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Impostazione dei dati del modulo della contabilità analitica | |||
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Ribadiamo quindi che prima di impostare la contabilità analitica occorre avere ben chiari gli obbiettivi e gli oggetti di analisi che tale contabilità dovrà raggiungere ed indagare. E ciò richiede spesso, soprattutto se non si sono mai gestite tali problematiche in passato, uno studio lungo e approfondito, possibilmente con persone o consulenti competenti in materia. Occorre prima di qualsiasi altre cosa che la contabilità analitica sia stata installata sull'azienda (spuntare la voce relativa al suddetto moduli nella funzione di inizializzazione azienda). Predisporre a questo punto i seguenti archivi/tabelle: 1 - tabella classi, tabella mastri e anagrafica sottoconti di contabilità analitica. In particolare per i sottoconti di contabilità analitica (in genere sono tutti sottoconti relativi a costi ricavi e rimanenze, riconducibili, con un grado di analiticità uguale o superiore o inferiore , alle corrispondenti voci appartenenti al prospetto del conto economico di contabilità generale) il tipo di gestione che si intende effettuare su di essi. Indicare a tal scopo nel campo 'Test Cont.An' se gli importi inputati su quel sottoconto possono essere riferiti :
Indicare poi nel campo 'Unità di misura' per i soli costi/ricavi suscettibili di misurazione di volumi/quantità, l'unità di misura da utilizzarsi. Per esempio Spesso è necessario codificare appositi sottoconti nel piano dei conti che non hanno un corrisponde voce nel piano dei conti di CG, in quanto relativi a costi e ricavi rilevati in modo diverso nelle due contabilità. Per es. avremo probabilmente bisogno di un conto denominato "CONSUMI DI MATERIE PRIME", in quanto nella maggior parte dei casi non sarà possibile imputare le materie prime al momento del ricevimento della fattura di acquisto, bensì solo al momento dello scarico da magazzino delle materie effettivamente consumate (tramite un documento di carico da produzione oppure tramite un doc. interno di scarico a produzione o, per chi lavora a commessa, di scarico a commessa). Corrispondentemente avremo dei conti nel piano dei conti di generale che saranno invece MATERIE PRIME C/ACQ., ecc.. Per esempio si è soliti codificare le varie voci di costo della manodopera in conti separati ai fini della C.G. (STIPENDI LORDI, CONTRIBUTI INPS, CONTRIBUTI INAIL, ecc.) mentre in C.A. dovremo avere probabilmente un unico conto MANODOPERA per l'imputazione di ore a costi standard dai rapportini di manodopera. Si consiglia vivamente di prevedere (anche se poi potrebbero non essere utilizzati) nel p.conti della C.A. oltre che a MANODOPERA e CONSUMI DI MAT.PRIME due conti denominati per esempio LAVORAZIONI INTERNE e LAVORAZIONI PRESSO TERZI. Lo scopo è quello di poter poi creare ad essi collegati dei codici di contropartita da indicare nella codifica dei centri di lavoro (quelli della relativa tabella, utilizzati dalla gestione produzione). Occorre poi creare i collegamenti tra il piano dei conti di CG e il piano dei conti di CG. Questa operazione conviene eseguirla utilizzando il programma 'Anagrafiche Clienti/Forn./Sottoconti', spuntando il check-box 'Gestione Contab. Analitica' e poi col pulsante 'Colleg. Con PC di CA' accedere alla apposita griglia dei collegamenti. Opzionalmente (una volta però aver caricato i budget di CA) è possibile oltre che indicare i collegamenti impostare anche delle ripartizioni in CA di tipo percentuale su uno o più voci di CA, centri, linee, con l'apposito pulsante 'Ripartizioni CA'). 2 - Codificare i settori aziendali ed i centri di responsabilità (cioe' centri di costo e/o di ricavo). Il campo 'tipo di centro' consente di riconoscere i centri principali (quelli impegnati direttamente nella produzione e/o nella vendita dei prodotti, come per es. il reparto FRESATURA, COMMERCIALE, ecc) da quelli ausiliari cioè che forniscono servizi ai principali (es. reparto MANUTENZIONE) e da quelli comuni (es. AMMINISTRAZIONE) che prestano i loro servizi a tutti gli altri centri. Questa distinzione è importante in quanto i costi dei centri ausiliari potranno essere ripartiti sui centri princ, sulle commesse e sulle linee di produzione, mentre i costi dei centri comuni potranno essere ripartiti sugli altri centri, sulle linee e sulle commesse. Vi sono poi centri fittizi, qualora si decida di imputare determinati costi (tipicamente le materie prime) o ricavi (vendite prodotti) direttamente ai prodotti (linee o commesse), senza passare per alcun centro. In tal caso l'imputazione deve avvenire comunque imputando il costo/ricavo ad un centro, ma ad un centro fittizio. Nella codifica dei centri è possibile inoltre indicare i criteri da utilizzare per il ribaltamento dei costi tra i vari centri (da comuni ed ausiliari a centri principali) e tra centri e prodotti o linee di prodotti, ed eventuali coefficienti. 