L'inserimento dei vari carichi e scarichi di magazzino (cioè dei vari documenti di magazzino) avviene sulla base dei documenti che comprovano tali movimenti: - le bolle e le fatture emesse per vendite, conto visione, conto riparazione, trasferimenti ad altri depositi e/o terzisti, conto lavorazione, ecc.
- le bolle e le fatture ricevute, per merce acquistata, avuta in conto visione, conto riparazione, trasferimenti a qualsiasi titolo da altri depositi e/o terzisti, conto lavorazione, ecc.
- documenti che sottintendono una trasformazione di materiali in Prodotti finiti o semilavorati (documenti di Carico da produzione) per lavorazioni eseguite internamente o da terzista
- documenti di trasferimenti e lavorazione interni (bolle di lavoro, bolle di prelievo materiali, ecc.)
- inventari iniziali.
Occorre innanzitutto distinguere tra documenti che riguardano movimenti (carichi o scarichi) che interessano un solo magazzino, documenti che riguardano trasferimenti tra un magazzino (o deposito, o terzista) ed un altro, e (terzo caso) documenti che riguardano due magazzini ma su articoli diversi (documenti di carico da produzione). Nel primo caso, il più semplice, avremo : - nel caso di carico
- un soggetto che ha emesso il documento (cliente o fornitore)
- un magazzino da caricare
- una causale di carico
esempio : bolla di acquisto
mittente : 110001 ROSSI (fornitore)
magazz. : 1 MAGAZZINO CENTRALE
causale : 10 ACQUISTO - nel caso di scarico
- un soggetto che riceve il documento (cliente o fornit.)
- un magazzino da scaricare
- una causale di scarico
esempio : bolla di vendita
destinat. : 040001 BIANCHI (cliente)
magazz. : 1 MAGAZZINO CENTRALE
causale : 20 VENDITA Nel secondo caso avremo invece : - un soggetto che emette o riceve il documento (cliente o fornitore)
- un magazzino da caricare
- un magazzino da scaricare
- una causale di carico agganciata ad una causale di scarico (o viceversa)
esempio 1 : bolla di trasferimento di merce dal magazzino centrale al deposito periferico di Forlì
destinat. : 040005 DEPOSITO DI FORLì (codificato come cliente o come fornitore )
magazz.scar. : 1 MAGAZZINO CENTRALE
causale : 45 SCARICO A MAGAZZINO (che ha come causale secondaria la 46 = CARICO DA MAGAZZINO)
magazz.car. : 2 DEPOSITO DI FORLì esempio 2 : bolla di trasferimento di merce dal deposito di Forlì al magazzino centrale.
mittente : 040005 DEPOSITO DI FORLì (codificato come cliente o come fornitore )
magazz.car. : 1 MAGAZZINO CENTRALE
causale : 46 CARICO DA MAGAZZINO (che ha come causale secondaria la 45 = SCARICO A MAGAZZINO )
magazz.scar. : 2 DEPOSITO DI FORLì esempio 3 : bolla di trasferimento di merce dal terzista Rossi al terzista Bianchi.
mittente : 110007 ROSSI (Fornitore)
magazz.car. : 3 TERZISTA BIANCHI
causale : 56 CARICO IN C/LAVORAZIONE (che ha come causale secondaria la 55 = RESO C/LAVORAZIONE)
magazz.scar. : 4 TERZISTA ROSSI Nel terzo caso avremo invece : - un soggetto che emette il documento (fornitore-terzista o fornitore-fittizio NS STABILIMENTO)
- un magazzino da caricare di Prodotti Fin o semilavorati
- un magazzino da scaricare di Materie prime o semilavorati
- una causale di carico per i primi
- una causale di scarico per i secondi
esempio 1 : bolla di ricevimento di semilavorato da terzista
mittente : 011010005 ISMES IMPIANTI
magazz.car. : 1 MAGAZZINO CENTRALE (magazzino principale)
causale car. : 60 CARICO DA PRODUZIONE
magazz.scar. : 2 ISMES C/LAV. FORN. (detto anche magazzino impegni prod.)
causale scar. : 61 SCARICO A PRODUZIONE (detta causale scar. produzione) esempio 2 : bolla interna di versamento PF da completamento lavorazioni interne
mittente : 011019999 NS. STABILIMENTO
magazz.car. : 1 MAGAZZINO CENTRALE (magazzino principale)
causale car. : 60 CARICO DA PRODUZIONE
magazz.scar. : 1 MAGAZZINO CENTRALE (detto anche magazzino impegni prod.)
causale scar. : 61 SCARICO A PRODUZIONE (detta causale scar. produzione) | 
