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Nel caso in cui sia necessario eliminare periodicamente parte dei movimenti di magazzino in archivio, al fine di liberare spazio sul disco fisso, occorre eseguire le seguenti operazioni :
- decidere fino a che data cancellare i movimenti che avete in archivio, per es. 31/03/2012;
- se interessa, stampare le schede articoli fino a tale data; disponendo dei moduli fatturazione e agenti/provvigioni, occorre anche eseguire la fatturazione delle bolle ancora da fatturare a tale data, la generazione delle provvigioni e la contabilizzazione delle fatture;
- eseguire un aggiornamento progressivi di magazzino fino a tale data;
- eseguire una cancellazione documenti di magazzino sempre fino alla data prescelta.
A fine esercizio si verifica un periodo in cui è necessario lavorare su movimenti di magazzino dell'anno appena trascorso e nello stesso tempo registrare i nuovi movimenti di magazzino, di competenza del nuovo esercizio: ciò è possibile indicando l'anno di competenza al momento della registrazione del carico o dello scarico.
Preventivamente alla procedura di chiusura magazzino descritta a seguito, se si utilizza il datawarehouse, occorre estrarre tutti dati fino alla data di chiusura così da mantenere un magazzino coerente con i dati estratti nel datawarehouse: l'estrazione dati del datawarehouse viene effettuata unicamente dall'ultima data di aggiornamento progressivi in poi, quindi se venisse effettuata successivamente alla chiusura di magazzino su un periodo compreso prima della chiusura, non verrebbero estratti/aggiornati i dati.
La procedura di chiusura di magazzino consiste in una serie di operazioni tipiche da fare, una volta considerate chiuse le registrazioni di magazzino relative all'esercizio precedente. Tali operazioni sono le seguenti:
- eseguire la stampa delle schede articoli fino alla data di chiusura del precedente esercizio;
- eseguire l'aggiornamento progressivi di magazzino fino a tale data;
- eseguire la stampa inventario lifo con la scelta Tipo elaborazione alla data ultimo aggiornamento, solo merce propria e con l'opzione inventario finale; i valori delle esistenze riportati da questa stampa saranno quelli riportati a nuovo con l'operazione indicata al punto 4, a meno che non s'intervenga sui progressivi definitivi su singoli articoli, per modificare il valore attribuito alla giacenza finale e la sigla che evidenzia il metodo di valorizzazione applicato;
- eseguire una Chiusura esercizio magazzino: tale operazione:
- riporta la giacenza iniziale risultante nell'esercizio trascorso nell'archivio dello storico lifo delle giacenze
- riporta l'esistenza finale del precedente esercizio come giacenza iniziale dell'esercizio in corso, cioè il nuovo esercizio
- risistema tutti i totalizzatori sui progressivi correnti articoli in base alle sole registrazioni di competenza del nuovo esercizio
- riazzera i progressivi definitivi articoli, lasciando in essi solo la giacenza iniziale all'inizio del nuovo esercizio;
- eseguire una cancellazione documenti di magazzino sempre fino alla data di chiusura dell'esercizio, se si vuol eliminare i movimenti dell'anno precedente, per esempio per recuperare spazio su disco. Per eseguire questa operazione il programma ha bisogno di un certo spazio, quindi occorre decidere in tempo per tale operazione, non procedere solo al momento in cui non vi sia più spazio disponibile sul disco dell'elaboratore.
Una variante al procedimento sopra descritto prevede la possibilità di operare modifiche ai valori di magazzino attribuiti con l'operazione n. 3. Infatti prima dell'operazione 4 - Chiusura esercizio magazzino, è possibile modificare il valore attribuito alla giacenza finale su singoli articoli col seguente procedimento:
- col programma "Progressivi Definitivi Articoli", presente da menu in Vendite/Magazzino - Progressivi e utility, sugli articoli da svalutare occorre modificare, nella cartella Magazzini Merce Propria, il campo Valore esistenza ed il campo Tipo valorizzazione, per es. sostituendo Lifo con Ultimo Costo, magari perché il loro valore presumibile di realizzo è inferiore al valore calcolato secondo le norme fiscali LIFO, oppure tramite un'elaborazione più automatizzata usando il programma Svalutazione inventario magazzino
- alla fine di tutte le rettifiche, ristampare l'inventario di magazzino coi valori così rettificati, richiedendo la scelta Tipo elaborazione alla data ultimo aggiornamento, solo merce propria e con valorizzazione come da
inventario finale.
L'effetto di queste operazioni è che la chiusura dell'esercizio di magazzino porterà a nuovo il valore modificato come valore della giacenza iniziale.
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