Data ultimo aggiornamento: 14/04/2014

Liquidazione e gestione delle provvigioni

In Business la liquidazione della provvigione può essere eseguita nei seguenti modi:

• provvigioni liquidate sul fatturato
• provvigioni liquidate sul maturato
• provvigioni liquidate sull'incassato

Nel caso della liquidazione sul fatturato, le provvigioni spettano all'agente al momento dell'emissione della fattura; l'agente fattura alla ditta i suoi compensi in base alle provvigioni calcolate sulle fatture emesse nel periodo precedente. Qualora, poi, il cliente non paghi la fattura, le relative provvigioni sono stornate all'agente nel periodo in cui l'insolvenza si renda evidente.

Nel caso della liquidazione sul maturato, le provvigioni invece sono fatturate dall'agente in base agli importi che sono venuti a scadenza nel periodo precedente, in base ai pagamenti concordati coi clienti ed evidenziati in fattura.

Esempio: su una fattura di Eur 1.000,00 emessa il 05/12/2013 pagamento R.B. 30/60 gg data fattura (quindi rate scadenti il 05/01/2014 e 05/02/2014) con un totale provvigioni di Eur 100,00 le provvigioni matureranno al 05/01/2014 per Eur 50,00 e al 05/02/2014 per altre Eur 50,00. L'agente provvede perciò a fatturare gli importi suddetti solo nei due mesi successivi all'emissione della fattura. Anche qui, qualora il cliente non paghi, le relative provvigioni sono stornate all'agente nel periodo in cui l'insolvenza si renda evidente.

Gestione provvigioni su incassato

Nel caso della liquidazione sull'incassato, occorre distinguere due casi, a seconda del tipo di pagamento previsto in fattura: per i pagamenti di tipo R.B. o tratta, la liquidazione avviene come nel caso delle provvigioni liquidate sul maturato; per le rimesse dirette, i contanti e i bonifici bancari le provvigioni si considerano liquidabili (cioè fatturabili da parte dell'agente) solo se la fattura risulterà pagata in contabilità generale (e solo per la parte pagata, qualora si sia verificato un pagamento parziale). Per utilizzare questo sistema occorre che:

• sia presente anche il modulo della contabilità generale
• i clienti siano gestiti a partite e scadenze
• siano regolarmente registrati gli incassi avvenuti relativi alle fatture emesse a clienti.

Il tipo di liquidazione dell'agente è impostato nella Tabella Agenti, nella casella Mod. Corresponsione.

Nel caso di provvigioni calcolate sull'incassato, per i pagamenti che vanno effettuati dai clienti su Ricevuta bancaria, di solito si prevede un periodo sufficiente ad avere la certezza che l'incasso sia avvenuto, prima di corrispondere all'agente le provvigioni relative. Per far ciò si indica nella tabella agenti, nel campo 'Decorrenza maturato provvigioni', un certo numero di giorni, ad esempio 15 o 30: in tal modo la provvigione è corrisposta all'agente (è considerata liquidabile, cioè maturata) solo se trascorsi 15 o 30 giorni dalla scadenza della RB. Qualora questo tempo trascorra senza altra indicazione, la provvigione maturerà nel periodo successivo; qualora invece il cliente respinga la RB (si determini cioè un insoluto), si registrerà l'arrivo dell'insoluto prima della scadenza ultima del termine. Usando il programma 'Gestione insoluti' per la registrazione di tali insoluti, sono (purchè sia già stata eseguita la Generazione delle provvigioni del periodo) sospese automaticamente le provvigioni relative a quelle RB. Sarà compito dell'utente, al momento dell'incasso differito dell'insoluto, riabilitare la provvigione col programma 'Gestione Provvigioni'.

Nuova gestione provvigioni su incassato

Riguardo alla gestione delle nuove provvigioni sull'incassato disponibili da Business 2012, sono gestite le note di accredito differite emesse. Il tutto avviene con la nuova opzione Nuova gestione provvigioni su incassato, presente in Anagrafica ditta - Dati aggiuntivi contabilità. Rispetto alla versione precedente, ogni riga di provvigioni è collegata direttamente ad una riga dello scadenziario, quindi quando si spezza una scadenza, sarà spezzata anche la riga di provvigione. Quando si modifica una scadenza, ad esempio accorpandola ad un'altra, va rifatta l'estrazione provvigioni.

Se dopo l'estrazione delle provvigioni modifico, spezzo o cambio tipo scadenza, devo rifare l'estrazione delle provvigioni: l'estrazione dati dev'essere fatta immediatamente prima dell'elaborazione del maturato. Col nuovo sistema di calcolo delle provvigioni su incassato, la generazione delle provvigioni va rilanciata tutte le volte che s'effettuano modifiche sulle scadenze, indipendentemente dal programma che ha fatto la modifica (Contabilizzazione documenti, Gestione prima nota, Gestione insoluti, Generazione effetti...). Perciò la generazione delle provvigioni va lanciata sempre prima di consultare le provvigioni, maturarle o stamparle.

