Data ultimo aggiornamento: 07/11/2012

Una sessione di prova

Per comprendere meglio il funzionamento dell'interazione tra gestione della produzione, gestione ordini e gestione magazzino, si consiglia di eseguire un giro completo di elaborazione ed avanzamento su archivi da voi predisposti oppure sull'azienda PROVA.

Procedere come segue :

1 - Innanzitutto per meglio comprendere i dati risultanti dall'elaborazione pulire gli archivi dei movimenti; a tal scopo si consiglia di richiamare da menu la funzione Gestione Aziende Database, posizionarsi sull'azienda su cui si desidera operare (per es. PROVA) e premere il pulsante Elimina Dati; spuntare le caselle relative all'eliminazione di ordini/impegni, movimenti e progressivi di magazzino, note di prelievo, e premere Procedi. Al termine eseguire la funzione Ricostruzione progressivi di magazzino nelle utility di magazzino.

2 - a questo punto si consiglia di inserire alcune (2 o 3 ) righe nella lista di produzione, oppure di inserire uno o due impegni clienti in Gestione Ordini/Impegni, con alcune righe, relative a prodotti finiti o semilavorati con distinte basi collegate. Per esempio, sull'azienda PROVA potrebbero inserirsi i seguenti dati :

  Magaz.  Cod.Articolo   Quantità    Data consegna   Data ordine
      1   PF1                 100        15/09/97     10/07/97
      1   PF2                 120        18/09/97     10/07/97
      1   PF1                  50        22/10/97     12/07/97
 

  

3 - Volendo partire da una situazione di magazzino non completamente a zero è possibile inserire, come DDT ricevuti, con la funzione Gestione documenti di magazzino, alcuni carichi di materie prime. Per esempio :

  Magaz.  Cod.Articolo   Quantità    Prezzo Un.     Data docum.
      1   MP1                1000        15/09/97     05/07/97
      1   MP2                  50        18/09/97     05/07/97
      1   MP3                  20        22/10/97     07/07/97

Può essere utile anche inserire qualche ordine fornitore di acquisto materie prime.

4 - A questo punto è opportuno lanciare l'elaborazione MRP, indicando nella cartella Domande indipendenti se eseguire l'elaborazione a partire dal portafoglio ordini clienti (tipico delle produzioni si commessa) oppure dalla lista di produzione (produzioni per il magazzino o reintegro delle scorte), oppure da entrambe le sorgenti di dati. Controllare che siano spuntate le caselle "Genera proposte d'ordine" e "Stampa elaborazione del piano" e dare il via all'elaborazione. La stampa principale mostrerà per ciascun componente e per ciascun composto, per ogni magazzino, la disponibilità attuale e futura , nel tempo con l'evidenza della giacenza attuale e degli ordini (ed eventuali impegni) già in essere, nonché gli ordini di acquisto , gli ordini di produzione (e relativi impegni) e gli impegni di trasferimento necessari per la realizzazione del piano di partenza; cioè le proposte d'ordine di acquisto, le proposte d'ordine di produzione (interne ed esterne) e le proposte di trasferimento, generate dalla elaborazione MRP appena lanciata. Si potrà valutare immediatamente la fattibilità o meno del piano lanciato controllando se le date di consegna calcolate dal sistema tenendo conto dei tempi stimati di produzione e approvvigionamento (ready for release fence) , sono di fatto realizzabili (devono essere posteriori alla data di elaborazione, almeno).

