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Prima di procedere con una prima estrazione dei dati per iniziare a lavorare con il datawarehouse, occorre fare opportune configurazioni in base ai dati e scenari voluti.
1 - Ciclo ativo/passivo
Configurare opportunamente le opzioni di registro desiderate:
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BSDWGEND\OPZIONI\TipoCostovend
, tramite questa opzione è possibile definire il metodo di valorizzazione del costo del venduto nell'analisi di marginalità delle vendite: 1 = utilizza il listino 1 come prezzo di costo per determinare il costo del venduto (default); 2,3, ..., 999 = utilizza il listino corrispondente per la determinazione del costo del venduto; U = utilizza l'ultimo costo di acquisto alla data dal movimento come costo unitario del venduto; V = utilizza l'ultimo costo di acquisto comprensivo di spese accessorie di acquisto, per il calcolo del costo del venduto; M = viene rilevato il costo medio del perido valido alla data dei movimenti. NB: le valorizzazioni relative a ultimo costo, ultimo costo + oneri accessori e costo medio fanno sempre riferimento a dei valori di progressivo espressi per unità di misura principale. Anche nel caso di utilizzo di un listino per storicizzare tali valori, esso deve sempre far riferimento ad unità di misura principale. Nel caso in cui viene impostato il valore M, occorre tenere presente che:
- viene rilevato il costo medio mediante il rapporto tra il valore dei carichi valorizzanti e le relative quantità, dalla data successiva all'ultima chiusura del magazzino fino alla data del movimento;
- qualora in tale periodo non siano presenti carichi in seconda battuta viene rilevato il costo della giacenza iniziale;
- la rilevazione avviene su tutti i movimenti che insistono su magazzini di tipo merce propria;
- il costo tiene in considerazione sia delle spese di piede (gli oneri accessori del documento) che delle spese esterne al documento registrate sui documenti di carico nella finestra spese ulteriori;
- i metodi di calcolo sono quindi speculari a come viene determinato il costo medio corrente presente nella anagrafica articoli nei progressivi totali;
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una volta aggiornati i progressivi definitivi di magazzino occorre lanciare l'estrazione dati datawarehouse da una data successiva alla data di ultimo aggiornamento progressivi per evitare di azzerare il costo medio dei periodi precedenti.
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BSDWGEND\OPZIONI\Valore0Omaggi
, tramite questa opzione definire come devono essere trattati in fase di estrazione le righe omaggio: 0 = considera le righe omaggio con il valore indicato sulla riga (default); -1 = considera il valore delle righe omaggio come valore a zero.
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BSDWGEND\OPZIONI\TipoBudgetVendite
, tramite questa opzione definire la tipologia di rilevazione dei dati quantità budget e valore budget nello scenario relativo al ciclo attivo/passivo per le vendite, questo permette di confrontare i dati consuntivi di ordinato, consegnato, fatturato clienti, con i dati inseriti sotto forma di budget di vendite, nel dettaglio:
- impostando TipoBudgetVendite = 1 o 2 o 3 preleva i dati dalla tabella gestibile dal programma 6 - A gestione budget vendite
- impostando TipoBudgetVendite = 4 o 5 o 6 o 7 preleva i dati dalla tabella gestibile dal programma 6 - B gestione budget vendite per articolo
Tali dati di budget devono essere gestiti in unica prescelta combinazione di elementi, anche scegliendo una combinazione che non preveda l'indicazione del dettaglio articoli.
Se nella statistica (scenario 1 ciclo attivo/passivo) espongo i campi quantità o valore budget, nei casi di estrazione dati l'opzione TipoBudgetVendite (tranne 3, 6) mette tutto il budget sul cliente privato, quindi l'uso nella statistica di qualsiasi dimensione relativo al cliente si riferisce al cliente privato dove l'agente è quello del cliente privato impostato solitamente a 0. Soluzione per avere i budget corretti bisogna utilizzare le dimensioni relative al documento tra cui l'agente del documento.
NB: per poter utilizzare questa funzione deve esistere sempre un conto cliente valido indicato come Cliente privato nella tabella Personalizzazione Vendite e l'articolo "D" tra le anagrafiche articoli.
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BSDWGEND\OPZIONI\TipoDataOrdini
, serve per determinare quale data considerare come data del movimento: 0 prende, per la data di riferimento, la data di consegna della riga d'ordine (default); 1 = prende la data emissione della testata ordine/impegno.
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BSDWQVDA\OPZIONI\GestJoinMov
, abilitando questa opzione, nella costruzioni delle query per l'analisi datawarehouse vengono collegate anche le tabelle dei movimenti degli ordini e del magazzino (MOVORD e MOVMAG), in questo modo è possibile aggiungere nello scenario del ciclo attivo/passivo dimensioni sui campi prelevati dai movimenti. L'abilitazione di questa opzione peggiora le performaces della lettura dei dati, ma si rendono così disponibili anche i campi che non sono ereditati durante la fase di estrazione.
