Data ultimo aggiornamento: 14/08/2020

Gestione contratti assistenza

Moduli richiesti: Customer Service Plus
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Questo programma permette d'inserire e modificare i contratti d'assistenza, che saranno oggetto periodicamente della fatturazione dei canoni.

TESTATA

Cod. Cliente/fornitore Indicare il codice del cliente cui è intestata la fattura del canone, fornitore solo per i contratti passivi, vedi tabella Tipi contratto.

Cod. Destinazione Qualora le apparecchiature soggettte al contratto si trovino in una sede periferica (o filiale o simile) del cliente, indicare il codice destinazione che rappresenta l'indirizzo in cui le apparecchiature sono ubicate.

Tipo contratto Indicare il codice del tipo contratto che si sta inserendo.

Tipo canone da proporre sui Rinnovi Indicare se il canone è di solito forfettizzato (indicato sulla testata del contratto comprensivo) oppure se è indicato analiticamente sulle righe, cioè distintamente per ogni apparecchio in assistenza, per quel contratto.

Durata periodo canone Indicare se l'importo del canone (o dei canoni analitici) si riferisce di norma ad un periodo di un anno, oppure a un periodo inferiore (es. canoni stabiliti e modificabili/aggiornabili semestralmente).

Durata anni/periodi Indicare, relativamente al campo precedente, la durata contrattuale del contratto, per esempio se il contratto è triennale e il periodo è l'anno, indicare 3. Solitamente la durata è 1.

Status Indicare lo stato in cui il contratto si trova:

• In corso per dire che è valido ed è fornito il servizio al cliente e fatturatio i relativi canoni
• In corso di attivazione se non è ancora stato attivato (è una bozza di contratto)
• Sospeso se non essendo più in corso, è in attesa di una redifinizione (es. dei canoni)
• Disdettato se il contratto è stato oggetto di recesso da parte del cliente, e pertanto non dovrà essere rinnovato a scadenza
• Scaduto se è scaduta la scadenza finale del contratto senza provvedere ad un'estensione della durata o alla sostituzione del contratto
• Sostituito se il contratto è stato annullato poichè sostituito da un nuovo contratto con altro numero contratto che lo sostituisce totalmente.

Contratto integrativo Spuntare se trattasi di un contratto che non sarà rinnovato, e dovrà invece affluire nel contratto principale al prossimo rinnovo (es. aggiunta di una apparecchiatura in assistenza nel corso del periodo/anno, per poterlo fatturare).

ID contratto principale Solo se trattasi di contratto non di tipo 'principale' indicare il numero (codice) identificativo (ID) del contratto principale a cui fa riferimento.

ID nuovo contratto Se il contratto è stato sostituito da altro, indica l'ID del contratto che ha sostituito questo contratto.

Fatturazione ratei nel primo periodo fino al 31/12 Per far sì che i canoni scadano sempre al 31/12, al fine d'evitare risconti contabili su di essi nei periodi successivi, se la data decorrenza non corrisponde alla data d'inizio del periodo, si avrà l'addebito e la fatturazione d'un rateo di canone.
La funzionalità non permette di calcolare in automatico l'importo dei mesi rimanenti da fatturare nel primo periodo.

Tecnico abituale Indicare nell'organizzazione il codice identificativo dell'azienda del tecnico che si occupa di assistere l'attrezzatura elencata in quel contratto.

Data stipula Indicare la data della firma sul contratto.

Data decorrenza nel primo periodo Indica la data dalla quale decorrono i canoni nel primo periodo.

Data scadenza finale Indicare la data finale di validità del contratto (per esempio, se contratto triennale, alla fine del 3° anno). Se il contratto è a tempo indeterminato, indicare 31/12/2099.

Data massima per il recesso Indicare entro quale data deve pervenire dal cliente, secondo i termini contrattuali, l'eventuale disdetta del contratto.

Data disdetta Se il contratto è stato disdetto (status "disdetto"), indicare in quale data è pervenuta la disdetta.

Assistenza bloccata dal Spuntare nel caso in cui per quel contratto, pur in corso, per ragioni per es. di carattere amministrativo (es. il cliente ha respinto una ricevuta bancaria relativa al contratto o ad altra fornitura) il servizio fornito sia momentanemente sospeso e se contratto bloccato, indicare la data dalla quale il cliente non ha più diritto al servizio di assistenza.

