Data ultimo aggiornamento: 18/02/2020

Gestione Struttura / Avanzamento Commesse

Moduli richiesti: Project Management
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Questo programma gestisce creazione, manutenzione ed impostazione delle commesse. Ad esso sono delegati la gestione degli accessi secondo il ruolo assegnato all'operatore, la creazione e gestione dei preventivi e la gestione di tutta la documentazione occorrente per un proficuo avanzamento della commessa.

In fase di apertura di una commessa già esistente, solo un operatore per volta può accedervi in modifica. La maschera di presentazione è divisa in due parti:
- in quella a sinistra è evidenziato un albero, avente al massimo 4 sottolivelli, in cui è evidenziata la struttura della commessa; ad ogni gruppo di commessa (cartella gialla) è associata una descrizione che ne facilita l'identificazione del contenuto; per il primo livello va indicata nel campo di griglia "Descrizione Capitolo", per il secondo livello va indicata nel campo "Target", per il terzo livello va indicata nel campo "Task padre"; queste descrizioni, se non modificate, sono uguali alla descrizione associata al "Codice voce" inserito in fase di creazione task;
- in quella a destra sono specificate, per ogni voce di commessa, tutte le variabili necessarie alla sua corretta gestione.

All'atto della creazione di una nuova commessa sono richiesti una serie di dati, comunque modificabili tramite il tasto "Dati commessa". Queste informazioni riguardano le problematiche che la commessa deve portare a compimento: la descrizione della commessa, il suo stato, il cliente (obbligatorio) richiedente, il raggruppamento della stessa per aree/settori. Informazioni utili a successive consultazioni per gruppi omogenei di dati.

Si prosegue con le date di creazione, chiusura, aggiornamento e scadenza, da gestire manualmente, e l'indicazione degli estremi del documento che ha generato la commessa, compilati dal programma se la commessa è creata in automatico in fase d'inserimento impegno cliente. É stato aggiunto un campo in cui codificare la sottocartella da utilizzare per l'archiviazione di tutta la documentazione generata in automatico relativa alla commessa in analisi.
Si passa poi alle cartelle relative ai dati specifici di commessa, quali il progetto di riferimento: se la commessa deve considerarsi fine a se stessa, si crea il relativo progetto, diversamente è selezionato un progetto già esistente. Quindi si indicano responsabili, intermediari, gestori e i campi note per le specifiche del caso.

Il contratto quadro è da intendersi come contratto stipulato nei confronti di terzi per la realizzazione di diverse commesse/progetti. É utilizzato principalmente per stampe raggruppate per contratto, nonché per l'indicazione del listino prezzi standard da utilizzare all'atto dell'inserimento di nuove voci di commessa.

Griglia dei tasks

In questa griglia sono contenute le varie voci di commessa (task). Alcune di queste colonne non sono modificabili, altre contrassegnate dalla sigla (MI) sono modificabili solo in fase d'inserimento, altre ancora, contrassegnate con (M), sono sempre modificabili. Alcune colonne risultano modificabili a seconda che siano voci di raggruppamento o task di operazioni da compiersi.
La modifica delle colonne relative a quantità, lavoro e costo a preventivo è possibile solo se il "Tipo costo" prevede la loro gestione.

Posizione (M) campo alfanumerico per dare un ordinamento personalizzato ai vari task, indipendentemente da come sono inseriti.

Progressivo task Codice numerico assegnato in automatico. Quando occorre agganciare un'attività ad un task dai programmi standard di Business, questa è una delle voci che concorrono all'individuazione univoca della voce di commessa tra tutte quelle della commessa prescelta.

Codice voce (MI) É la prima informazione da inserire in fase di aggiunta di una nuova voce di commessa. Con lo zoom è possibile richiamare voci di commessa preimpostate per facilitare la gestione dei campi che completano le informazioni relative al task in fase di creazione.

Descrizione voce (MI) É compilata in automatico dopo la scelta della voce di commessa. É modificabile poichè la descrizione della voce di commessa é generica, mentre in questa fase la descrizione deve identificare con precisione l'attività da svolgere.