Per l'elaborazione del maturato, le date 'dalla data ... alla data documento' inserite dovrebbero essere quelle del periodo successivo all'ultima corresponsione di provvigioni. Il programma, solo nel caso in cui in Anagrafica ditta sia spuntato di gestire le nuove provvigioni, rielabora anche tutti i documenti collegati a scadenze, in cui le informazioni contenute nella tabella delle provvigioni differiscono da quelle presenti nella tabella delle scadenze sulla stessa partita. I campi che non devono differire per evitare di riestrarre le provvigioni del documento sono:

• Importo scadenza
• Data scadenza
• Tipo pagamento
• Flag 'saldato'
• Data pagamento della scadenza

Se la provvigione risulta essere pagata, nella riestrazione dei dati verranno generati dei messaggi in un file di log.

L'elaborazione sul maturato, fatturato e incassato totale opera come sempre, mentre l'elaborazione sull'incassato varia sostanzialmente:

• in caso di incassato con rimessa diretta, si guarda in scadenziario se effettivamente la rata risulta essere incassata. Se la scadenza sulla provvigione è 30/06 ed incassiamo al 15/04, elaborando il maturato al 30/04 ora viene maturata, perché l'elaborazione guarda la data di effettiva registrazione del pagamento in prima nota (scaden.sc_dtsaldato)
• per incassato su R.B./tratta:
  • se il cliente non si chiude fino all'effettivo incasso tratto le R.B./tratta come se fossero rimesse dirette
  • se il cliente viene chiuso con l'emissione effetti, vengono prese le scadenze saldate con data di scadenza della rata collegata alla provvigione incrementata dei gioni di esito (presi dall'anagrafica agente) inferiore a data elaborazione
  • se a fronte di più scadenze viene fatto un raggruppamento effetti, la data di scadenza deve essere quella della nuova scadenza, questa nuova data viene memorizzata nella provvigione nel nuovo campo 'data effettiva per maturazione' (da utilizzare successivamente per tutte le elaborazioni)
  • se viene cancellato il raggruppamento effetti deve essere considerata la scadenza originaria.

Per gestire questa problematica nella prima fase di elaborazione maturato viene ricalcolata la nuova data di scadenza: prima è impostata quella della rata originaria, successivamente si verifica se la scadenza è stata raggruppata (registrazione di contabilità generale d'incasso con causale 'raggruppamento effetti') e, nel caso, si prende la data di scadenza della nuova rata, ovvero l'unica nuova scadenza generata dalla registrazione di raggruppamento effetti, a parità di conto. Non è gestito il caso di raggruppamento di effetti che chiudono scadenze raggruppate (ovvero nidificazione di raggruppamento), né il caso di raggruppamento effetti che salda scadenze di tipo R.B. o tratta con nuova scadenza non di tipo R.B. o tratta: il tipo scadenza dev'essere lo stesso tra scadenze saldate e nuova scadenza generata. Se la nuova scadenza raggruppata risulta non saldata, non viene maturato nulla, perché ancora non presentata in banca. Quindi con generazione R.B. senza chiusura cliente, maturo quando la scadenza è saldata, ma se faccio il raggruppamento effetti la scadenza è subito saldata, mentre quella nuova potrebbe non esserlo, quindi non va maturata fino a quando non è saldata.

Problema degli insoluti: in Business non c'è alcun elemento che permetta di collegare la scadenza insoluta originaria con quella nuova di riapertura cliente, perciò sulla scadenza s'è reso necessario aggiungere il campo 'numero rata originaria da insoluto', in cui sulla rata nuova si mette quella della rata originaria non incassata/insoluta, registrata da gestione insoluti. Inoltre è stato necessario cambiare il flag 'insoluto' da S/N a S/N/O, dove O sta ad indicare che si tratta di una scadenza originaria insoluta. Guardando la scadenza originaria, se il flag 'insoluto' (sc_insolu) vale O, per l'elaborazione del maturato viene valutata la scadenza nuova che è stata generata dalla gestione insoluti. Da prima nota, nelle registrazioni con causale 'insoluto', bisogna gestire manualmente i due nuovi campi. In sellezione scadenze e gestione scadenziario sono stati aggiunti dei controlli per fare in modo che se si spunta 'insoluto' sia compilato anche il nuovo campo 'insoluto rata originaria'.

Quando dai documenti prelevo i record delle scadenze per generare le provvigioni; sono prese sia le righe normali che quelle di insoluto. Quelle di insoluto originario ('sc_insolu = 'O') avranno come segno '0' (ovvero né +1 né -1), perché ai fini dell'elaborazione del maturato sarà la nuova rata insoluta che farà maturare/pagare la provvigione.