ALTRI DATI/NOTE

Articolo Canone Se è prevista una gestione sintetica della determinazione del canone, oppure analitica con fatturazione sintetica, indicare in questo campo il codice articolo da utilizzare per l'emissione della fattura relativa ai canoni.

Commessa Per il collegamento con contabilità analitica, indicare la comessa di C.A. a cui il contratto si riferisce, a cui i ricavi saranno inputati in C.A.

Centro Per il collegamento con contabilità analitica, indicare il centro di costo di C.A. a cui il contratto si riferisce, a cui i ricavi vanno imputati in C.A.

Cod. Iva Indicare il codice Iva (imponibile o esenzione) da applicare ai canoni in fase di fatturazione. Il codice esenzione IVA inserito nel contratto viene riportato sul documento generato solo se differente da quello presente nella personalizzazione della contabilità generale/Iva ritenute/Codice IVA proposto in prima nota.

Cod. Contropartita Indicare il cod. Contropartita ditta (tabella Contropartite vendite/acquisti ditta) da utilizzare per la contabilizzazione della fattura del canone, nel caso di canoni sintetici (in testata). Se presente la contabilità analitica, questa contropartita deve avere anche il cod. Conto di CA indicato nella tabella delle Contropartite ditta.

Conto CA Per il collegamento con contabilità analitica, indicare il codice sottoconto di C.A. a cui il ricavo del canone si riferisce.

RINNOVI

Per ogni contratto possono esserci uno o più rinnovi. Esiste un rinnovo, solitamente, per ogni periodo-canone trascorso (o che ci sarà...) tranne che per i contratti non principali, per i quali può esistere un solo rinnovo, poichè non si rinnovano mai automaticamente.

Data decorrenza attuale Indica la data iniziale del periodo che rappresenta il periodo in corso del canone. Nel caso di primo periodo potrebbe non corrispondere all'inzio di un anno o di un semetre/trimestre, ecc. (da origine a ratei di canoni)

Data scadenza attuale Indica la data finale del periodo che rappresenta il periodo in corso del canone.

Tipo determin. del canone Indicare se il canone è forfettizzato (indicato sulla testata del contratto, comprensivo) oppure se è indicato analiticamente sulle righe, cioè distintamente per ogni apparecchio in assistenza, per quel rinnovo (/ periodo).

Status:

• In corso se per quel rinnovo, si tratta del periodo di vigenza di quel contratto (ce ne può essere uno solo vigente in un determinato momento)
• Chiuso se si tratta di un rinnovo il cui periodo di vigenza è già passato o non si è ancora manifestato nel calendario.
• Rata Futura Se trattasi di un rinnovo il cui periodo di vigenza è previsto in futuro.

Imp. totale contratto riferito ad un anno Indicare il canone in vigore nel periodo in corso se il periodo fosse intero (anno, semestre, ecc.), se contratto con canone per riga, è la somma dei corrispondenti valori sulle singole righe.

Importo rinnovo da fatturare Indicare il canone in vigore nel periodo in corso, considerando che il primo periodo di fatturazione potrebbe non corrispondere all'intero canone periodo (essere cioè un rateo); se contratto con canone per riga, è la somma dei corrispondenti valori sulle singole righe.

Periodo fatturazione canone Indicare la periodicità con cui viene fatturato il canone. Di norma corrisponde alla durata del periodo del canone, può differire quando si prevede una fatturazione rateizzata del canone (non solo del pagamento).

NB: Rata Unica se il rinnovo dovrà essere fatturato tutto in una unica soluzione. Con questa modifica si supera il limite di contratti pluriannuali con un unico rinnovo e fatturazione unica, dove in precedenza la fatturazione poteva essere fatta, al massimo, per la durata pari ad un anno

Cod. Pagamento Indicare il cod. Pagamento da utilizzare per la fattura del canone.

Definitivo Flag aggiunto in seguito all'utilizzo della funzionalità "Genera rinnovi futuri" che permette di generare tutti i rinnovi successivi ad uno già esistente che si prenderà come base.
Sul rinnovo è stato aggiunto il flag "Definitivo", i rinnovi definitivi non saranno rigenerati dalla funzione di generazione dei rinnovi futuri
Sono stati inoltre aggiunti 2 nuovi flag sulle sull'analitico dei rinnovi:
- Ricorsivo: indica che la riga deve essere riportata sui rinnovi futuri.
- Anticipo: selezionabile solo sul primo rinnovo, queste righe verranno stornate dall'ultimo rinnovo.