5 - qualora si voglia verificare la fattibilità del piano di produzione lanciato al punto precedente anche sul lato delle risorse tecniche interne di lavorazione (disponibilità di capacità produttiva nei centri di lavoro) è necessario (disponendo di MS-Project installato) eseguire la seconda fase di elaborazione, la Pianificazione delle attività con Project, che corrisponde alla schedulazione delle attività a capacità finita. Richiamare pertanto la corrispondente voce di menu, scegliere l'opzione "Crea nuovo progetto per risorse" e chiedere l'inizio dell'elaborazione con passaggio dati da Business a Project. L'elaborazione provvede ad aprire Project ed a creare due file di tipo .mpp, uno per le risorse (i vari centri di lavoro, terzisti compresi) ed uno per le attività da eseguirsi. Nella finestra di Project, al termine della elaborazione è possibile operare e verificare il rispetto dei tempi previsti , evidenziare eventuali sovraccarichi sulle risorse, eseguire un bilanciamento dei carichi in modo manuale oppure automatico (funzione Livellamento, livella adesso). In particolare è possibile :

• modificare il calendario di ciascuna risorsa/centro per inserire straordinari, più turni ecc.
• ridurre tempi previsti per ciascun attività (per es. concordare con un terzista un tempo più breve di lavorazione...)
• assegnare una attività ad un centro alternativo, meno carico di quello previsto nei cicli di lavorazione.

Dopo aver così operato salvare i progetti Project generati e richiedere il trasferimento da Project a Business. Questa fase genera un elenco di tutte le variazioni apportate rispetto alla pianificazione originaria, evidenzia tutte le incoerenze (come per es. la non fattibilità di una lavorazione nei tempi previsti), ed alla fine richiede se aggiornare i dati di Business con le variazioni apportate oppure no. Nella sessione rispondere aggiorna tutto.

6 - a questo punto è possibile vedere (anche se il punto 5 è stato omesso) , le proposte d'ordine di lavorazione generate dal sistema. Si può far ciò andando in Gestione Proposte d'ordine richiamando in apri tutte le proposte d'ordine fornitori, tutte le proposte d'ordine di lavorazione, tutte le proposte di trasferimento. Se necessario e/o opportuno è possibile modificare quantitativi e prezzi per le proposte d'ordine fornitori, oppure accorpare ordini per lo stesso materiale/magazzino per date diverse in ordini complessivi, ecc. Si sconsiglia, in questa fase, di operare modifiche a proposte d'ordine di lavorazione e proposte di trasferimento. (più avanti vedremo come farlo, quali accorgimenti sono necessari a tal scopo).

7 - si tratta di rendere ora esecutiva la pianificazione , che si esprime ora nella presenza in archivio di quelle proposte d'ordine (a fornitori, di produzione, di trasferimenti). Per rendere esecutiva quella programmazione si tratta di trasformare quelle proposte in ordini effettivi (di acquisto, di produzione, di trasferimento). Si utilizza a tal scopo la Generazione Ordini da proposte d'ordine (nel menu della gestione ordini). Si può procedere in quest'ordine (ma non è indispensabile seguire esattamente l'esempio...):

• selezionare tutte le proposte d'ordine fornitore (oppure, se del caso quelle relative ad una certa data consegna), e generare ordini fornitori con tipo bolla fattura 2 = BOLLA/FATT. d'ACQUISTO (nella realtà dell'azienda, poi, si procede con la generazione degli ordini a partire dalle proposte, solo per quegli ordini che debbono essere emessi in tempi brevi: a tal scopo si filtrano le proposte d'ordine che hanno una data massima emissione ordine compresa tra due date abbastanza prossime, che identificano per es. la prossima settimana, o i prossimi 15 giorni. Ci sarà tempo nelle settimane successive per l'emissione degli altri ordini, e nel frattempo potrebbero intervenire variazioni negli impegni clienti e/o nelle liste di produzione, ecc. e potrà essere stato anche rilanciato l'elaborazione MRP)
• selezionare tutte le proposte d'ordine di produzione per lavorazioni interne (fornitore 11019999=NS. STABILIMENTO) e generare ordini di lavorazione 40=PRODUZ. INTERNA (per quanto riguarda i filtri che vengono utilizzati in concreto nella realatà aziendale, valgono le stesse considerazioni fatte per gli ordini fornitori)
• selezionare tutte le rimanenti proposte d'ordine di produzione (produzioni esterne) e generare ordini di lavorazione con tipo bolla fattura 35 =RESO C/LAV. DA TERZISTA
• selezionare tutte le proposte di impegni di trasferimenti e generare impegni di trasferimento con tipo bolla/fattura 34 = TRASFERIMENTO A TERZISTA (questa fase potrebbe, in realtà aziendali concrete, non essere eseguita)