Attività di riepilogo (MI) Indica che il task identifica un gruppo di attività, nello schema ad albero sarà indicata una cartella gialla. Una volta posizionati sull'attività di riepilogo nello schema ad albero, sarà possibile inserire delle sotto-attività ad esso collegate. É possibile gestire fino ad un massimo di 3 attività di riepilogo in cascata.
Per modificare questa voce successivamente alla conferma dell'inserimento della riga, occorre intervenire tramite le funzioni "Nuova attività di riepilogo" e "Cancella sotto-attività".

Preventivo di gruppo (M) Utilizzabile solo con task di riepilogo (cartelle gialle). Indica che i dati di preventivo e consuntivo sono gestiti e memorizzati sul "Task Padre", anche se in effetti i programmi da cui si avanzano le attività (Contabilità, Ordini, Magazzino, Produzione) fanno sempre riferimento ai tasks sottostanti, definibili "Task Figli". Con questa opzione selezionata, i costi imputati sul task padre non possono essere imputati sui task figli. Ad esempio, se il task padre ha come tipo di gestione costi "Solo costo" i figli possono gestire "Quantità e lavoro" ma non "Costo".

Programm. Date (M) Se spuntato significa che s'intende gestire le date di avanzamento lavori del task. Con questa opzione è obbligatorio gestire almeno la data d'inizio e la data di chiusura previste e, a scelta, il fornitore o l'incaricato, oltre all'eventuale durata prevista. Se il task è un'attività di riepilogo, sui task figli questo flag è gestito in modo automatico e non modificabile.
A Microsoft Project sono passati solo i tasks con flag "Programmazione date" selezionato, quindi non sono passate le voci con flag impostato ad "F".

Tipo di attività (MI) Identifica il tipo d'attività del task. Per maggiori informazioni in merito ai valori che possono essere assunti, si rimanda al manuale relativo all'impostazione di "Voci di commessa".

Tipo gestione costi (MI) Imposta il tipo di dati (costi/quantità/lavoro) che vanno gestiti dal task. Per maggiori informazioni in merito ai valori che possono essere assunti, si rimanda al manuale relativo all'impostazione di "Voci di commessa".

Layout predefinito (M) Permette d'indicare con quale layout (disposizione delle colonne nella griglia) il task è visualizzato se selezionato "layout automatico" per la commessa. Può assumere valori da 1 a 5.
A causa della moltitudine di colonne presenti in griglia, il passaggio da un layout ad un altro al variare della riga può richiedere alcuni secondi.

Codice tipo task/descrizione (MI) Indica il tipo d'attività gestita dal task. Nel tipo di attività sono impostati i campi speciali del task ed il significato delle date che lo stesso può assumere nel tempo.

Numero preventivo/revisione/variante Specificano a quale preventivo/revisione/variante è collegato il task in analisi.

Codice voce listino prevent. (M) Permette d'inserire un codice di voce di preventivo per prelevare in automatico costi e prezzi. Nello zoom sono visualizzate solo le voci legate al cliente intestatario della commessa.

Prezzo unitario preventivo (MI) Permette d'impostare il prezzo unitario per il cliente del task in analisi, è relativo al valore indicato in "Moltiplicatore quantità/prezzo". Può esser preso in automatico dopo aver selezionato una voce di listino preventivo, in base ai prezzi specifici per cliente o generici indicati per la voce prescelta. Il n° di listino prezzi è quello indicato nei dati di preventivo, preso dal contratto quadro.

Prezzo totale preventivo É dato dalla moltiplicazione del prezzo unitario per la quantità prevista, diviso il moltiplicatore quantità/prezzo.

Riga di ricarico/totalizzazione (M) Sulla struttura della commessa è possibile identificare alcune righe come Totalizzatori o come righe di Maggiorazione. Tali righe possono essere identificate mediante l'utilizzo dei campi:

-Ricarico Solo Preventivo La riga così identificata utilizza la percentuale impostata sui campi di maggiorazione successivi per aggiornare con il valore calcolato il "Costo Previsto", sommandolo così al valore della commessa. Viene ricalcolato ad ogni aggiornamento delle attività di riepilogo.