Fatturato Spuntare se il canone del periodo in corso è stato fatturato (almeno in parte), questo campo non è spuntato solo nel caso in cui inserisco un nuovo contratto, o genero nuovo rinnovo, quindi prima di aver proceduto alla prima fatturazione di canoni del periodo.

Importo Indica l'importo fatturato del canone del periodo.

Fatturato fino al È la data fino alla quale è stato fatturato il canone nell'ultima fattura. È di particolare importanza quando il periodo fatturazione ed il periodo del canone non corrispondono, in tal caso è un dato obbligatorio. Nel caso di primo rinnovo, indicare la data corrispondente ad un giorno prima di quello indicato come 'data decorrenza attuale'.

Descrizione in fattura canone Indicare il testo da riportare all'inzio del corpo della fattura che sarà emessa a fronte del contratto.

File doc associato Indica il percorso del file in formato Word (eventualmente generato da questo programma con la funzione stampa su Word) che contiene il testo del contratto firmato coi relativi dati identificativi del soggetto e oggetto del contratto stesso (A).
I pulsanti a lato consentono rispettivamente la ricerca di un file già presente, l'apertura con Word del documento indicato nel campo "file doc associato", e la creazione da zero di un nuovo documento Word da associare al contratto (N).

Agente 1 Codice dell'agente che percepisce provvigioni sui canoni fatturati.

Percentuale provvigioni 1 Indicare la % di provvigioni percepita dall'agente sui canoni (se canoni sintetici, di testata) nel caso in cui le provvigioni siano stabilite in termini percentuali.

Valore provvigioni 1 Indicare il valore (in unità monetarie, es. in euro) delle provvigioni concordate in modo forfettario con l'agente, sul canone pagato dal cliente, nel caso in cui le provvigioni non siano determinate in termini percentuali (se canoni sintetici, di testata).

GRIGLIA

Per ogni rinnovo sono indicati nel corpo le attrezzature coperte dal servizio di assistenza. Pertanto da rinnovo a rinnovo può esserci un contenuto diverso di attrezzature.

Codice articolo Indicare il cod. dell'articolo che rappresenta il modello di apparecchiatura (o l'oggetto) del servizio di assistenza.

Matricola Indicare il cod. Identificativo di matricola dell'apparecchiatura in assistenza.
Il pulsante Seleziona matricole (menù Strumenti) consente di visualizzare le matricole relative al cliente, e di selezionarle (anche multiselezione) per inserirle automaticamente nel corpo del contratto.

Descrizione in fattura canone Indicare cosa riportare nel corpo della fattura come descrizione del canone. In mancanza, sarà prodotta una descrizione predefinita.

Cod. Articolo canone Se determinazione canoni in modo analitico, indicare in questo campo, il cod. Articolo da utilizzare per fatturare gli importi di canone (e di costo-contatore, se presente) relativi a quella riga di contratto (a quell'apparecchio)

Quantità Indicare 1 oppure (solo nei casi in cui risulta utile per il basso valore unitario delle apparecchiature) un numero diverso (sempre intero, comunque) se la matricola identifica un assieme di apparecchi (per esempio 10 calcolatrici) invece di 1 solo apparecchio (es. 1 stampante).

Prezzo unitario Nel caso si voglia gestire un prezzo di listino (riferito al periodo di un anno) sui canoni (vedi apposita scelta in Personalizzazione Customer Service Ditta per impostare tale gestione) indicare il canone di listino; verrà proposto se presente il prezzo di listino ricollegato nell'anagrafica degli articoli per il codice del articolo-canone. Il prezzo del canone dell'intero perido sarà determinato prendendo il prezzo unitario, moltiplicato per la quantità, e diviso (eventualemnte) per il periodo di determinazione canoni (se diverso da anno ; diviso per due , per es., se semestrale) , e detratti gli sconti (anch'essi propsoti con i meccanismi soliti in base ala al cliente ed al cod. Articolo canone).