8 - Si consiglia a questo punto di stampare gli ordini generati con le apposite funzioni Stampa ordini e conferme ordini e preventivi per l'invio a fornitori e terzisti; per gli ordini di lavorazione interni si possono utilmente utilizzare le funzioni Stampa brogliaccio ordini con indicazione di stampare anche gli impegni collegati se si vogliono evidenziare anche i materiali necessari alle lavorazioni, e la funzione Stampa lavorazioni da eseguire (del menu DB e produzione) per evidenziare le singole lavorazioni associate a ciascun semilavorato e prodotto finito da produrre.

9 - si inizia ora la dichiarazione dell'avanzamento vero e proprio e la gestione del magazzino. Si consiglia innanzitutto, usando sempre il programma Gestione Documenti Magazzino, di effettuare uno o più carichi di magazzino in acquisto evadendo gli ordini a fornitori emessi nella fase 7; poi di emettere una o più bolle di trasferimento a terzista evadendo impegni di trasferimento generati nella fase 7 (attenzione : trattasi di documenti che movimentano due magazzini, usare pertanto tipo bolla/fattura 34 TRASF. A TERZISTA, magazzino 1 = NS. STABILIMENTO come primo magazzino e magazzino associato al terzista destinatario come secondo magazzino); poi di dichiarare un reso c/lavorazione da terzista caricando un documento di tipo Carico da produzione, tipo bolla/fattura 35=RESO C/LAV. DA TERZ., e magazzino principale il magazzino di destinazione/consegna del semilavorato (mag. 1 se entra in stabilimento, mag. associato al terzista successivo se passaggio diretto da terzista a terzista), e come magazzino impegni/scarichi il magazzino associato al terzista che ha eseguito la lavorazione, evadendo nel contempo uno o più ordini di lavorazione intestati al terzista.

10 - per dichiarare l'avanzamento interno di lavorazione è possibile scegliere diversi approcci , in base elle esigenze dell'azienda:

• evadere tutte le lavorazioni e scaricare tutto il materiale utilizzato (ed evadere pertanto i relativi impegni sui materiali) in unica soluzione al momento della dichiarazione del carico del prodotto o semilavorato (cioè al momento del versamento a magazzino di pf o sl) : questa operazione si effettua con gestione documenti di magazzino con un documento di tipo carico da produzione evadendo uno o più ordini di produzione. Usare tipo bolla/fattura 40 e magazzino principale il magazzino 1 NS. STABILIMENTO, e come magazzino impegni/scarichi sempre il magazzino 1 = NS. STABILIMENTO
• usare il metodo più analitico che prevede :
  • emissione di una nota di prelievo a fronte dell'impegno di produzione sui materiali (in questo modo il materiale risulta fino al completamento della produzione, indisponibile per altri scopi) col programma Gestione documenti di magazzino, oppure col programma Genera Note di prelievo da Impegni, selezionando impegni di produzione
  • dichiarazione analitica dei vari step di lavorazione nei vari centri di lavoro e sulle varie commesse, con il programma Gestione documenti lavorazione, con contemporanea evasione delle attività programmate (attività da eseguire)
  • carico finale in magazzino (versamento) del prodotto o semilavorato con contemporanea evasione delle note di prelievo e degli impegni di produzione sui materiali e ordini di lavorazione sui sl e pf, col programma Gestione documenti di magazzino
• utilizzare un metodo misto, che può prevedere per esempio l'uso delle note di prelievo per rendere indisponibile il materiale che entra in produzione, ma evadere le attività con la dichiarazione finale di versamento a magazzino, oppure dichiarare le fasi intermedie con Gestione documenti di lavorazione e l'ultima fase (o le ultime fasi) di lavorazione con il versamento finale da Gestione documenti di magazzino, ecc.