Queste modifiche hanno interessato i programmi:

• Estrazione provvigioni: per maturato e/o fatturato nessuna modifica; per incassato per ogni documento vengono generate tante righe di provvigione quante sono le righe di scadenziario (dà messaggi in un log, se a fronte di fatture non sono presenti i record in scadenziario, magari perchè la fattura non è stata contabilizzata per cui non è stato possibile maturare le provvigioni), e il conto del cliente sarà sempre quello di contabilità generale. Nella colonna omaggi delle provvigioni ci sarà sempre e solo l'importo degli omaggi, mentre in precedenza, nei pagamenti misti, c'era anche l'importo delle R.B. sulla provvigione di tipo R.D.
• Elaborazione maturato: in caso di provvigione solo maturata l'elaborazione prosegue normalmente, se invece è pagata, prima devo verificare se sulla scadenza c'è ancora la rata collegata alla provvigione; nel caso ci sia mantengo il record di provvigione invariato, altrimenti se non c'è il record della scadenza con stessa rata, viene dato un log e il record della provvigione impostato come origine non collegato a scadenza (='Z') ; se c'è record della scadenza ma questa non è pagata, o ha importo diverso, mi comporto come se non ci fosse il record di scadenza e viene dato il messaggio che la situazione è incongrua e dovrà essere sistemata manualmente dall'utente.
• Gestione provvigioni: le righe con tipo provvigione T e Z non possono essere inserite/modificate manualmente, visto che devono essere manipolate dal programma di estrazione provvigioni ed elaborazione maturato.

Nel caso di passaggio da provvigioni su incassato a maturato/fatturato o viceversa, dev'essere rifatta l'estrazione provvigioni.

Vista l'impossibilità di convertire il precedente archivio di provvigioni, per operare con il nuovo modo occorre abilitare l'apposito flag in Anagrafica ditta ed effettuare nuovamente l'estrazione delle provvigioni per i periodi ancora non corrisposti. Il programma di Anagrafica ditta controllerà ed impedirà il cambio del flag se esistono delle provvigioni con righe non pagate.

Problematica delle note di accredito: nel caso di elaborazione maturato su fatturato/maturato rimane come ora, mentre nel caso di elaborazione su incassato la scadenza della nota di accredito maturerà al momento del saldo delle scadenze collegate alla righe di provvigione.

Per gestire la verifica delle righe maturate\pagate 'a data' sulle provvigioni, sono stati aggiunti i campi per memorizzare la data di maturazione e la data di pagamento. Nelle provvigioni create con la nuova gestione attiva, il campo importo è sempre positivo. Sarà la colonna segno (+1/-1/0) che permetterà di capire se la provvigione è da sommare o sottrarre o solo informative.

Col nuovo sistema si vogliono gestire anche operazioni di anticipo\acconti su provvigioni e, per farlo, viene esteso il campo di origine (pv_origine) della tabella delle provvigioni per memorizzare:
M = provvigioni derivate da documenti di magazzino su maturato e fatturato (e incassato vecchio sistema)
T = sono i record con nuovo sistema di 'INCASSATO'
A = righe di acconti su provvigioni (la maturazione ed il pagamento sono gestiti manualmente, sempre segno '+')
B = storno di acconti su provvigioni (per annullare le righe di tipo 'A'; la maturazione ed il pagamento sono gestiti manualmente, sempre segno '-')
S = storno di provvigioni precedentemente corrisposte (sono provvigioni sempre con segno negativo ad esempio note di accred a clienti per abbuoni in valore a fine anno)
C = integrazioni (righe gestite manualmente in positivo e/o negativo, il maturato e pagato sono gestiti manualmente)
X = provvigioni simulate (sia in + che in -) sono estrazioni di provvigioni da impegni clienti, ddt emessi non fatturati e ddt ricevuti da clienti non finiti in note di accredito differite, per fornire un prospetto futuro. Non possono essere ne maturate ne pagate. In estrazione provvigioni aggiunta la voce di menu 'elabora simulazione' e 'cancella simulazione'. I ddt emessi per default sono sempre simulazione. Per RSM, per rendere i ddt emessi al pari della fattura immediata va settata l'opzione di registro BSPRGNPV\OPZIONI\DDTEmessiNoSimulazione = -1. Da gli ordini vengono prese solo righe inevase (come 'data documento' viene presa la data di consegna), per i ddt vengono presi solo quelli non fatturati. Sugli impegni clienti, per le date di scadenza dei pagamenti viene lanciata la calcola scadenze (se sull'ordine manca il codice pagamento, lo prende dall'anagrafica, se non c'e' neanche in anagrafica scarta il documento). Nell'elaborazione della simulazione i filtri di tipo bolla\fattura e il flag 'elabora documenti già elaborati' vengono ignorati.
Z= righe corrisposte con precedenti elaborazioni che durante la nuova estrazione provvigioni non hanno avuto riscontro con nuovi record provvigione.