Sconti 1-6 Indicare gli sconti da applicare sul prezzo unitario.
NB: nella gestione contratti di assistenza con la casistica di tipo determinazione nelle righe è possibile impostare gli sconti, ma non vengono applicati quando si genera la fattura. Durante la fatturazione non vengono applicati gli sconti sulle righe del contratto. Questo è un limite della fatturazione canoni che non espone mai quantità, prezzo unitario, sconti e netto, ma solo quantità canone (uguale a 1) e nel prezzo il netto canone complessivo (idem come valore). Di fatto della riga contratti è significativo, per la fatturazione, solo il campo canone del periodo, gli altri campi (prezzo unitario, sconti, ecc...) possono non essere affatto gestiti. Prezzo unitario e sconti servono per aiutare a determinare, in fase inserimento riga, il canone netto del periodo. è quindi importante sapere che in riga fattura ci va il canone complessivo netto della riga.

Canone intero periodo Indicare (se contratto con canoni per riga) il valore del canone relativo a quell'apparecchio/oggetto per il periodo corrente relativamente all'intero periodo, indendentemente dalla data inizio validità (non è un rateo !) per quel rinnovo

Canone in corso Indicare (se contratto con canoni per riga) il valore del canone relativo a quell'apparecchio/oggetto per il periodo corrente (se inferiore all'anno, o ad un periodo diverso intero, si tratta solitamente di un rateo). Per quel rinnovo.

Data inizio validità Indicare la data inzio validità del periodo corrente/ canone in corso, ai fini della competenza economica contabile, se utilizzata.

Data fine validità Indicare la data fine validità del periodo corrente/ canone in corso, ai fini della competenza economica contabile, se utilizzata.

Canone fatturato Indica l'importo già fatturato del canone del periodo.

Cod. Iva (canoni su riga) Indicare il cod. Iva da applicare sull'importo del canone in sede di fatturazione.

Contropartita Indicare la contropartita contabile (vendite/acqusti) da usarsi in fase di contabilizzazione fatture (per i canoni).

Conto di CA Per uso futuro (collegamento con contabilità analitica, attualmente non gestito); indicare il codice sottoconto di C.A. a cui il ricavo del canone della riga si riferisce.

Provvigioni Vedi dati testata, applicati alla riga.

Tipo riga Libero. Può essere utilizzato per identificare varie tipologie di addebiti contrattuali (per stampe selettive, ecc.). Per es. per distinguere canone fisso e canoni varibili, o canoni pregressi, ecc.

Limite contatore 1 Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il valore del contatore che rappresenta tale soglia (vedi argomenti e moduli 'La gestione dei contatori')

Prezzo unitario 1 (1.o scaglione) Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il prezzo per valori di contatore sotto la soglia indicata nel campo precedente. Indicare il prezzo unitario (il costo-copia, nei caso dei fotocopiatori) direttamente se non ci sono due scaglioni ma uno solo. (vedi argomenti e moduli 'La gestione dei contatori')

Prezzo unitario 1 (2.o scaglione) Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il prezzo per valori di contatore sopra la soglia indicata nel campo precedente. In caso contrario indicare zero.

Importo riscatto Se è prevista al termine del contratto la possibilità per il cliente di riscattare la proprietà dell'apparecchio, indicare il prezzo concordato del riscatto a fine periodo.

Esempi di tipi di contratti:

1. contratto annuale con fatturazione annuale e ratei nel 1° periodo;
2. contratto annuale con fatturazione annuale senza ratei nel primo periodo (il canone va a scadenza annuale e i ratei si calcolano esternamente al 31/12 di ogni anno);
3. contratto triennale con canone annuo, fatturazione trimestrale e ratei nel 1° periodo;
4. contratto annuale con canone trimestrale (durata = 4 periodi), fatturazione trimestrale, e non ratei nel primo periodo.

STRUMENTI

Apri Anagrafica Matricola Alla riga dell'articolo è possibile aprire direttamente il parco installato tramite il comando Apri anagrafica matricola.

Sostituisci contratto Permette di sotituire un contratto esistente con un nuovo contratto, impostando lo status del vecchio contratto in "Sostituito". Viene abilitata solo se non si è ancora entrati in un contratto.

Variazione campi massiva Permette di modificare massivamente su tutti i contratti il valore del campo selezionato vengono. Viene abilitata solo se non si è ancora entrati in un contratto.

Sost. Codici IVA Contratto Apre il programma per la sostituzione dei codici IVA sui contratti e su tutte le relative righe di dettaglio (rinnovi e articoli). È abilitata solo se non si è ancora entrati in un contratto.