-Ricarico Preventivo / Consuntivo La riga così identificata utilizza la percentuale impostata sui campi di maggiorazione successivi per aggiornare con il valore calcolato sia il "Costo Previsto" che il "costo Effettivo", sommandolo così al valore della commessa. Vengono ricalcolati ad ogni aggiornamento delle attività di riepilogo.

-Totalizz. Parziale Una riga di Totalizzazione Parziale aggiorna il campo "Base per Ricarico / Magg." con la somma dei Costi Previsti di tutte le attività che compaiono allo stesso livello della riga di totalizzazione stessa. Non è aggiornato il Costo Previsto poichè i totalizzatori non hanno influenza sui preventivi. Non è stampata sui preventivi.

-Totalizzazione Progressiva Una riga di Totalizzazione Progressiva aggiorna il campo "Base per Ricarico / Magg." con la somma dei Costi Previsti di tutte le attività che compaiono in Commessa, eleborando tutto l'albero fino alla riga di totalizzazione stessa. Non è aggiornato il Costo Previsto poichè i totalizzatori non hanno influenza sui preventivi. Non è stampata nei preventivi.

% ricarico sul tot. parziale (M) La percentuale indicata può essere solo alternativa alla percentuale di ric. su tot. progressivo, non possono coesistere due percentuali sulla stessa riga. Il valore indicato sarà applicato alla Somma dei costi previsti di tutte le attività che compaiono allo stesso livello della riga di totalizzazione stessa. La somma di tali valori è memorizzata nel campo "Base per Ricarico / Tot."; su questa è calcolata la quota percentuale, memorizzata successivamente sul Costo Previsto ed utilizzata per maggiorare il preventivo, oppure solo un ramo della commessa.

% ricarico sul tot. progressivo (M) La percentuale indicata può essere solo alternativa alla percentuale di ric. su tot. parziale, non possono coesistere due percentuali sulla stessa riga. Il valore indicato è applicato alla Somma dei costi previsti di tutte le attività che compaiono in Commessa, eleborando tutto l'albero fino alla riga di totalizzazione stessa. La somma di tali valori è memorizzata nel campo "Base per Ricarico / Tot."; su questa è calcolata la quota percentuale, memorizzata successivamente sul Costo Previsto ed utilizzata per maggiorare tutto il preventivo.

Base per ricarico/totalizzazione É un campo destinato a contenere dei totali; nel caso di attività identificate come totalizzatore, tale valore è puramente indicativo e non trova applicazione nei preventivi, nel caso di attività di maggiorazione invece rappresenta la somma dei costi su cui dev'essere calcolata la maggiorazione percentuale per la commessa.

Rilasciato (M) Identifica che il task è confermato e possono partire le attività per il suo completamento. Può esser impostato in automatico appena s'inizia ad eseguire operazioni che identificano che il task è in fase esecutiva. Ad esempio, un ordine che ha evaso anche parzialmente la voce di commessa in analisi. Tramite un'opzione di registro si può far in modo che solo i task "Rilasciati" possano essere evasi da programmi standard di Business. Impostato questo flag, non è più possibile toglierlo; molte delle informazioni precedentemente modificabili risulteranno bloccate.
Le righe "Rilasciate", o comunque parzialmente movimentate, non possono essere cancellate.

Descrizione stato (M) Permette d'impostare lo stato in cui si trova la voce di commessa. I valori possibili sono presi dal "Tipo d'attività".

Evaso ordini Se spuntato significa che l'attività prevede, nel suo sviluppo nel tempo, la gestione di ordini/impegni, e che questa fase è stata portata a compimento.

Evaso Se spuntato, significa che lo sviluppo dell'attività prevede la gestione di documenti di magazzino, di contabilità analitica, di contabilità generale, ecc., e che questa fase è stata portata a compimento. Per le Attività Burocratiche è possibile impostare manualmente la spunta, una volta Rilasciate. Nello schema ad albero, le attività evase sono contraddistinte da un segno di spunta di colore verde.

