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Business integra Excel attualmente per le seguenti funzioni :
- Stampa di bilanci redatti secondo la normativa Cee e di bilanci Riclassificati Questa funzione è richiamabile dalla apposita voce di menu Stampa Bil. Cee/Ricl. su Excel del modulo di contabilità generale
Business fa uso di una cartella di lavoro Microsoft Excel per la visualizzazione e la stampa del bilancio CEE o di un bilancio riclassificato. Per poter correttamente visualizzare il bilancio è necessario assicurasi che sia presente, nei Dati aggiuntivi contabili di Anagrafica Ditta, nella casella 'Nome file Excel per Bilancio CEE' e nella casella 'Nome file Excel per Bil. Riclassificato' il nome di un foglio Excel. A riguardo viene fornito un file di esempio, chiamato 'bscgbice.xls' (cee, e bscgbice2004.xls per bilancio Cee secondo schema previsto dal 2004 in poi, Bscgbice2016.xls dal 2016) e un altro file nominato 'bscgbric.xls'.
Il programma ricerca questo file nella sottodirectory '/Office' di quella server ove risiedono gli archivi. (es.: C:\Bus\Office).
Si consiglia di lasciare inalterati i fogli di Excel, distribuiti come esempio, e utilizzare copie dei suddetti file inserendo opportunamente i nuovi nomi dei file in 'Dati aggiuntivi contabili' come sopra descritto.
Riclassificazione dei conti
Prima di procedere alla visualizzazione o stampa del Bilancio CEE o del bilancio riclassificato, è necessario riclassificare i conti utilizzati in Business, nel modo seguente:
- entrare in Anagrafica Clienti/Fornitori/Sottoconti;
- selezionare il/i conti da riclassificare;
- per ogni conto aprire la scheda 'Dati contabili'
- posizionarsi sulle caselle Riferimenti conti CEE e/o Riferimenti Bil.Riclass. (saldo DARE o AVERE) e attivare lo Zoom
- se il foglio di Excel è presente e valido, verranno visualizzati in una finestra i conti del Bilancio CEE (e/o Bilancio Riclassificato), suddivisi per Attività, Passività e Conto economico.
- selezionare la voce in cui confluirà il saldo del conto di Business.
- salvare le modifiche alla scheda del conto aperta.
La cartella di lavoro Excel
Con il programma è fornito un foglio di Excel (bscgbice.xls) contenente il prospetto standard del Bilancio CEE suddiviso su fogli distinti: Attività, Passività e Conto economico. è presente anche un modulo, denominato Funzioni, contenente delle procedura internamente utilizzate da Business per assicurare la coerenza dei valori inseriti nelle celle. Idem per l'altro foglio (bscgbric.xls) che rappresenta invece un puro esempio di bilancio riclassificato per scopi di analisi di bilancio.
L'utente può personalizzare o dettagliare ulteriormente le voci di bilancio limitatamente a quanto descritto di seguito, pena il mancato corretto funzionamento del programma di collegamento con Excel.
Non è consentito:
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modificare i nomi dei fogli: 'Attività', 'Passività', 'Conto economico';
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spostare, inserire, eliminare, nascondere o proteggere colonne nell'intervallo A-J;
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spostare, inserire, eliminare o proteggere righe nell'intervallo 1-6 ( per inserire intestazioni al bilancio, nomi dell'azienda, ecc. utilizzare le prime 4 righe, nascondendole o ampliandole se necessita, ma mai eliminarle);
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scrivere direttamente sulla colonna A;
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inserire più di un indicatore di livello per riga; livello 1: lettera maiuscola (A-Z), oppure livello 2: numero romano (I-XV), oppure livello 3: numero arabo (1-99), oppure livello 4: lettera minuscola (a-z), oppure livello 5: numero arabo (1-9).
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accedere alla sezione del foglio A500:F1500;
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modificare il modulo 'Funzioni';
è consentito:
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inserire righe, oltre la n° 6 per dettagliare ulteriormente il bilancio inserendo nuovi conti rispettando l'ordine gerarchico dei livelli (dopo aver compiuto queste modifiche è necessario riassegnare i riferimenti per Business utilizzando, dalla voce di menu Business, di Excel, il comando 'Riassegna riferimenti');
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modificare le formule della colonna I e J per calcolare nuovi conti eventualmente inseriti;
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modificare gli stili, i motivi e l'aspetto grafico di qualsiasi cella;
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creare altri fogli contenenti le note integrative al bilancio, oppure altre caselle calcolate dalle caselle presenti nei tre fogli principali (per il calcolo di indici di bilancio, per esempio);
Quando si personalizza il foglio di Excel, inserendo nuovi conti, vengono riassegnati i riferimenti da passare a Business. Con questa operazione vengono generati dei riferimenti che identificano univocamente l'ultimo livello della gerarchia: è a questo ultimo livello a cui Business accede; per esempio
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Rif. Business
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1
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2
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3
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4
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5
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C |
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I |
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| AC0101## |
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1 |
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Ultimo livello |
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2 |
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| AC0102a# |
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a |
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Ultimo livello |
| AC0102b# |
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b |
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Ultimo livello |
| AC0102c# |
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c |
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Ultimo livello |
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II |
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| AC02###2 |
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1 |
Ultimo livello |
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D |
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1 |
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| AD##01#1 |
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1 |
Ultimo livello |
| AD##02## |
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2 |
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Ultimo livello |
| AE###### |
E |
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Ultimo livello |
Il riferimento è rappresentato da una stringa di 8 caratteri così costituita:
- 1° carattere: A = Attività; B = Passività; C = Conto economico
- 2° carattere: lettera maiuscola (A-Z); rappresenta il 1° livello; sempre obbligatorio
- 3°-4° carattere: 2 cifre (01-99); rappresenta il 2° livello; ## se mancante il livello
- 5°-6° carattere: 2 cifre (01-99); rappresenta il 3° livello; ## se mancante il livello
- 7° carattere: lettera minuscola (a-z); rappresenta il 4° livello; # se mancante il livello
- 8° carattere: 1 cifra (1-9); rappresenta il 5° livello; # se mancante il livello.
Il programma che visualizza, da Business, il Bilancio CEE e riclassificato (BSCGBICE), da la possibilità all'utente di estendere orizzontalmente il bilancio conservando saldi precedentemente calcolati.
Prima di provvedere alla stampa del bilancio, ridefinire, da Excel, l'area di stampa.
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