Data ultimo aggiornamento: 02/08/2018

Clicca per accedere al sito di NTS Informatica
Clicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomentoClicca per accedere all'argomento
Clicca per accedere al sito di NTS Informatica

Impostazione dei dati del modulo della contabilità analitica

Ribadiamo quindi che prima di impostare la contabilità analitica occorre avere ben chiari gli obbiettivi e gli oggetti di analisi che tale contabilità dovrà raggiungere ed indagare. E ciò richiede spesso, soprattutto se non si sono mai gestite tali problematiche in passato, uno studio lungo e approfondito, possibilmente con persone o consulenti competenti in materia.

Occorre prima di qualsiasi altre cosa che la contabilità analitica sia stata installata sull'azienda (spuntare la voce relativa al suddetto moduli nella funzione di inizializzazione azienda).

Predisporre a questo punto i seguenti archivi/tabelle:

1 - tabella classi, tabella mastri e anagrafica sottoconti di contabilità analitica. In particolare per i sottoconti di contabilità analitica (in genere sono tutti sottoconti relativi a costi ricavi e rimanenze, riconducibili, con un grado di analiticità uguale o superiore o inferiore , alle corrispondenti voci appartenenti al prospetto del conto economico di contabilità generale) il tipo di gestione che si intende effettuare su di essi. Indicare a tal scopo nel campo 'Test Cont.An' se gli importi inputati su quel sottoconto possono essere riferiti :

  1. solamente a centri di responsabilità (centri di costo e/o di ricavo); è normalmente la gestione minima

    richiesta, per cui tutti i costi e ricavi avranno come minino la indicazione di centro

  2. a centri di responsabilità e a commesse (saranno gestiti in tal modo tutti i costi e ricavi che potranno essere riferiti anche direttamente ad una particolare commessa; costi diretti, prevalentemente)
  3. a centri e linee di produzione (saranno gestiti in tal modo tutti i costi e ricavi che potranno essere riferiti anche ad una particolare linea di prodotti o categoria di servizi; normalmente costi diretti e costi indiretti industriali)
  4. a centri e linee di produzione e commesse (saranno gestiti in tal modo tutti i costi e ricavi che potranno essere riferiti sia ad una particolare linea di produzione o categoria di prodotti, sia ad una particolare commessa o lotto di produzione; normalmente costi diretti)

Indicare poi nel campo 'Unità di misura' per i soli costi/ricavi suscettibili di misurazione di volumi/quantità, l'unità di misura da utilizzarsi. Per esempio

          ricavo : VENDITE FARINA          UnMis: KG   (o QL) 
          costo  : ACQUISTI GRANO          UnMis: KG   (o QL) 
          costo  : MANODOPERA OPERAI       UnMis: HR

Spesso è necessario codificare appositi sottoconti nel piano dei conti che non hanno un corrisponde voce nel piano dei conti di CG, in quanto relativi a costi e ricavi rilevati in modo diverso nelle due contabilità. Per es. avremo probabilmente bisogno di un conto denominato "CONSUMI DI MATERIE PRIME", in quanto nella maggior parte dei casi non sarà possibile imputare le materie prime al momento del ricevimento della fattura di acquisto, bensì solo al momento dello scarico da magazzino delle materie effettivamente consumate (tramite un documento di carico da produzione oppure tramite un doc. interno di scarico a produzione o, per chi lavora a commessa, di scarico a commessa). Corrispondentemente avremo dei conti nel piano dei conti di generale che saranno invece MATERIE PRIME C/ACQ., ecc.. Per esempio si è soliti codificare le varie voci di costo della manodopera in conti separati ai fini della C.G. (STIPENDI LORDI, CONTRIBUTI INPS, CONTRIBUTI INAIL, ecc.) mentre in C.A. dovremo avere probabilmente un unico conto MANODOPERA per l'imputazione di ore a costi standard dai rapportini di manodopera.

Si consiglia vivamente di prevedere (anche se poi potrebbero non essere utilizzati) nel p.conti della C.A. oltre che a MANODOPERA e CONSUMI DI MAT.PRIME due conti denominati per esempio LAVORAZIONI INTERNE e LAVORAZIONI PRESSO TERZI. Lo scopo è quello di poter poi creare ad essi collegati dei codici di contropartita da indicare nella codifica dei centri di lavoro (quelli della relativa tabella, utilizzati dalla gestione produzione).

