Con Business è possibile gestire fatture pro-forma (tipicamente per chi vende all'estero), anche in combinazione con la gestione degli impegni clienti. La sequenza prevista per la gestione delle fatture pro-forma, in presenza di impegni clienti è la seguente:
- inserimento dell'impegno cliente
- emissione fattura proforma prelevando righe da uno o più impegni clienti
- emissione della fattura definitiva (sempre fattura immediata) prelevando il corpo dalla fattura pro-forma (da gestione documenti con la funzione 'Nuovo documento da altro...')
Per la gestione della fattura proforma utilizzare una numerazione dedicata.
L'emissione della fattura proforma non evade, pertanto, gli ordini (impegni clienti) a cui si riferiscono (è solo con la fattura definitiva che l'impegno si considera evaso). Occorre tener presente, nella gestione, di alcune peculiarità:
- emettendo un nuovo documento, il flag 'proforma' è editabile solo se il documento è di tipo 'Fattura immediata'. Sui documenti presi in modifica, comunque, il flag non è editabile;
- In una fattura marcata come 'proforma', la causale di magazzino deve essere 'Nulla', ovvero non deve avere nessun indicatore spuntato (occorre creare una causale inserendo esclusivamente codice causale e descrizione causale);
- Per creare una fattura definitiva da una proforma è utilizzabile la funzione 'Nuovo documento da altro'. La funzione di menu consente che da una fattura immediata proforma sia possibile generare solo una fattura immediata non proforma.
- Se una fattura è di tipo Proforma viene evidenziato un nuovo flag di testata "Evasione fattura proforma" che viene flaggato automaticamente quando la fattura proforma viene duplicata in fattura reale
- Nell'analisi flusso documentale è stato abilitato il legame tra fattura proforma e fattura reale: in fase di duplicazione di una "Fattura Proforma" in "Fattura di Vendita" vengono indicati nell'area Partita di quest'ultima i riferimenti alla proforma. Questo legame per l'appunto è visibile anche nel Flusso Documentale: la presenza di questo legame evita che si possano generare piu fatture di vendita da una fattura proforma gia evasa.
Gestione dell'evasione degli ordini
In una fattura proforma è possibile agganciare delle righe d'ordine. La differenza rispetto ad un altro documento che evade degli ordini è nel fatto che con la fattura proforma non viene scaricato il magazzino e non viene evaso l'ordine.
Nota tecnica: questo si ottiene andando ad memorizzare il numero dell'ordine nella riga del documento non nel campo 'numero ordine', ma nel campo 'numero ordine fatt. proforma' (tecnicamente viene compilato il campo mm_commen al posto di mm_ornum). In fase di emissione fattura definitiva da fattura proforma (con la funzione 'Nuovo documento da altro') il riferimento all'ordine nel nuovo documento viene spostato dal campo 'numero ordine fatt. proforma' al campo 'numero ordine'). In tutti gli altri casi di duplicazione documento permane il funzionamento standard, ovvero vengono persi i riferimenti all'ordine.
N.B.: in fase di emissione/modifica documento il numero dell'ordine viene riportato nel campo classico mm_ornum, è solo in fase di salvataggio che viene spostato in mm_commen.
Opzioni suggerite : La compilazione di una Fattura proforma mediante l'aggancio di Impegni Cliente per la compilazione delle righe, prevede che i dati preventivamente impostati sulla testata documento (Tipo bolla/Fattura, Causale Nulla, Flag Proforma) vengano sovrascritti con i dati di testata dell'impegno richiamato. Questa condizione può essere superata impostando correttamente la seguente opzione di registro :
BSVEBOLL\OPZIONI\IgnoraTipobfTestata1Ordine
Quando si evade un ordine non eredita dal primo il tipo bolla/fattura, se abilitata
Valori:
0 = Funzione non abilitata
-1 = Funzione abilitata
-2 = Se il tipo bolla/fattura del documento corrente ha la spunta di proforma, quando si evade un ordine non eredita dal primo il tipo bolla/fattura
Limitazione note non superabili
- Nello zoom ordini (o zoom righe d'ordine) non vengono evidenziate le righe già selezionate nelle fatture proforma, quindi è possibile che si verifichi la seguente situazione: emetto una fattura proforma sull'impegno cliente n. 1, faccio un DDT emesso che evade totalmente l'impegno cliente n. 1 a saldo, quindi duplico la fattura proforma per generare la fattura definitiva: in questo caso l'impegno cliente n. 1 viene evaso 2 volte! La stessa situazione si può ripetere anche nel caso di duplicazione della stessa fattura proforma in più di una fattura definitiva!
- In una fattura immediata proforma non è possibile acquisire Note di prelievo, o ordini che hanno già associate delle Note di prelievo.
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