Costo unitario previsto (MI) Modificabile solo se il "tipo gestione costi" lo prevede, permette d'impostare il costo unitario del task in analisi; è relativo al valore indicato in "moltiplicatore quantità/prezzo". Può esser preso in automatico dopo aver selezionato una voce di listino preventivo, in base ai prezzi specifici o generici indicati per la voce prescelta. Il n° di listino costi è quello indicato nei dati di preventivo.

Costo previsto É dato dal costo unitario per la quantità prevista, diviso il moltiplicatore quantità/prezzo.

Costo effettivo ordini É il costo effettivamente sostenuto in base agli attuali ordini che hanno evaso il task.

Costo rimanente ordini Di default è dato dalla differenza tra costo previsto e costo effettivo. Può esser modificato in fase d'inserimento ordine se si ritiene che il costo ancora da sostenere per completare il task debba assumere un valore diverso.

Costo programmato ordini É dato dalla somma tra costo effettivo e costo rimanente.

Differenza di costo ordini É dato dalla differenza tra costo programmato ordini e costo previsto.

Costo effettivo Come per il costo effettivo ordini, ma i dati a consuntivo non sono presi dall'archivio ordini ma dagli archivi che gestiscono la reale effettuazione dell'operazione, quali documenti di magazzino, ore di manodopera, movimenti di CA, ecc.

Costo rimanente É dato dalla differenza tra costo previsto ordini e costo effettivo; può esser modificato in fase d'inserimento documenti se si ritiene che il costo ancora da sostenere per completare il task debba assumere un valore diverso.

Costo programmato É dato dalla somma tra costo effettivo e costo rimanente.

Differenza di costo É dato dalla differenza tra costo programmato e costo previsto.

Costo programmato totale Se la % completamento task è maggiore o uguale alla % completamento ordini, corrisponde al costo programmato, diversamente visualizza il costo programmato ordini.

Differenza di costo totale Se la % completamento task è maggiore o uguale alla % completamento ordini, corrisponde alla differenza di costo, diversamente visualizza la differenza di costo ordini.

Unità di misura quantità (M) Esprime l'unità di misura da utilizzare per dar significato ai valori quantitativi.

Moltiplicatore prezzo/quantità Indica per quanti pezzi sono relativi i prezzi/costi unitari.

Quantità prevista (MI) Vedi "Costo unitario previsto".

Quantità effettiva ordini Vedi "Costo effettivo ordini".

Quantità rimanente ordini Vedi "Costo rimanente ordini".

Quantità programmata ordini Vedi "Costo programmato ordini".

Differenza di quantità ordini Vedi "Differenza di costo ordini".

Quantità effettiva Vedi "Costo effettivo".

Quantità rimanente Vedi "Costo rimanente".

Quantità programmata Vedi "Costo programmato".

Differenza di quantità Vedi "Differenza di costo".

Quantità programmata totale Vedi "Costo programmato totale".

Differenza di quantità totale Vedi "Differenza di costo totale".

Unità di misura lavoro (M) Esprime l'unità di misura da utilizzare per dar significato ai valori quantitativi di lavoro.

Lavoro previsto (MI) Vedi "Costo unitario previsto".

Lavoro effettivo ordini Vedi "Costo effettivo ordini".

Lavoro rimanente ordini Vedi "Costo rimanente ordini".

Lavoro programmato ordini Vedi "Costo programmato ordini".

Differenza di lavoro ordini Vedi "Differenza di costo ordini".

Lavoro effettivo Vedi "Costo effettivo".

Lavoro rimanente Vedi "Costo rimanente".

Lavoro programmato Vedi "Costo programmato".

Differenza di lavoro Vedi "Differenza di costo".

Lavoro programmato totale Vedi "Costo programmato totale".

Differenza di lavoro totale Vedi "Differenza di costo totale".

% completamento task Indica, in percentuale, lo stato di avanzamento del task; sui Tasks Burocratici può essere impostato manualmente; è dato da Costo effettivo diviso Costo programmato * 100.