Occorre poi creare i collegamenti tra il piano dei conti di CG e il piano dei conti di CG. Questa operazione conviene eseguirla utilizzando il programma 'Anagrafiche Clienti/Forn./Sottoconti', spuntando il check-box 'Gestione Contab. Analitica' e poi col pulsante 'Colleg. Con PC di CA' accedere alla apposita griglia dei collegamenti. Opzionalmente (una volta però aver caricato i budget di CA) è possibile oltre che indicare i collegamenti impostare anche delle ripartizioni in CA di tipo percentuale su uno o più voci di CA, centri, linee, con l'apposito pulsante 'Ripartizioni CA').

2 - Codificare i settori aziendali ed i centri di responsabilità (cioe' centri di costo e/o di ricavo). Il campo 'tipo di centro' consente di riconoscere i centri principali (quelli impegnati direttamente nella produzione e/o nella vendita dei prodotti, come per es. il reparto FRESATURA, COMMERCIALE, ecc) da quelli ausiliari cioè che forniscono servizi ai principali (es. reparto MANUTENZIONE) e da quelli comuni (es. AMMINISTRAZIONE) che prestano i loro servizi a tutti gli altri centri. Questa distinzione è importante in quanto i costi dei centri ausiliari potranno essere ripartiti sui centri princ, sulle commesse e sulle linee di produzione, mentre i costi dei centri comuni potranno essere ripartiti sugli altri centri, sulle linee e sulle commesse.

Vi sono poi centri fittizi, qualora si decida di imputare determinati costi (tipicamente le materie prime) o ricavi (vendite prodotti) direttamente ai prodotti (linee o commesse), senza passare per alcun centro. In tal caso l'imputazione deve avvenire comunque imputando il costo/ricavo ad un centro, ma ad un centro fittizio.

Nella codifica dei centri è possibile inoltre indicare i criteri da utilizzare per il ribaltamento dei costi tra i vari centri (da comuni ed ausiliari a centri principali) e tra centri e prodotti o linee di prodotti, ed eventuali coefficienti.

3 - codificare le linee di produzione. Questa tabella altro non è che la tabella delle famiglie di prodotti. A tal scopo, suddividere i prodotti in categorie omogenee ai fini della produzione (per esempio quelli che vengono da cicli di lavorazione uguali o simili) oppure omogenee ai fini commerciali (per esempio quelli che si rivolgono a uguali fasce di mercato o canali distributivi omogenei), oppure in ultima istanza simili dal punto di vista merceologico (o qualsiasi altro criterio più significativo ai fini del controllo di gestione) N.B.: la gestione (e quindi la codifica) delle linee di prodotto non è obbligatoria; è possibile gestire una contabilità analitica anche sui soli centri o su centri e commesse.

4 - inserire, se è di interesse gestirle, le singole commesse nell'apposito archivio anagrafico. Per commesse si intendono lavori da eseguirsi a contratto , determinabili come opera a se stante.

N.B.: la gestione (e quindi la codifica) delle commesse/sottocommesse non è obbligatoria; è possibile gestire una contabilità analitica anche sui soli centri o su centri e linee di produzione.

5 - inserire o completare la tabella contropartite vendite/acquisto per agganciare in tale tabella tutti i sottoconti (costi e ricavi) che possono essere utilizzati nei movimenti di magazzino (es. consumi di materie prime e vendite di prodotti) e di imputazione di ore di manodopera; per ciascuna contropartita utilizzata in movimentazione di CA è necessario a fianco del conto di CG (che in alcuni casi potrebbe non servire : in tal caso indicare un qualsiasi sottoconto di CG) il sottoconto di CA (del P.Conti di CA) da utilizzarsi.

6 - codificare i vari operai/impiegati che lavorano nell'azienda per poter poi imputare in modo analitico le ore di lavoro sulle varie commesse/centri/linee di produzione. In tale occasione indicare su ciascun operaio/impiegato il centro di contab. analitica cui normalmente presta la sua opera nonche' il codice di contropartita (es. COSTO MANODOPERA INDUSTRIALE, che dovrà avere l'indicazione del conto di CA da utilizzare ) a cui il suo costo affluisce, ed eventualmente il tipo di lavorazione a cui è normalmente preposto quell'operaio

7 - nella codifica degli articoli, indicare :

