Data ultimo aggiornamento: 18/02/2020

Generazione ed Invio Documenti da Tasks

Moduli richiesti: Project Management

Questo programma genera ed invia in maniera massiva tutti i documenti allegati ai task con invio di tipo automatico a seconda dello stato del task stesso. È effettuata una selezione dei tasks da trattare, e sono impostati i parametri di elaborazione.

Tutti i documenti di tipo modello di word, con alcune parti da completare tramite valorizzazione di variabili segnaposto, verranno compilati e memorizzati nei percorsi e con il nome prestabilito, dopodichè la procedura provvede ad inviare i documenti elaborati ai destinatari assegnati, ciascuno con la propria modalità.

Potranno essere evidenziate eventuali incongruenze dell'elaborazione, quali la mancanza di un indirizzo o di un numero di fax; inoltre possono essere gestiti diversi sistemi di protocollazione dei ducumenti emessi.

Data evasione / compilazione Indicare la data in cui avviene l'elaborazione; tale data verrà aggiornata sui documenti memorizzati a fronte dei tasks per tenere traccia delle operazioni compiute.

Da Commessa, A Commessa Impostare l'intervallo delle commesse da elaborare.

Modalità È possibile selezionare quale stato dei tasks considerare per la generazione dei documenti ad essi allegati.
I documenti da elaborare automaticamente possono infatti essere condizionati agli stati dei task "Rilasciato", "Avviato", "Evaso" ed al tipo di invio automatico ai destinatari impostati sui documenti; tramite questa selezione è possibile scegliere quali tra questi elaborare.

-Task Rilasciati : Sono elaborati tutti i documenti appartenenti a tasks con il flag "Rilasciato" valorizzato, e con il campo "Invio autom.ai destin." Valorizzato a "Si, al rilascio"; l'utilizzo di tale flag può essere assimilato ad una vera e propria autorizzazione all'esecuzione dell'attività.

-Task Avviati : Sono elaborati tutti i documenti appartenenti a tasks che hanno subito almeno un avanzamento, ma non sono ancora stati completati (non hanno il flag "Evaso" valorizzato).
Per poter essere trattati i documenti dovranno avere il campo "Invio autom.ai destin." Valorizzato a "Si, all'avvio".

-Task Evasi : Sono elaborati tutti i documenti appartenenti a tasks già completati, (hanno il flag "Evaso" valorizzato).
Per essere trattati i documenti dovranno avere il campo "Invio autom.ai destin." Valorizzato a "Si, all'evasione".

Codice Ruolo È possibile selezionare per l'elaborazione solo tasks che presentano un determinato Ruolo abilitato alla modifica.

Stampa Documenti su Stampante Predefinita Selezionare qualora si desideri ottenere una copia dei documenti generati, stampata sulla stampante predefinita.

Segnala l'assenza del num. Di Fax o e-mail nella tabella Risorse/Contatti Selezionare qualora si desideri ottenere una reportistica dei mancati invii dei documenti, dovuti a mancanza di riferimenti fax o e-mail sui destinatari dei documenti stessi.

Protocollo I documenti generati/inviati possono essere protocollati secondo diverse modalità :

-Nessuno : Selezionare qualora non si desideri l'attribuzione di un protocollo ai documenti.

-A partire Da : Selezionare qualora si desideri l'attribuzione automatica di un protocollo ai documenti a partire da un determinato Anno/numero.

-Automatico Progressivo : Selezionare qualora si desideri l'attribuzione automatica di un protocollo ai documenti seguendo la numerazione progressiva presente per un determinato Anno.