3 - codificare le linee di produzione. Questa tabella altro non è che la tabella delle famiglie di prodotti. A tal scopo, suddividere i prodotti in categorie omogenee ai fini della produzione (per esempio quelli che vengono da cicli di lavorazione uguali o simili) oppure omogenee ai fini commerciali (per esempio quelli che si rivolgono a uguali fasce di mercato o canali distributivi omogenei), oppure in ultima istanza simili dal punto di vista merceologico (o qualsiasi altro criterio più significativo ai fini del controllo di gestione) N.B.: la gestione (e quindi la codifica) delle linee di prodotto non è obbligatoria; è possibile gestire una contabilità analitica anche sui soli centri o su centri e commesse. 4 - inserire, se è di interesse gestirle, le singole commesse nell'apposito archivio anagrafico. Per commesse si intendono lavori da eseguirsi a contratto , determinabili come opera a se stante. N.B.: la gestione (e quindi la codifica) delle commesse/sottocommesse non è obbligatoria; è possibile gestire una contabilità analitica anche sui soli centri o su centri e linee di produzione. 5 - inserire o completare la tabella contropartite vendite/acquisto per agganciare in tale tabella tutti i sottoconti (costi e ricavi) che possono essere utilizzati nei movimenti di magazzino (es. consumi di materie prime e vendite di prodotti) e di imputazione di ore di manodopera; per ciascuna contropartita utilizzata in movimentazione di CA è necessario a fianco del conto di CG (che in alcuni casi potrebbe non servire : in tal caso indicare un qualsiasi sottoconto di CG) il sottoconto di CA (del P.Conti di CA) da utilizzarsi. 6 - codificare i vari operai/impiegati che lavorano nell'azienda per poter poi imputare in modo analitico le ore di lavoro sulle varie commesse/centri/linee di produzione. In tale occasione indicare su ciascun operaio/impiegato il centro di contab. analitica cui normalmente presta la sua opera nonche' il codice di contropartita (es. COSTO MANODOPERA INDUSTRIALE, che dovrà avere l'indicazione del conto di CA da utilizzare ) a cui il suo costo affluisce, ed eventualmente il tipo di lavorazione a cui è normalmente preposto quell'operaio 7 - nella codifica degli articoli, indicare :
8 - codificare i vari centri di lavoro (o se già codificati integrarne le informazioni) indicando per ciascuno di essi il centro di C.A. a cui fanno riferimento e il codice di contropartita LAVORAZ. INTERNE o LAVORAZIONI PRESSO TERZI a seconda trattasi di centri interni o esterni di lavoro. Queste informazioni sono necessarie, anche se nella maggior parte dei casi non verranno utilizzate in quanto i costi e ricavi delle lavorazioni affluiranno ai prodotti ed alle commesse tramite operazioni di ribaltamento dei costi dei centri principali. 9 - Impostare i prospetti dei budget/consuntivi necessari per il controllo di gestione (e per la esposizione delle risultanze della contabilità analitica), relativi a:
A tal scopo si consiglia di procedere come segue :
10 - nella tabella dei tipi bolle/fatture indicare i centri di contab. analitica che i vari documenti andranno ad interessare 11- nella tabella delle causali di magazzino indicare per le causali i cui movimenti dovranno confluire come movimenti negli archivi e nella stampe di contabilità analitica, nell'apposito campo Test CA il valore Dare CG o Avere CG a seconda che detta causale debba originare un movimento dare (costo) o avere (ricavo) durante la contabilizzazione del documento (questo vale, per esempio, per la casuale 20 VENDITA, in tal caso infatti i dati in contab. Analitica vengono generati come movimenti di CA associati alla registrazione contabile di CG dell'emissione della fattura) ; oppure indicare sempre nell'apposito campo Test CA il valore Dare MG o Avere MG a seconda che detta causale debba originare un movimento dare (costo) o avere (ricavo) come movimento di magazzino (tipicamente scarico di materie prime) senza contabilizzazione del documento. UN ESEMPIO DI IMPOSTAZIONE : Piano dei conti di CG (solo Sottoconti, parziale) : Piano conti di CA (parziale): Collegamenti CG/CA: Tabella Contropartite : NB : la tabella dei collegamenti tra P.conti di CG e P.Conti di CA viene utilizzata dai programmi Gestione P.Nota e Gestione P.Nota Iva (quindi per inserire registrazioni di P.Nota di CG), mentre la tabella delle contropartite dal programma Gestione documenti (ai fini anche della 'Contabilizzazione documenti') e da 'Inserimento Ore manodopera'. |