Con Business è possibile gestire fatture pro-forma (tipicamente per chi vende all'estero), anche in combinazione con la gestione degli impegni clienti. La sequenza prevista per la gestione delle fatture pro-forma, in presenza di impegni clienti è la seguente: - inserimento dell'impegno cliente
- emissione fattura proforma prelevando righe da uno o più impegni clienti
- emissione della fattura definitiva (sempre fattura immediata) prelevando il corpo dalla fattura pro-forma (da gestione documenti con la funzione 'Nuovo documento da altro...')
L'emissione della fattura proforma non evade, pertanto, gli ordini (impegni clienti) a cui si riferiscono (è solo con la fattura definitiva che l'impegno si considera evaso). Occorre tener presente, nella gestione, di alcune peculiarità: - emettendo un nuovo documento, il flag 'proforma' è editabile solo se il documento è di tipo 'Fattura immediata'. Sui documenti presi in modifica, comunque, il flag non è editabile;
- In una fattura marcata come 'proforma', la causale di magazzino deve essere 'Nulla', ovvero non deve avere nessun indicatore spuntato (occorre creare una causale inserendo esclusivamente codice causale e descrizione causale);
- Per creare una fattura definitiva da una proforma è utilizzabile la funzione 'Nuovo documento da altro'. La funzione di menu consente che da una fattura immediata proforma sia possibile generare solo una fattura immediata non proforma.
Gestione dell'evasione degli ordini In una fattura proforma è possibile agganciare delle righe d'ordine. La differenza rispetto ad un altro documento che evade degli ordini è nel fatto che con la fattura proforma non viene scaricato il magazzino e non viene evaso l'ordine. Nota tecnica: questo si ottiene andando ad memorizzare il numero dell'ordine nella riga del documento non nel campo 'numero ordine', ma nel campo 'numero ordine fatt. proforma' (tecnicamente viene compilato il campo mm_commen al posto di mm_ornum). In fase di emissione fattura definitiva da fattura proforma (con la funzione 'Nuovo documento da altro') il riferimento all'ordine nel nuovo documento viene spostato dal campo 'numero ordine fatt. proforma' al campo 'numero ordine'). In tutti gli altri casi di duplicazione documento permane il funzionamento standard, ovvero vengono persi i riferimenti all'ordine. N.B.: in fase di emissione/modifica documento il numero dell'ordine viene riportato nel campo classico mm_ornum, è solo in fase di salvataggio che viene spostato in mm_commen. Limitazione note non superabili - In caso di duplicazione documento fattura proforma per generare la fattura definitiva il programma non verifica se è già stato duplicato, per cui è possibile che da una fattura proforma si possano generare diverse fatture definitive, scaricando i riferimenti allo stesso ordine più volte.
- Nello zoom ordini (o zoom righe d'ordine) non vengono evidenziate le righe già selezionate nelle fatture proforma, quindi è possibile che si verifichi la seguente situazione: emetto una fattura proforma sull'impegno cliente n. 1, faccio un DDT emesso che evade totalmente l'impegno cliente n. 1 a saldo, quindi duplico la fattura proforma per generare la fattura definitiva: in questo caso l'impegno cliente n. 1 viene evaso 2 volte! La stessa situazione si può ripetere anche nel caso di duplicazione della stessa fattura proforma in più di una fattura definitiva!
- In una fattura immediata proforma non è possibile acquisire Note di prelievo, o ordini che hanno già associate delle Note di prelievo.
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