Fornitore (M) Indica il fornitore da utilizzare per l'eventuale reperimento del materiale indicato nel task. É uno dei filtri utilizzati nei programmi standard di Business per determinare quali task possono essere evasi dal movimento che si sta inserendo.

Incaricato (M) Solo descrittivo, indica la figura preposta all'evasione del task.

Destinatario (M) Solo descrittivo, indica colui per cui il task viene eseguito.

Lavorazione (M) Indica la lavorazione che dev'essere eseguita dal task.

Centro di lavoro (M) Indica il centro che deve eseguire il lavoro indicato nel task. É uno dei filtri utilizzati nei programmi standard di Business per determinare quali task possono essere evasi dal movimento che si sta inserendo.

Materiale sul cantiere (M) Se spuntato s'intende che il materiale indicato nel task è da considerare sul cantiere. Diversamente è da intendere in magazzino. É l'unico modo per determinare in maniera univoca l'ubicazione del materiale.

Genera RDA (M) Indica che per il reperimento del materiale indicato nel task si deve seguire l'iter dell'RDA - RDO. I documenti RDA relativi ai tasks con tale flag settato, possono essere generati automaticamente dall'apposita voce di menu.

Emessa RDA (M) Indica che è stato emesso il documento RDA a Fronte del Task. Essendo possibile generare automaticamente tali documenti per i tasks, il campo è gestibile per permettere la riemissione in caso di rettifiche. RDA e successiva RDO sono documenti che referenziano solo il task, senza creare movimentazione di avanzamento.

Data inizio prevista (M) Obbligatoria se si è spuntato "Richiedi date", identifica la data in cui far partire il task. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data start". Per questa data, come per quelle che seguono, nella riga grigia di chiusura della griglia è riportata le descrizione specifica da attribuirvi.

Data fine prevista (M) Obbligatoria se si è spuntato "Richiedi date". Identifica la data prevista di chiusura del task. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data finish".

Data inizio effettiva (M) É la data effettiva di attivazione del task. Nel programma "Tipi di task" e contraddistinta dalla descrizione "Data start". Gestita manualmente.

Data fine effettiva (M) É la data effettiva di chiusura del task. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data finish". Gestita manualmente.

Data inizio programmata (M) É la data programmata d'inizio dei lavori. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data start". Gestita manualmente.

Data fine programmata (M) É la data programmata di fine dei lavori. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data finish". Gestita manualmente.

Data scadenza attività (M) É la data di compimento dell'opera eseguita dal task. In una commessa di costruzione di uno stabile, può essere la data di consegna dell'immobile, mentre la data di chiusura è la data di smantellamento del cantiere. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data deadline".

Data 1 / 5 (M) Sono date intermedie il cui significato è impostato nel tipo di task a cui è associata la voce di commessa. Nel programma "Tipi di task" è contraddistinta dalla descrizione "Data 1 / 5". Gestite manualmente.

Id task successivo / Relazione col task successivo (M) Utilizzati per passaggio dati a Microsoft Project, sono passate solo le voci di commessa con flag "Programmazione date" selezionato. É possibile dare una struttura gerarchica a questo sottoinsieme di voci utilizzando questi campi per legare le varie attività.

Ricalcola durata/data fine (M) Utilizzato solo da Microsoft Project; per una spiegazione dettagliata vedere il significato dello stesso campo in "Tabella voci di commessa".

Durata prevista (M) Per le attività che prevedono, nel tipo di costo, la gestione del lavoro (ad es. "Timesheet"), indica la durata prevista del lavoro da compiersi.

Durata effettiva è la durata effettivamente rilevata dai programmi standard di Business che hanno evaso anche parzialmente la riga del task in analisi.

Durata rimanente Di default é la differenza tra durata prevista e durata effettiva, può esser modificata in fase d'inserimento documento se si ritiene che la durata rimanente per il completamento del task debba assumere un valore diverso.

Durata programmata É la somma di durata effettiva e durata rimanente.

Differenza di durata É dato dalla differenza tra durata programmata e durata prevista.

