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Gestione fondo cassa anticipi dipendenti | |||
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Il programma gestisce i fondi cassa dei dipendenti tramite la compilazione di un archivio extra-contabile aggiornabile per ogni dipendente. Tale archivio sarà alimentato dalle erogazioni (in contanti o con carte pre-pagate) così come dalle restituzioni e dai movimenti di addebito (comprese le righe di Gestione Note spese , quando il tipo pagamento è 'Fondo cassa' ) o di integrazione. E' possibile associare al fondo cassa, in fase di erogazione, un Conto contabile unico o un conto diverso per ciascun dipendente (a scelta dell'utilizzatore). Aprendo il programma è possibile visualizzare gli ultimi movimenti registrati, collegati ad un conto contabile o ad un operatore. E' poi possibile filtrare per Periodo e Tipo movimento. E' inoltre visibile il 'Saldo' della selezione che si sta visualizzando.
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Progressivo: numero progressivo dell'operazione associata all'Operatore
Operatore: Codice dipendente (da tabella 'Operai e impiegati') a cui è collegato il movimento del fondo cassa
Descr. operatore: Descrizione del dipende (normalmente Nome e Cognome)
Tipo movimento: può essere Erogazione, Restituzione, Addebito, Integrazione.
Data: data in cui è stato inserito il movimento sul F.do Cassa
Importo: importo del movimento
Approvato: c'è il check se il movimento in 'Gestione Nota spese' o direttamente in 'Gestione Fondo cassa' è stato approvato (necessario per essere contabilizzato).
Data reg.: data contabilizzazione movimento
Num. reg: numero registrazione in pirma nota
Saldo: Saldo a scalare dei movimenti aperti in griglia
Erogazione fondo cassa a dipendente
Con il tasto Nuovo, si apre la videata del movimento fondo cassa, in cui sarà necessario inserire il Conto F.do cassa e l'operatore destinatario del movimento, l'importo e il tipo di movimento che si vuole creare (in questo esempio 'Erogazione').
Nel riquadro 'Riferimento prima nota' indicare Conto cassa/banca su cui si vuole addebitare l'erogazione ( es. Cassa) e il Tipo di pagamento che si vuole utilizzare (es Contanti).
Nel caso si utilizzi come Tipo pagamento una Carta prepagata sarà possibile indicare nel campo 'Num. carta prepagata', il relativo numero.
Per poter contabilizzare il movimento è necessario aggiungere il check in 'Approvato' (verranno in automatico compilati i campi 'Data approvazione' e 'Approvato da')
L'importo dell'erogazione andrà ad aggiungersi al Saldo Fondo cassa, visibile in testata delle note spese (intestate all'operatore)
e nell'anagrafica dell'operatore, nel programma Operai e Impiegati (dipend.) , riquadro NOTE SPESE
Dal menu di testata è possibile contabilizzare il documento, o aprire la registrazione in prima nota, di un movimento precedentemente contabilizzato.
Per le registrazioni di prima nota saranno prese le causali contabili indicate in Personalizzazione Note spese,e la registrazione sarà la seguente
Integrazione fondo cassa
Potrebbe rendersi necessario integrare il fondo cassa del dipendente perchè non sufficiente a coprire i costi da sostenere per la trasferta assegnata (il 'Saldo fondo cassa' potrebbe anche andare in negativo).
In questo caso, il tipo movimento da selezionare sarà 'Integrazione', la Causale contabile sarà quella indicata in 'Personalizzazione Note spese' nel campo 'Causale Integrazione f.do cassa' e il suo funzionamento sarà lo stesso dell'erogazione
Restituzione fondo cassa da dipendente
E' possibile che il dipendente restituisca il fondo cassa, una volta terminata la trasferta per cui era stato assegnato.
In questo caso Tipo movimento da selezionare sarà appunto 'Restituzione'
Per tutti gli altri campi le indicazioni sono le stesse dell'Erogazione del Fondo cassa ma l'importo Restituito andrà a diminuire il Saldo Fondo cassa sia in Gestione note spese
che nel programma Operai e impiegati (dipend.)
Per le registrazioni di prima nota sarà presa la causale contabile indicata in Personalizzazione Note spese, nel campo 'Causale restituzione F.do Cassa' e la registrazione sarà la seguente
Addebito a fondo cassa
Gli addebiti al fondo cassa generalmente saranno creati dal programma Gestione Note spese e saranno solo visualizzabili (per modificarli sarà necessario
entrare in modifica della nota spese da cui sono state generate).
In alcuni casi, potrebbe essere necessario inserirli direttamente dal programma 'Gestione Fondo cassa' selezionando, oltre al 'Conto f.do Cassa' e all' 'Operatore', il Tipo movimento 'Addebito'.
Per tutti gli altri campi le indicazioni sono le stesse viste precedentemente: l'importo addebitato andrà a diminuire il Saldo Fondo cassa sia del programma 'Gestione fondo cassa dipendenti', sia in 'Gestione note spese' e nel programma 'Operai e impiegati (dipend.)'.
Contabilizzando il documento verrà utilizzata la causale indicata in Personalizzazione Note spese , nel campo 'Causale pagamento documento'.
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