i lead del gruppo Business (e quindi anche i rispettivi del gruppo 'personali') questi vengono cancellati. Occore fare attenzione che eventuali lead di Business cancellati nei contatti di Google NON VERRANNO CANCELLATI in Business, quindi si consiglia di marcare/cambiare la descrizione del contatto come 'annullato' in modo che il file di log di Business possa successivamente ricordarci di cancellarlo. I contatti del gruppo Business di Google DEVE ESSERE UTILIZZATO SOLO per i lead di Business.

• Tutti
• Inseriti/modificati dall'ultima sincronizzazione
• Sincronizza anche l'organizzazione dei contatti
• Sincronizza anche l'organizzazione della ditta
• Sincronizza

Regole di export contatti: se l'utente di Business è un utente CRM vengono passati tutti i lead di cui l'utente ha visibilità. Se l'utente può vedere anche i fornitori, vengono passati anche i fornitori. Nell'export si potrà decidere se passare anche i contatti collegati a lead/clienti/fornitori e/o destinazioni diverse. L'organizzazione della ditta di Business viene sempre passata. I contatti (lead) vengono passati solo con privacy diversa da 'non concessa', con flag 'non interessato' non spuntato e status diverso da 'inattivo'. I fornitori vengono sempre passati tutti.

Attività da eseguire

Tramite questo sistema di sincronizzazione viene creata in Google una agenda denominata Business dove vengono copiati tutti gli appuntamenti, ogni volta che viene fatta la sincronizzazione l'agenda Business di Google viene cancellata. Prima della cancellazione viene fatto un controllo per vedere se appuntamenti gli di Business sono stati modificati oppure se sono stati inseriti appuntamenti direttamente nell'agenda di Google, nel caso viene prodotto un log che permetterà di reinserire manualmente gli appuntamenti nel CRM di Business. Occore fare attenzione che eventuali appuntamenti di Business cancellati nell'agenda di Google NON VERRANNO CANCELLATI in Business, quindi si consiglia di marcare/cambiare la descrizione dell'appuntamento come 'annullato' in modo che il file di log di Business possa successivamente ricordarci di cancellarlo. L'agenda Business di Google DEVE ESSERE UTILIZZATA SOLO per gli appuntamenti di Business.

• Tutti da un mese fa in poi
• Inseriti/modificati dall'ultima sincronizzazione
• Sincronizza

ToolBar

• Elabora Contatti e agenda
• Log ultima elaborazione
• Log modifiche contatti scaricati da Google
• Log modifiche agenda scaricata da Google
• Guida
• Esci

Limiti noti

Limiti noti non superabili, in quanto non di competenza NTS ma dovuti alle limitate funzioni di Google/IPAD:

• contatti e appuntamenti vengono creati in Business e trasferiti su Google
• contatti e appuntamenti cancellati in Google NON VERRANNO cancellati anche in Business, per evitare il problema su Google/IPAD i dati che dovranno essere cancellati dovranno essere marcati in modo che la cancellazione avvenga prima su Business (ad esempio aggiungendo nelle note del contatto o dell'appuntamento 'da cancellare')
• appuntamenti che coinvolgono altre persone vengono trattati normalmente; ogni account di Google vede il proprio appuntamento in modo svincolato dagli altri coinvolti
• se da IPAD/Google si cancellano o si modificano i dati presenti sotto la dicitura 'non modificare le informazioni sottostanti' si perde il collegamento con Business
• le attività e/o dati presenti nell'anagrafica dei lead passati da Business a Google/IPAD in parte possono essere riacquisiti in automatico; qualora la sincronizzazione non potrà avvenire verrà evidenziato in un log di attività da compiere per riversare MANUALMENTE le modifiche su Business
• nuovi lead e/o nuove attività inserite in Google/IPAD dovranno essere sempre reinserite manualmente in Business
• i nuovi contatti aggiunti da IPAD non saranno visibili in fase di sincronizzazione contatti, perché da IPAD non vengono agganciati anche al gruppo 'Business'
• nel caso in cui un operatore di Business debba gestire più archivi procedura, è richiesto che per ogni ditta venga creato un account in Google, mentre è gestito il caso di un unico account che gestisce contemporaneamente più aziende e più ditte

Configurazione su IPAD

Su IPAD andare su 'Impostazioni'->'Posta, contatti, calendari' e aggiungere un nuovo account di tipo 'Microsoft Exchange', quindi riempire i campi come sotto riportato:

Per far vedere il calendario di Business su IPAD, occorre accedere dal tablet, con safari, su m.google.com/sync: se avvisa 'dispositivo non supportato', nella pagina andare su 'modifica lingua' ed impostare 'inglese US', quindi cliccare su 'Sign in with your google account', indicare l'account di Google e la password, selezionare il dispositivo (per esempio IPAD) e spuntare tra i calendari 'Business'.