Conto di CA (M) Indica il sottoconto di CA da utilizzare per l'evasione del task; è uno dei filtri utilizzati nei programmi standard di Business per determinare quali task possono essere evasi dal movimento che si sta inserendo.

Centro di CA (M) Indica il centro di CA da utilizzare per l'evasione del task; è uno dei filtri utilizzati nei programmi standard di Business per determinare quali task si possono evadere dal movimento che si sta inserendo.

Linea di CA (M) Indica la linea Prodotti cui è associato il task.

Dare/avere di CA (M) Se spuntato, i valori monetari sono da intendersi ricavi, non costi.

Note 1 – note 2 (M) Campi note per integrare la descrizione del task.

Ruolo operatore abilitato alla modifica del task (M) Indica quale ruolo, oltre ad "AMCO", può intervenire in visualizzazione o modifica del task in analisi. Con questo sistema si possono assegnare ruoli agli operatori e far in modo che ognuno di essi possa vedere o modificare solo le voci di commessa che gli competono.

% completamento ordini su task É dato da costo effettivo ordini diviso costo programmato ordini * 100.

Costo effettivo totale Se la % completamento task è maggiore o uguale alla % completamento ordini, corrisponde al costo effettivo, diversamente visualizza il costo effettivo ordini.

Costo rimanente totale Se la % completamento task è maggiore o uguale alla % completamento ordini, corrisponde al costo rimanente, diversamente visualizza il costo rimanente ordini.

Layout Le colonne contenute nella griglia assumono diversa importanza in relazione all'interesse dell'operatore verso alcuni dati piuttosto che altri; ad esempio, un contabile è interessato a gestire le colonne relative a quantità e prezzi, mentre il responsabile della programmazione utilizza le colonne relative alle date di pianificazione. I pulsanti da L1 a L5 e LA (layout automatico) permettono di memorizzare le colonne secondo formati diversi, per reperire le informazioni richieste evintando di scorrere ripetutamente la griglia. La funzione "LA" permette di variare la rappresentazione delle colonne da riga a riga, utilizzando il layout indicato nella colonna "Layout predefinito".

menu File |Inserisci schema di commessa La creazione di nuove commesse, a volte, richiede l'inserimento di gruppi voci comuni a più commesse. Tramite il programma "Schema di commessa" è possibile realizzare schemi contenenti le voci di commessa che si ritiene saranno utilizzate in più commesse. Tramite questa funzione è possibile inserire nella commessa in corso un schema di commessa preventivamente codificato.

menu File | Filtri attivi / imposta filtri Queste funzioni permettono di impostare o rimuovere dei filtri per limitare il numero di voci di commessa visibili. Questo sempre in subordine al ruolo concesso all'operatore.

menu File | Aggiorna attività di riepilogo Questa funzione permette di rileggere o aggiornare l'attività di riepilogo su cui si è posizionati; sullo schema ad albero l'attività di riepilogo è contraddistinta da una cartella gialla.

menu File | Aggiorna totali di commessa Con questa funzione è possibile ottenere una schermata dove poter consultare i totali relativi alal commessa in analisi. Per ulteriori informazioni sui campi ed i relativi valori vedere più avanti le note su "Aggiorna totali preventivo" tenendo sempre presente che, con questa funzione, vengono analizzati gli importi relativi a tutta la commessa.

Menu File |Visualizza chiusure di commessa Nel programma "Stampa situazione avanzamento commesse" è possibile, selezionando un apposito check, memorizzare la situazione della commessa ad una data prestabilita. Con questa funzione è possibile accedere ad una schermata che visualizza le chiusure eseguite sulla commessa in analisi, senza distinzione di preventivo.

menu File | Nuovo preventivo – Apri preventivo Ogni commessa può avere più preventivi, ognuno dei quali più revisioni e varianti.

