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Introduzione al modulo Business E-mail | |||
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Il modulo di Business e-mail è stato pensato per poter gestire la posta aziendale direttamente dentro il proprio gestionale. Gestire la posta all'interno di Business permette di mantenere uno storico delle e-mail inviate collegandole direttamente alle anagrafiche, e relative organizzazioni, e alle altre entità del gestionale, come i documenti, gli ordini, le offerte, le scadenze, ecc... Collegando le e-mail alle entità del gestionale è possibile ritracciare la posta scambiata con un cliente o a riguardo di uno specifico documento con estrema facilità. La struttura per la ricezione e l'invio Il modulo si connette al server di posta per la ricezione dei dati tramite il protocollo POP3/IMAP, mentre l'invio viene effettuato sfruttando SMTP. La connessione è possibile verso qualsiasi tipo di server che supporti i protocolli con connessione non criptata o con codifica SSL/TLS.
NB: non tutti i server di posta elettronica consentono di utilizzare tutte le funzionalità di un client di posta elettronica (ad esempio alcuni non consentono di inviare la posta "Per conto di"), si consiglia di verificare sempre quali operazioni sono permesse dal proprio server di posta. La ricezione della posta è centralizzata. Se impostata la ricezione automatica, ad ogni intervallo di tempo Business contatta il server di posta e scarica la nuova posta arrivata, appena la posta viene ricevuta dal server di Business è disponibile per la visualizzazione anche sui client. Invece l'invio viene effettuato direttamente dal client, che si occupa di contattare il server di posta e a spedire l'e-mail (l'e-mail inviata viene comunque salvata sui database di Business). Una struttura di questo tipo comporta che il server di business abbia accesso tramite il firewall sulla porta di connessione POP3/IMAP (di solito 110 o 995 se SSL), mentre su tutti i client è necessario che il firewall non blocchi la porta per la connessione SMTP (di solito 25 o 465 se SSL). Inoltre la ricezione della posta non è immediata, verrà ricevuta sui client di posta solo quando il server di Business effettuerà la ricezione delle nuove e-mail dal server di posta (a meno che non si effettui uno scaricamento immediato dal programma Ricezione Email o dalla Console Email). Schema della struttura di connessione a server di posta su web (esempio: Yahoo.it, Alice.it, ecc...):
Connessione ad un server Exchange su rete aziendale:
La struttura interna a business Il modulo di Business E-mail è composto dai programmi:
I programmi che hanno come terzo e quarto carattere XX sono dei componenti. Non è possibile avviarli direttamente da Business, ma si possono utilizzare in fase di creazione di nuovi programmi per poter fornire le funzionalità di gestione delle e-mail all'interno del programma. Il programma di ricezione si occupa di scaricare la posta, si consiglia di lanciarlo in modalità batch sul server di Business come operazione pianificata, così procederà a scaricare la posta ad ogni intervallo di tempo specificato. La posta sarà disponibile sui client di Business solo dopo che sarà stata scaricata da questo programma. Durante la ricezione viene scaricata l'intera e-mail e viene salvata all'interno del database di Business, mentre l'allegato viene scaricato e salvato sul disco del server, nella cartella ASC\Allegati di business (parametrizzabile). Il contenuto degli allegati viene salvato codificato in Base64 e al posto del nome del file viene messo un numero, così da renderne impossibile l'identificazione e la visualizzazione diretta. La consolle delle e-mail è un client di posta con dall'aspetto simile agli altri client di posta che si è abituati ad utilizzare. Da qui è possibile gestire le proprie cartelle di posta le e-mail in esse contenute, consultare la propria agenda di Business, iniziare la composizione di nuove e-mail. Il programma di visualizzazione permette di consultare le e-mail e di modificare i collegamenti che hanno con le entità gestionali di Business. Durante la consultazione di una e-mail con allegati si occupa anche di copiare il file dalla cartella del server ed una cartella locale e a procedere alla sua decodifica, per poterne rendere possibile l'accesso. La spedizione di nuove e-mail avviene tramite il programma di composizione. Tramite questo programma è possibile comporre una nuova e-mail in formato HTML o testo semplice, fornisce anche tutte le altre funzionalità standard che è possibile trovare negli altri programma di composizione delle e-mail, come poter allegare file, un sistema di autoproposta degli indirizzi e-mail in fase di digitazione, uno zoom per la ricerca di indirizzi e-mail specifici, possibilità di assegnare il flag di "E-mail importante", la richiesta di notifica di lettura, ecc... Quando un messaggio viene spedito il programma contatta direttamente il server di posta e spedisce l'e-mail. Intanto salva anche l'e-mail sul database di business e, se sono presenti, codifica gli allegati e li salva sul disco del server di Business. L'editor HTML è un componente che contiene le funzionalità base per la creazione di e-mail in formato HTML. Tramite il programma di personalizzazione delle e-mail è possibile modificare alcune opzioni di registro di Business senza dover però accedere al registro. E' stato realizzato per velocizzare la configurazione iniziale senza doversi ricordare tali opzioni. Schema di accesso al server dai programmi di Business E-mail
La gestione degli account di posta I dati per la connessione all'account di posta elettronica vengono salvati per ogni operatore di Business e utilizza l'indirizzo di posta specificato nel campo e-mail. E' quindi possibile avere più account di posta elettronica per un operatore di Business, ed è possibile gestire più indirizzi di posta tramite il sistema delle condivisione delle cartelle degli account. Per gli account non configurati la maschera per la compilazioni dei campi per la connessione al server viene proposta all'avvio della consolle delle e-mail. |
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