L'impostazione iniziale del modulo di Project Management, proprio per l'impossibilità di definire dettagliatamente i processi a priori, non richiede un grande lavoro di precodifica dei dati di base; le uniche informazioni che occorre definire obbligatoriamente prima di partire riguardano la struttura dell'azienda abilitata alla gestione dei progetti ed i tipi di attività che saranno richiamate come tasks delle commesse. Premesso che la maggior parte dei dati utilizzati dalla gestione di project management vengono attinti dalle tabelle ed archivi normalmente utilizzati dalle rimanenti funzioni del programma, Il percorso logico di definizione dei dati specifici del modulo può essere riassunto come segue : - inserimento Ruoli Aziendali da assegnare successivamente agli utenti
- inserimento dei Contatti e delle Risorse
- definizione della Organizzazione Interna Azienda
- inserimento di Tipi Task Particolari cui sono associati campi aggiuntivi specifici.
- inserimento delle Voci di Commessa
- inserimento di Eventuali Voci di Listino Preventivazione Generiche
- definizione di eventuali modelli di Documenti da associare ai task
- inserimento di Eventuali Strutture di Commessa.
I dati riguardanti le voci di commessa da utilizzare (Descrizione dettagliata delle singole attività) e le voci di listino preventivazione (Voci generiche non collegate a magazzino, su cui si sviluppano i listini prezzi di determinati tasks) vengono normalmente codificati, contestualmente alla descrizione delle attività che compongono la commessa. Le Strutture di Commessa in particolare, possono essere viste come modelli di attività precostituiti, replicabili in ogni applicazione e strutturati sempre nella medesima maniera. Tali modelli vengono poi utilizzati durante la codifica delle commesse vere e proprie. Durante la codifica di queste informazioni occorre prestare attenzione ad alcuni dati fondamentali che influiscono sulla gestione delle commesse; in particolare per quanto riguarda le Voci di Commessa si segnalano : - Livello : Permette di vincolare la presenza di una voce di commessa solo ad un determinato livello della codifica di commessa.
- Tipologia Attività : Identifica, in base al tipo attività impostato, quale sarà il percorso Gestionale che il Task dovrà seguire per essere evaso.
- Gestione Costi : Indica quali parametri, (tra Costi, lavoro e Quantità), debbono essere misurati e controllati per l'attività.
- Dare / Avere : Indica se l'attività è considerata un costo, un ricavo, o una rettifica valore per la commessa; vincola pesantemente il collegamento di tale attività con le successive rilevazioni effettuate dalle funzioni standard del prodotto (Contabilità Analitica, Magazzino, Fatturazione, ecc..)
- Genera Richiesta di Acquisto : Se attivata la gestione RDA / RDO per il prodotto, i task di approvvigionamento esterno facenti riferimento a voci di commessa con tale flag impostato possono iniziare il loro percorso gestionale di evasione dal documento RDA (eventualmente generandolo automaticamente), invece che direttamente dagli ordini.
- Campi di collegamento a C.A. : Se impostati vincolano fortemente il collegamento del Task relativo alle rilevazioni di Contabilità Analitica.
- Layout Predefinito : è possibile definire per ciascuna attività un layout specifico di presentazione dei dati sulle righe di commessa; il layout impostato sarà poi utilizzato in gestione struttura commesse, qualora venga utilizzato il "Layout Automatico" di presentazione delle attività.
- Ricalcolo Durata : Utilizzando la funzione di Esportazione / Importazione dati commesse con MS Project, questo indicatore permette di ricalcolare la durata attività in funzione del suo stato di avanzamento.
Una volta completata l'impostazione iniziale delle tabelle e degli archivi, la gestione del project management prevede fondamentalmente una attività periodica di creazione / modifica / controllo di nuove commesse ed un lavoro continuo, connesso alla normale gestione dell'azienda sulle funzioni standard del prodotto, di rilevazione e registrazione movimenti a fronte delle attività delle singole commesse. Le attività periodiche, esercitate direttamente da un gestore sulle commesse, possono esere riepilogate in : - Creazione / Gestione di Nuove Strutture di Commessa e Voci di Commessa necessarie alla codifica di nuovi progetti.
- Creazione / Manutenzione di nuove commesse, o di parti di esse, definendone anche il livello di accesso ai dati per gli utenti abilitati, i ruoli aziendali loro assegnati ed i layout di presentazione delle righe di dettaglio attività facenti parte della commessa, ecc.
- La creazione di nuovi Preventivi, e la gestione di quelli esistenti.
- La creazione e manutenzione dei modelli di documenti associati ai tasks.
- L'aggiornamento degli avanzamenti di tutte le attività, sulla base delle rilevazioni effettuate dai vari operatori.
- Il Controllo di avanzamento delle varie attività della commessa.
Le attività giornaliere di rilevazione prevedono invece un aggancio ai tasks delle varie commesse (ed ai relativi valori impostati), durante l'espletamento delle normali registrazioni quotidiane legate alla gestione di: - Contabilità Analitica
- Timesheet
- Documenti Di Magazzino
- Ordini
- Gestione Documenti di Lavorazione.
Per un quadro più completo della gestione vedi 'Una sessione di Prova'. |
