Data ultimo aggiornamento: 06/11/2012

La gestione del modulo RDA\RDO

La prima fase, da eseguirsi con il programma "Gestione richieste di acquisto", prevede l'inserimento delle richieste di acquisto (Rda); queste sono documenti composti da testata / corpo in cui compaiono normalmente l'emittente (approvvigionatore o ufficio richiedente), quantità da acquistare, le date di consegna materiale, i fornitori da interpellare (cioè a cui richiedere eventualmente un' offerta). Questi ultimi possono essere anche più di uno per ogni riga di materiale da acquistare. Questa è una fase interna, dove ogni reparto/centro comunica a chi si occupa degli acquisti quali materiali / lavorazioni gli necessitano.

A questa prima fase ne segue una, svolta dal reparto acquisti, che valuta le varie Rda, apporta le modifiche necessarie (solitamente in termini di quantità da acquistare, fornitori a cui richiedere l'offerta per il materiale, prezzi da proporre per l'acquisto) e conferma le righe del documento che successivamente dovranno diventare richieste di offerta (Rdo).

Confermate le Rda, si procederà con li programma "Generazione Rdo da Rda" alla creazione delle Rdo ed all'invio dei documenti appena creati ai fornitori.

Al ritorno delle proposte fatte dai fornitori, si provvederà alla manutenzione degli Rdo, apportando tutte quelle modifiche necessarie per allineare i documenti con quelli ritornati dai fornitori e per impostare gli status per identificare in quale fase sis trova l'Rdo in analisi (approvato, inseriti prezzi/sconti, ...). Nel caso in cui il fornitore proponga un articolo alternativo a quello richiestogli, occorre provvedere alla variazione della proposta d'ordine prima della sua conversione in ordine, in quanto l'articolo proposto dovrà avere un codice diverso da quello da noi richiesto.

Per effettuare delle modifiche agli Rdo in essere che riguardano la sostituzione degli articoli o la variazione delle quantità, è possibile farlo solo dal programma 'Gestione proposte d'ordine'; per altre variazioni quali date di consegna, prezzi, sconti è possibile agire con il programma 'Gestione richieste di offerta'.

Tra le varie fasi è possibile effettuare stampe per controllare lo stato delle varie Rda/Rdo in corso, nonché di verificare ciò che già stato ordinato, oppure consultare lo storico per ottimizzare l'emissione degli Rdo. Il programma da utilizzare in questo caso è "Stampa proposte d'ordine/Rda/Rdo".

Gli articoli, all'interno dei programmi sopra descritti, possono assumere vari 'Stati Rda', a seconda dello stato di avanzamento in cui si trovano:

• Generato (cioè emesso da MRP o inserito manualmente dall'utente con Gestione proposte d'ordine)
• Emessa RDA (cioè inserito all'interno di un documento Richiesta d'acquisto, e quindi inoltrato al responsabile per l'approvazione)
• Confermata RDA (cioè il responsabile ha approvato l'acquisto e pertanto si può procedere ad emettere le RDO relative ai vari fornitori/terzisti)
• Emessa RDO (cioè a fronte di quella proposta è stata anche emessa una o più richieste di offerte ai fornitori)
• Confermato, inteso confermata la generazione dell'ordine (cioè la Offerta del fornitore è stata accettata dal responsabile dell'azienda)
• emesso ordine

All'interno del programma che gestisce gli Rdo, è possibile inoltre impostare un ulteriore 'Stato Rdo' a:

• Generato (non arrivata l'offerta)
• Inseriti prezzi/sconti (arrivata offerta ed inseriti prezzi e sconti)
• Non disponibile (arrivata l'offerta e non disponibile il materiale richiesto)
• Approvato (arrivata l'offerta, inseriti i prezzi ed approvato l'emissione dell'ordine)