  • per i prodotti
    • nel campo famiglia/linea il codice della linea di prodotto cui appartengono (solo se vengono gestite le linee)
    • nel campo cod. controp. vendite il conto di contab. a cui affluiranno i ricavi di quel prodotto
    • nei campi Un.Misura oppure Un.Mis.secondario la sigla che definisce la misura dei volumi di produzione come (e se...) definito nel conto CA dei ricavi di cui sopra
                           Esempio : FARINA 00 SACCHI 50 KG
                           U.M.    : NR
                           2.a U.M.: KG     50,000
                           Controp.: 04   VENDITE FARINA   Un.Mis: KG
  • per le materie prime e semilavorati
    • nel campo famiglia/linea il codice della linea di produzione in cui vengono normalmente utilizzate (solo se vengono gestite le linee, e se esse sono identificabili)
    • nel campo cod. controp. acquisti il conto di contab. a cui affluiranno i costi di quella materia, utile solo qualora l'imputazione del costo della materia sia possibile al momento del ricevimento della merce dal fornitore
    • nel campo cod. controp. scarichi a prod. il conto di contab. a cui affluiranno il costo relativo ai consumi di quella materia
    • nel campo Centro di costo, solo per i materiali che vengono imputati sempre allo stesso centro di costo, è possibile indicare il codice di detto centro. Negli altri casi lasciare a zero.
    • nei campi Un.Misura oppure Un.Mis.secondario la sigla che definisce la misura dei volumi di consumo come (e se...) definito nel conto dei costi di cui sopra
                           Esempio : GRANO DURO              
                           U.M.    : KG
                           Controp.: 54   ACQUISTI GRANO        Un.Mis: KG
                           Con.Sc.P:104   CONSUMI DI GRANO      Un.Mis: KG

8 - codificare i vari centri di lavoro (o se già codificati integrarne le informazioni) indicando per ciascuno di essi il centro di C.A. a cui fanno riferimento e il codice di contropartita LAVORAZ. INTERNE o LAVORAZIONI PRESSO TERZI a seconda trattasi di centri interni o esterni di lavoro. Queste informazioni sono necessarie, anche se nella maggior parte dei casi non verranno utilizzate in quanto i costi e ricavi delle lavorazioni affluiranno ai prodotti ed alle commesse tramite operazioni di ribaltamento dei costi dei centri principali.

9 - Impostare i prospetti dei budget/consuntivi necessari per il controllo di gestione (e per la esposizione delle risultanze della contabilità analitica), relativi a:

  1. centri di responsabilità
  2. linee di produzione (se gestite)
  3. commesse (se gestite)
  4. l'azienda nel suo complesso (se lo si vuol gestire)

A tal scopo si consiglia di procedere come segue :

  1. inserire innanzitutto gli schemi di prospetto per linee, commesse e centri
  2. inserire i prospetti relativi ai singoli centri, linee, commesse : il programma in tal caso aiuta molto l'operazione in quanto propone automaticamente lo schema precedentemente impostato, lasciando facoltà di modificare personalizzare integrare detto schema per ogni singolo centro (o linea o commessa). In questa fase (oppure in un momento successivo) inserire (se del caso) i valori relativi ai budget

10 - nella tabella dei tipi bolle/fatture indicare i centri di contab. analitica che i vari documenti andranno ad interessare

11- nella tabella delle causali di magazzino indicare per le causali i cui movimenti dovranno confluire come movimenti negli archivi e nella stampe di contabilità analitica, nell'apposito campo Test CA il valore Dare CG o Avere CG a seconda che detta causale debba originare un movimento dare (costo) o avere (ricavo) durante la contabilizzazione del documento (questo vale, per esempio, per la casuale 20 VENDITA, in tal caso infatti i dati in contab. Analitica vengono generati come movimenti di CA associati alla registrazione contabile di CG dell'emissione della fattura) ; oppure indicare sempre nell'apposito campo Test CA il valore Dare MG o Avere MG a seconda che detta causale debba originare un movimento dare (costo) o avere (ricavo) come movimento di magazzino (tipicamente scarico di materie prime) senza contabilizzazione del documento.

UN ESEMPIO DI IMPOSTAZIONE :

Piano dei conti di CG (solo Sottoconti, parziale) :

  Cod.Sottoconto  Descrizione conto       Gest.CA  
  31010001        VENDITE FARINA          sì
  21010001        ACQUISTI GRANO          no
  22010001        Stipendi e salari.      no
  22010002        Contributi su stip.     no
  22010006        Lavoraz. Presso terzi   si
  22010004        Spese telefoniche       si
  22010005        ENERGIA ELETTR. IND.    si
  22010008        AMMORTAM.INDUSTR.       si
  22010009        AMMORTAM.AMMINISTR,     si
  23010001        INTERESSI PASSIVI       si
  32010001        INTERESSI ATTIVI        si
  23010002        CANCELLERIA             si

