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Il piano dei conti di contabilità generale | |||
Ogni piano dei conti è costruito su 4 o, eccezionalmente, su 3 livelli, denominati Gruppo, Classe, Mastro e Sottoconto. Si può parlare più correttamente di piani dei conti su 3+1 livelli (o 2+1 livelli), in quanto il primo livello è sempre di raggruppamento: non entra cioè nella codifica gerarchica dei sottoconti, cioè dell'ultimo livello. Ogni livello ha una sua codifica: cioè esiste per ogni Gruppo un codice gruppo, per ogni Mastro un codice mastro, e per ogni Sottoconto un codice sottoconto. Come costruire un piano dei conti Per iniziare occorre creare una 'tipologia PDC' (percorso del menu 1.5.1), stabilendo quale delle 5 diverse strutture di codifica si vuole utilizzare per rappresentare gli ultimi 3 (o 2) livelli del PDC. Intendendo C=classe, M=mastro, S=sottoconto, le 5 diverse possibilità sono:
Il livello Gruppo è sempre esterno, a monte del livello classe. Consigliamo, nel dubbio, di utilizzare la struttura standard CCCMMSSSS. Scelta la struttura, prima di procedere con la codifica, si consiglia di compilare sulla carta un prospetto provvisorio del tipo: La formazione del piano dei conti è completamente libera dal punto di vista del grado di analiticità dei vari gruppi, classi, mastri e sottoconti. Quella sopra riportata è un esempio di piano dei conti "minimale", visto che prevede solo 6 gruppi, ma con sempre maggior grado di analiticità se ne possono inserire fino a 99, così come le classi possono essere fino a 999, i mastri fino a 99 per classe, i sottoconti fino a 9999 per ogni mastro, anche in dipendenza della struttura di codifica prescelta. Sono previsti fino a 9 mastri riguardanti clienti e fino a 9 mastri riguardanti fornitori, anche se di norma i clienti e i fornitori sono raggruppati in 1, 2 o 3 mastri. Nell'esempio sopra i clienti sono suddivisi in 2 mastri CLIENTI ITALIA e CLIENTI ESTERO e i fornitori sono suddivisi in un unico mastro FORNITORI. Non è possibile, anche perchè errato dal punto di vista della pura logica contabile, definire gruppi contenenti classi/mastri indirizzati su diversi prospetti di bilancio, come ad esempio un gruppo che contenga una classe o un mastro CREDITI DIVERSI, che va nello stato patrimoniale, ed un mastro SPESE GENERALI, che va nel conto economico. Analogamente è errato definire mastri contenenti sottoconti che siano esposti in prospetti diversi, come ad esempio un mastro che abbia tra i suoi sottoconti la CASSA, attività dello stato patrimoniale, e il conto ENERGIA ELETTRICA, che è un costo e va nel c/economico. Conti da prevedere nel piano dei conti
Inoltre la tabella 'Personalizzazione Contabilità generale' richiama una serie di conti, la cui indicazione è necessaria per eseguire alcune elaborazioni, come le chiusure e riaperture dei conti in automatico a fine esercizio, i ratei e risconti attivi e passivi. Se si gestisce anche il portafoglio effetti, e/o se al modulo di contabilità è agganciato il modulo di GESTIONE VENDITE o di GEST.MAGAZZINO, occorre prevedere anche i seguenti conti:
Una volta compilato il prospetto del piano dei conti, si provvede all'inserimento (codifica) del piano stesso nel seguente ordine:
Quindi si completa il PDC della ditta con l'inserimento di:
In effetti, i clienti ed i fornitori non sono altro che i sottoconti dei mastri Clienti e Fornitori; per clienti si intendono solo i soggetti verso cui si emette fattura ai fini I.V.A.; i clienti del negozio o dell'ambulante (i clienti del dettaglio) non sono perciò considerati clienti ai fini della contabilità, a meno che l'azienda non debba emettere fattura nei loro confronti. Se s'intende gestire il portafoglio effetti occorre che i clienti, almeno quelli con pagamento RB, siano gestiti a partite e scadenze. Se si prevede di utilizzare programmi specializzati per la registrazione di pagamenti, come Gestione prima nota da Scadenze, oppure per gli incassi Rimesse dirette clienti, è necessario gestire i fornitori a partite e scadenze. Dopo aver provveduto alla codifica (ma anche durante la fase di imputazione di tali dati) si consiglia di stampare il piano dei conti con l'apposito report Stampa Piano dei Conti (da Stampe parametriche), quale verifica del lavoro svolto. L'espressione codice mastro è da intendersi come l'unione del codice classe e dell'identificativo del mastro all'interno della classe. Per esempio : L'espressione codice conto è da intendersi come un codice che è l'unione del codice classe, dell'identificativo del mastro e del codice sottoconto. Per es.:
L'espressione codice cliente è da intendersi come il codice conto riferito ad un cliente (il mastro è un mastro-clienti); idem per codice fornitore, codice conto riferito ad un fornitore. Nella codifica dei mastri va identificata in modo puntuale la tipologia di mastro, con l'apposito campo combo-box della griglia; in particolare occorre contrassegnare i mastri che accolgono i clienti e quelli che accolgono i fornitori. Per creare un piano dei conti secondo la codifica MMMSSSSSS, occorre creare un gruppo con codice 1, una classe con codice 0, quindi i vari mastri collegati all'unica classe con codice 0. Il dettaglio, se stato patrimoniale o conto economico, viene fatto direttamente sul mastro.
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