Qualora si vogliano utilizzare sui clienti le estensione anagrafiche, nell'utilizzo del datawarehouse, nello scenario del ciclo attivo e passivo, dette estensioni divengono automaticamente dimensioni aggiuntive di aggregazione e di filtro. Qualora si richieda dall'analisi dati una interrogazione che coinvolge anche uno solo dei campi delle estensioni anagrafiche impostate per i clienti, allora, per ragioni tecniche non altrimenti superabili legate alla struttura delle query costruite in modo dinamico, se non è stato impostata anche per i fornitori la gestione delle estensioni anagrafiche, eventuali dati oggetto dell'analisi, quindi vendite per esempio collegate ad anagrafiche di tipo fornitore, saranno ignorate, cioè non considerate nell'estrapolazione e aggregazione dei dati. Per evitare questa situazione, che può portare ad una errata o imparziale rappresentazione dei dati, è bene, se si vuole utilizzare il modulo datawarehouse e si sono definiti dei campi in Definizione estensioni anagrafiche per i clienti, impostare la gestione delle estensioni anagrafiche anche per i fornitori, anche lasciando tutti i campi non battezzati.
4 - CRM Attività
Lo scenario CRM delle attività considera solo quelle eseguite in cui è stato inserito l'ora e il tempo di esecuzione, qual'ora occorra l'elenco delle attività da eseguire queste possono essere ricavate attraverso gli strumenti di stampa/visualizzazione forniti dal modulo.
8 - Contabilità generale
Per attivare questo scenario oltre ad overe il modulo di contabilità occorre attivare l'opzione
BSDWGEND\OPZIONI\TrattaCG
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11 - Scadenzario
Per attivare questo scenario oltre ad overe il modulo di contabilità occorre attivare l'opzione
BSDWGEND\OPZIONI\TrattaSC
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Riguardo al cubo delle scadenzario del datawarehouse occorre fare alcuni chiarimenti, tale scenario è un cubo di movimenti, come gli altri scenari, pertanto non consente di fare valutazioni di stock di crediti e debiti a data, come per esempio i crediti presenti alla fine di marzo, di aprile, ecc... I contesti di utilizzazione del cubo in oggetto sono sommariamente tre:
- tutte le scadenze opportunamente filtrate indipendentemente dal valore del campo saldato S/N: serve per fare analisi su tutti i crediti e debiti sorti in passato, indipendentemente dal fatto che siano stati incassati o meno, per esempio per cliente, per mese di formazione o di scadenza, ecc...
- solo le scadenze saldate: serve per fare analisi su uno storico di crediti e debiti incassati e pagati, al fine di determinare per esempio un tempo medio di incasso o pagamento, per esempio tempo di incasso medio per cliente
- solo le scadenze non saldate: permette di avere una fotografia dei crediti e debiti al momento dell'elaborazione, naturalmente sempre quelli risultanti da scadenzario legato a registrazioni contabili, al fine di vederle aggregate con criteri come il mese/data di incasso/pagamento previsto, o per cliente, o per tipo di cliente/fornitore, ecc...
Ci sono alcune importanti considerazioni e limiti da tenere presente null'uso di tale cubo:
- per la considerazione fatta sopra non è possibile, in una analisi su clienti dei soli crediti aperti in presenza di ricevute bancarie, avere in una unica rappresentazione, cioè in una unica visualizzazione dati datawarehouse, sia per rimesse dirette e bonifici che per ricevute bancarie, perché queste ultime sulle scadenze clienti risulteranno saldate, mentre rimesse dirette e bonifici no
- nel datawarehouse per le ricevute bancarie attive, sia per le scadenze clienti che per le scadenze dei conti effetti attivi/portafoglio, si assume come data di incasso la data di scadenza, e non la data di registrazione dell'emissione della ricevuta bancaria o della presentazione della distinta. Si tratta comunque di scadenze considerate saldate, se per i clienti sono state emesse già le ricevute bancarie e per il conto portafoglio se sono state già presentate in banca con l'emissione della distinta
- vengono trattate solo le scadenze associate a registrazioni contabili e non le scadenze extra contabili
- per le date la rielaborazione di un periodo si basa sulla data di registrazione che ha fatto nascere la scadenza, per esempio la data di registrazione della fattura, che come è noto non è modificabile
- il fact giorni incasso/pagamento è calcolato come differenza tra data incasso/pagamento (per le ricevute bancarie attive vedi punto sopra) e data registrazione che ha fatto nascere la scadenza (data di registrazione della fattura). Se la scadenza non è saldata, si assume valore zero in questo campo, ciò significa che non è significativo questo dato sulle scadenze non saldate
- il fact numeri (gg x imp) è determinato moltiplicando il dato di cui sopra per l'importo con segno (dare, numero positivo, avere numero negativo). è utile in particolare per costruire una formula (con l'apposita funzione del datawarehouse) costruita sul rapporto (divisione) tra questo fact e importo con segno, che rappresenta il tempo medio (ponderato degli importi), dei incasso o pagamento
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