Piano conti di CA (parziale):

  Cod.Sottoconto Descrizione conto       Test CA     Un.Mis 
  31010001        VENDITE FARINA          Centro/lin   KG    
  21010099        CONSUMI DI GRANO        Centro/lin       
  22010001        MANODOPERA INDUSTR.     Centro/lin   HR    
  22010002        MANODOPERA AMMINIST.    Centro       HR    
  22010006        LAVORAZ.PRESSO TERZI    Centro/lin       
  22010099        LAVORAZ.INTERNE         Centro/lin       
  22010004        SPESE TELEF. COSTI FISSICentro
  22010011        SPESE TELEF.C.VARIABILI Centro
  22010005        ENERGIA ELETTR. IND.    Centro           
  22010008        AMMORTAM.INDUSTR.       Centro           
  22010009        AMMORTAM.AMMINISTR,     Centro           
  23010001        INTERESSI PASSIVI       Centro           
  32010001        INTERESSI ATTIVI        Centro           
  23010002        CANCELLERIA             Centro

Collegamenti CG/CA:

  Cod.Sott.CG   Descrzione conto        Cod.Sottoc.CA  Descrizione
  31010001      VENDITE FARINA          31010001      VENDITE FARINA
  22010006      LAVORAZ.PRESSO TERZI    22010006      LAVORAZ.PRESSO TERZI
  22010004      Spese telefoniche       22010004      SPESE TEL.COSTI FISSI
  22010004      Spese telefoniche       22010011      SPESE TEL.C.VARIABILI
  22010005      ENERGIA ELETTR. IND.    22010005      ENERGIA ELETTR. IND.
  22010008      AMMORTAM.INDUSTR.       22010008      AMMORTAM.INDUSTR.
  22010009      AMMORTAM.AMMINISTR,     22010009      AMMORTAM.AMMINISTR,
  23010001      INTERESSI PASSIVI       23010001      INTERESSI PASSIVI
  32010001      INTERESSI ATTIVI        32010001      INTERESSI ATTIVI
  23010002      CANCELLERIA             23010002      CANCELLERIA

Tabella Contropartite :

  CodContr.  Cod.Sott.CG   Descrizione conto       Cod.Sottoc.CA  Descrizione
       01      31010001     VENDITE FARINA          31010001   VENDITE FARINA
       51      21010001     ACQUISTI GRANO          0
      101      qualsiasi (div. Da zero)             21010099   CONSUMI DI GRANO
       54      qualsiasi (div. Da zero)             22010001   MANODOPERA INDUSTR.
       55      qualsiasi (div. Da zero)             22010002   MANODOP. AMMINIST.
       58      22010006     LAVORAZ.PRESSO TERZI    22010006   LAVORAZ.PR. TERZI
       59      qualsiasi (div. Da zero)             22010099   LAVORAZ.INTERNE

NB : la tabella dei collegamenti tra P.conti di CG e P.Conti di CA viene utilizzata dai programmi Gestione P.Nota e Gestione P.Nota Iva (quindi per inserire registrazioni di P.Nota di CG), mentre la tabella delle contropartite dal programma Gestione documenti (ai fini anche della 'Contabilizzazione documenti') e da 'Inserimento Ore manodopera'.

  Linee di produzione :

     Codice   Descrizione
       A1     LINEA 1       
       A2     LINEA 2       
       A3     LINEA 3       

  Centri di responsabilità :

     Codice   Descrizione                      Tipo Centro
         1    COMMERCIALI                      Principale
         2    PRODUZIONE 1                     Principale
         3    PRODUZIONE 2                     Principale
         4    CONFEZIONAMENTO                  Principale
         5    MANUTENZIONE                     Ausiliario
         6    AMMINISTRAZIONE                  Comune      
         7    FITTIZIO                         Fittizio

  Commesse:

     Codice   Descrizione              
         1    COMMESSA  1      
         2    COMMESSA  2      
         3    COMMESSA  3

  Causali di magazzino:

     Codice   Descrizione                 Test CI
         1    SCARICO A PRODUZIONE          Dare MG
        20    VENDITA                       Avere CG

  Tipi bolle/fatture  :

     Codice   Descrizione                Cod.Centro CA
        11    PRELIEVO MATERILAI          2 (PRODUZIONE 1)
         1    BOLLA/FATT DI VENDITA       7 (FITTIZIO)
 
 
Clicca per accedere al sito di NTS Informatica