Data ultimo aggiornamento: 08/11/2021

Clicca per accedere al sito di NTS Informatica
Clicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomento
Clicca per accedere al sito di NTS Informatica

Composizione E-mail

Moduli richiesti:
Opzioni programma: vai alle opzioni

Il programma di composizione email è disponibile in Cube2 a tutti gli utenti.

Il compositore delle e-mail fornisce un'interfaccia per la creazione di nuove e-mail in formato HTML, testo semplice, oppure utilizzando Word come compositore. A questo livello è possibile assegnare all'e-mail i collegamenti con le entità di Business. Quando si spedisce una e-mail con dei collegamenti ad un altro client di Business E-mail della stessa azienda i collegamenti vengono mantenuti e chi riceve l'e-mail vedrà a quale entità è collegato. Mentre quando l'e-mail viene spedita ad un destinatario che non ha business e-mail, se il destinatario risponde all'e-mail, in fase di ricezione i collegamenti potrebbero essere ricreati.

Nella parte alta del compositore sono presenti i campi per compilare l'intestazione dell'e-mail. La zona centrale permette di effettuare i collegamenti alle entità di business. La parte in basso contiene un editor per la creazione del corpo del messaggio.

Intestazione

Tra i campi per compilare l'intestazione dell'e-mail troviamo:

  • Da: da quale account di posta si vuole spedire l'e-mail. La scelta è possibile tra gli account configurati su ogni operatore.
  • Per Conto Di: permette di spedire l'e-mail per conto di un altro account. La scelta è possibile tra gli account che hanno condiviso almeno una cartella con accesso completo (non in sola lettura)
  • Firma: Permette di indicare quale firma, fra quelle disponibili, utilizzare nella mail.
  • Oggetto: Il titolo del messaggio.
  • Priorità Alta: il messaggio verrà evidenziato come ad alta priorità.
  • Notifica di lettura: Alla apertura del messaggio da parte del destinatario verrà spedita una e-mail al mittente per indicare che l'e-mail è stata letta (questa opzione funziona solo se supportata dal client che riceve l'e-mail e solitamente dietro consenso dell'operatore a inviare la notifica).
  • A, Cc: I destinatari che riceveranno il messaggio.
  • Ccn: Ulteriori destinatari che riceveranno il messaggio ma che non saranno elencati nel corpo della email fra l'elenco dei destinatari della email consegnata agli altri destinatari.
  • Allegati: Premendo sul bottone è possibile scegliere quali file allegare. Se si desidera togliere un file aggiunto bisogna premere con il tasto destro sul file selezionato e selezionare "Cancella" . E' supportata la funzione drag&drop, anche di più files, direttamente dalla gestione file di Windows.

Per comporre i campi dei destinatari sono presenti due sistemi. Si può procedere scrivendo direttamente nel campo A, Cc o Ccn, e in questo casi si attiverà un sistema di proposta dell'indirizzo. Iniziando a scrivere il sistema proposta verifica se i caratteri digitati fanno parte di:

  • un indirizzo e-mail
  • la descrizione presente nelle anagrafiche (dei clienti\fornitori o lead)
  • il nome e\o cognome presente nelle organizzazioni
  • il numero di conto o lead.

Se riconosce che fa parte di uno di questi casi, e nelle relative anagrafiche\organizzazioni è presente un indirizzo e-mail allora propone quell'indirizzo, per confermarlo è sufficiente premere il tasto invio. Il sistema da precedenza agli indirizzi e-mail maggiormente presenti tra i destinatari delle proprie e-mail. Altrimenti è possibile premere sui pulsanti A, Cc o Ccn per avviare uno zoom sui destinatari.

Lo zoom permette di effettuare delle ricerche sugli operatori dell'organizzazione interna, sui conti e sui lead (con relative organizzazioni). Premendo il tasto ricerca in griglia appare una lista dei risultati trovati, l'anagrafica o il membro dell'organizzazione viene mostrato solo se possiede un indirizzo e-mail. Dai risultati trovati è possibile selezionarne quelli interessanti premendo 2 volte sulla riga, o attivando la spunta sulla colonna "Sel." e premendo il bottone "Aggiungi". Gli indirizzi e-mail selezionati appariranno nel campo in fondo "Selezionati:", premendo il tasto conferma la lista viene aggiunta ai destinatari dell'e-mail.
Per estendere la ricerca anche su risultati marcati "obsoleti", spuntare la relativa opzione "visualizza anche obsoleti".

Collegamenti con le entità

Permette di associare l'e-mail con le entità gestionali presenti in business, come i documenti, gli ordini, le scadenze, le attività, le opportunità e le offerte. Se si associa una e-mail ad una entità diventa possibile richiamare l'e-mail dal programma di gestione dell'entità impostata. Ad esempio se associo una e-mail ad un DDT Emesso, se poi apro il DDT in questione da Gestione Documenti è possibile dal menu testata visualizzare le e-mail scambiate associate al documento.
"Collega A" consente di associare l'e-mail alle anagrafiche e organizzazioni di business senza che queste siano un destinatario dell'e-mail. Per rimuovere un collegamento aggiunto premere con il tasto destro la descrizione del contatto e procedere con l'eliminazione.

Editor del corpo

L'editor del corpo può essere o in formato testo semplice o HTML, oppure creato con l'editor di Word. Se è in testo semplice è possibile solamente scrivere del testo senza formattazione. Mentre se la composizione è in formato HTML appare un editor HTML, che fornisce le funzionalità di scelta del tipo di carattere e della dimensione (su entrambi è attivo un recent che ripropone l'ultima impostazione utilizzata). La composizione di tipo Word permette di aprire Microsoft Word nel corpo della email, e scrivere la email utilizzando gli strumenti messi a disposizione da Word.
Per la formattazione è possibile modificare il testo con grassetto, corsivo, sottolineato, l'allineamento o il colore e si può evidenziare una porzione del messaggio.
Il primo dei tre pulsanti a destra permette di inserire nel corpo un'immagine, mentre il secondo apre una maschera che personalizza lo sfondo del messaggio, dando la possibilità di scegliere il colore di sfondo e un'immagine da applicare.

La scelta del colore di sfondo avviene impostando la quantità dei colori secondo lo standard RGB, permettendo valori da 0 a 255, un'anteprima del colore scelto viene mostrata a fianco. Sull'immagine di sfondo è invece possibile scegliere se deve essere ripetuta per tutta l'e-mail e in che posizione deve essere.

Premendo con il tasto destro sul corpo dell'e-mail appare un menu con le opzioni:

  • Annulla ultima modifica: annulla l'ultima modifica fatta
  • Taglia: Copia e cancella la parte selezionata.
  • Copia: Copia senza cancellare la parte selezionata.
  • Incolla: Incolla una parte precedentemente selezionata.
  • Agg. Collegamento a selezione: Permette di aggiungere a una porzione del messaggio selezionato un collegamento ad un sito internet.
  • Seleziona tutto: Seleziona tutto il testo messaggio.

Funzionalità della barra degli strumenti

Nella barra degli strumenti in alto sono presenti le funzionalità per:

  • Spedisci e-mail: Tenta di spedire l'e-mail e la salva nella cartella Posta in Uscita. Se l'invio va a buon fine viene salvata nella cartella Posta Inviata.
  • Salva nelle bozze: Salva nella cartella bozze l'e-mail. Aprendo una e-mail dalla cartella bozze viene ricaricato il programma di composizione.
  • Strumenti/Messaggio HTML: Permette di passare dall'editor del corpo HTML a quello in testo semplice.
Clicca per accedere al sito di NTS Informatica