Alla creazione di un nuovo progetto è creato in automatico il preventivo 0, revisione 0, variante 0. La creazione di una revisione o variante identifica in se un nuovo preventivo. Questo perché, ad esempio, ad un preventivo iniziale, il cui costo è a carico del cliente, si dovrà applicare una variante a causa di un errore di esecuzione commesso dall'azienda, il cui costo della correzione sarà a carico dell'azienda. In questo caso il preventivo iniziale rimane invariato; viene creato un preventivo con stesso numero di quello iniziale ma con numero di variante diverso e saranno inserite voci di commessa relative alla correzione dell'errore.
Nella creazione di un nuovo preventivo, revisione o variante è data possibilità di replicare i dati da un preventivo già esistente. In caso contrario sarà creato un preventivo ex novo.

Se il filtro "Visualizza solo attività di questo preventivo" non è selezionato, saranno sempre visualizzate tutte le righe di tutti i preventivi ancora attivi; per aprire i preventivi annullati occorre utilizzare sempre l'opzione di cui sopra, diversamente le righe annullate non sono mai visualizzate.

Gli stati di un preventivo sono:

- in corso / emesso: stato preliminare, identifica uno stato iniziale del preventivo;

- approvato: stato finale, il preventivo è stato accettato dal cliente;

- respinto / annullato: stati finali, il preventivo non è stato accettato (o annullato) perciò le voci di commessa legate a questo preventivo saranno tutte contrassegnate come "Non eseguibili".

Allo stato di un preventivo può essere assegnata una causale che motiva lo stato del preventivo.

Trattamento Indica che i costi delle voci di commessa sono a carico del cliente, diversamente sono da considerare a carico dell'azienda. Assume un significato importante soprattutto nel caso di gestione di revisioni o varianti, che potrebbero essere, a livello di costi, a carico dell'azienda, malgrado il preventivo iniziale sia a carico del cliente.

Il listino prezzi non è modificabile direttamente, è preso in automatico dal numero di listino impostato nel contratto quadro legato alla commessa.

Il tipo di preventivazione può essere interna, ovvero gestita a prezzi di Costo, o costi + ricarico, oppure esterna, ovvero gestita a prezzi di vendita, ricavi e margine.

Il listino costi è utilizzato per la determinazione in automatico, se possibile, dei costi delle singole voci di commessa; ad esempio, come prezzo ottenuto dalla compilazione del campo "Codice voce listino prev.".

I campi non modificabili esposti nelle cartelle sottostanti sono informativi, per avere in un unico luogo tutti i dati relativi al preventivo in analisi, mentre per i campi modificabili si distingue: i campi data, solo descrittivi, tengono traccia nel tempo degli eventi legati al preventivo; i restanti campi, sempre solo descrittivi, completano il preventivo ed eventualmente sono stampati nella stampa di preventivo di tipo "Sintetica"; in questa stampa il prezzo richiesto è quello indicato in "Aggiorna totali preventivo / prezzo richiesto".
I dati relativi al preventivo correntemente aperto (numeri preventivo, revisione e variante) sono sempre a disposizione sopra la griglia dei tasks.

menu File | Aggiorna totali preventivo Con questa funzione compare una schermata in cui consultare i totali del preventivo / revisione / variante in analisi. Nella schermata sono presenti i seguenti campi:
- Costi e prezzi preventivati;
- Prezzo richiesto / prezzo concordato (ovvero prezzo definitivo, concordato col cliente dopo avergli presentato il prezzo richiesto): questi campi sono gestiti manualmente e sono modificabili solo se il preventivo è in uno stato preliminare (in corso / emesso);
- % margine e % ricarico, con possibilità di ricalcolo se preventivo in stato preliminare, calcolate sul rapporto tra "margine" (differenza tra prezzo e costo) e "prezzo" (margine) o "costo" (ricarico);
- Programmato su effettivo (somma delle colonne "costo effettivo")
- Programmato gestionale(somma delle colonne "costo effettivo totale")
- % avanzamento (costo effettivo / costo totale programmato) e valore fiscale (prezzo concordato * %)
- % avanzamento e (costo effettivo gestionale / costo totale programmato) valore gestionale (prezzo concordato * %)

menu File | Visualizza chiusure preventivo Nel programma "Stampa situazione avanzamento commesse" è possibile, selezionando un apposito check, memorizzare la situazione della commessa ad una data prestabilita. Con questa funzione s'accede ad una schermata che visualizza le chiusure eseguite sulla commessa per il preventivo in analisi.

menu File | Dati contratto quadro Permette di richiamare, in visualizzazione, il programma "Contratti quadro" con selezionato il codice del contratto impostato sulla commessa.

menu File | Rivisualizza struttura commessa Questa funzione effettua la rilettura della commessa per ridisegnare o aggiornare lo schema ad albero.

menu Record |Nuova attività di riepilogo Questa funzione permette di cambiare il tipo di task da "attività semplice" a "gruppo di attività". In una commessa ci possono essere più attività di riepilogo, ma il lo schema ad albero non può avere più di 4 livelli, ovvero massimo 3 attività di riepilogo in cascata. Equivale a creare un nuovo task e spuntare il flag "Attività di riepilogo".

menu Record | Nuova attività di riepilogo/preventivo Come la voce precedente, ma con la possibilità di gestire dei preventivi per l'attività di riepilogo che genera. Equivale a creare un'attività di riepilogo e poi mettere la spunta su "Preventivo di gruppo".

menu Record | Cancella sotto-attività Questa funzione cambia il tipo di task da "Gruppo di attività" a "Attività semplice". Ovviamente le attività codificate sotto l'attività di riepilogo che si va a trasformare saranno perse.

menu Record | Avanzamenti task Questa funzione non è utilizzabile solo con task di tipo "Solo pianificazione". Fa apparire una schermata che visualizza i movimenti verificatisi sul task dai vari programmi standard di Business, con la possibilità di aggiungere o modificare righe per aggiornare lo stato d'avanzamento della voce di commessa.
Il segno visualizzato per le singole registrazioni di avanzamento è indicativo del tipo operazione di origine delle stesse; in particolare saranno indicate con un "+" tutte le operazioni di avanzamento vero e proprio che contribuiscono ad evadere il task, mentre saranno rappresentate con un "-" tutte le operazioni di rettifica di precedenti registrazioni di avanzamento.
Possono essere inseriti o modificati manualmente da questo programma solo in movimenti di tipo "Evasione Manuale" (aumenta i valori effettivi consuntivati ed agisce sul flag "Evaso"), "Rettifica Manuale" (agisce sui totalizzatori relativi a Valore Rimanente effettivo e Valore Rimanente Ordini del task ed ha influenza sul solo flag "Evaso"), "Rettifica Manuale Ordini" (analogamente alla rettifica manuale agisce sui totalizzatori relativi a Valore Rimanente effettivo e Valore Rimanente Ordini del task ed ha influenza sui flag "Evaso Ordini" ed "Evaso").
Tutti gli altri tipi di avanzamento registrati per i tasks devono necessariamente essere modificati dal programma che li ha originati.

menu Record | Documenti task Qualsiasi task (in primis quelli di tipo "Solo pianificazione") può richiedere la gestione di documenti su formati standard per la gestione del rapporto con i terzi. Ad esempio, un task di richiesta documentazione prevede l'invio di un documento prestabilito a cui aggiungere informazioni specifiche del task, ed eventualmente la possibilità di modificare lo scritto generato prima di inviarlo al destinatario. Questa funzione fa accedere ad una schermata in cui è possibile associare alla voce di commessa in analisi diversi modelli di Word con la possibilità di integrarli con informazioni specifiche del task. Un'apposita funzione permette poi di generare documenti dai modelli prestabiliti, con possibilità di archiviazione in una sottocartella specifica ed invio in automatico al/ai destinatari.

menu Record | Dati task Questa funzione può essere richiamata anche facendo doppio click, nella griglia, sulla riga della voce di commessa da analizzare. Permette di accedere ad una schermata in cui sono riportate tutte le informazioni relative al task in analisi: date di sviluppo della voce di commessa, durata, voci a preventivo ed a consuntivo, totali generali ed informazioni su contabilità generale ed analitica.