11 - a questo punto (e durante tutto l'iter della sessione di prova) è possibile verificare situazione di magazzino/ordini/impegni e stato delle lavorazioni, utilizzando i consueti programmi Stampa schede movim. magazzino, stampa schede ordini, stampa documenti di magazzino, stampa inventario di magazzino, stampa lavorazioni da eseguire, stampa lavorazioni eseguite, ecc. è inoltre possibile naturalmente operare modifiche sugli ordini in essere, inserire nuovi ordini e/o impegni clienti, lanciare nuovamente elaborazioni MRP, ecc., simulando situazioni reali a regime.

Un discorso a se merita la gestione di ordini inseriti manualmente (non generati da MRP) e la gestione di movimenti di magazzino non collegati ad ordini e impegni. è possibile naturalmente inserire ordini a fornitori manualmente, registrare carichi di magazzino senza aver a monte gestito un ordine a fornitore, dichiarare un carico od uno scarico di magazzino senza movimentare/richiamare/evadere un ordine o un impegno perché nessun ordine od impegno era stato emesso a fronte di esso. Si può cioè operare in una situazione in cui parte della produzione è programmata (attraverso ordini ed impegni) e parte non programmata. Vi sono tuttavia aspetti particolari che è bene tener presenti.

1. se vi è necessità di inserire manualmente proposte d'ordine di produzione o ordini di produzione (non derivanti direttamente o indirettamente da elaborazione MRP) oppure modificare proposte d'ordini di produzione o ordini di produzione generati da MRP, e se si vuole utilizzare la funzione di pianificazione attività con Project, occorre fare molta attenzione nelle attività collegate ai campi relativi alle fasi successive. Infatti in situazioni di più livelli di distinte, l'elaborazione MRP è in grado di collegare automaticamente le lavorazioni in relazioni di sequenzialità (dedotte dai vari livelli di distinta); inserire manualmente un ordine di lavorazione su un semilavorato comporta, se necessario per l'utente, indicare il riferimento all'ordine di lavorazione che è il successore di quello nei campi relativi all'ordine/fase successivo.
2. è possibile dichiarare un carico di produzione (cioè un versamento di prodotto o semilavorato a magazzino) senza richiamare ed evadere un ordine di lavorazione, tuttavia ciò comporta che lo scarico dei materiali non disimpegna eventuali materiali impegnati in precedenza (impegni di produzione e ordini di produzione viaggiano sempre insieme)
3. lo schema logico principale di Business prevede che i materiali siano :
   • impegnati con un ordine di produzione
   • eventualmente (solo possibilità, non obbligatorio) resi indisponibili con una nota di prelievo al momento del prelievo a magazzino di essi
   • scaricati effettivamente (e disimpegnati, ed evasa la eventuale nota di prelievo) al momento del carico del prodotto o semilavorato

   è possibile utilizzare anche un approccio diverso che prevede che i materiali siano :

   • impegnati con l'ordine di produzione
   • scaricati subito al momento dell'inizio della prima lavorazione (e disimpegnati)

   Questo modo di procedere però è altamente sconsigliato perché comporta una serie di svantaggi:

   • si forma un buco nero a magazzino rappresentato dai materiali già scaricati e i relativi semilavorati non sono ancora stati caricati (un inventario di magazzino manca di tutte le lavorazioni in corso...)
   • si perde il collegamento tra il semilavorato (o prodotto) ed i materiali (o semilavorati) usati per produrlo: impedisce completamente una gestione di rintracciabilità lotti e del carico/scarico delle bolle di conto lavorazione (vedi più avanti questo argomento)
   • impedisce una corretta valorizzazione del semilavorato (o prodotto) al momento del carico, se per valorizzazione si intende sommare il costo dei materiali utilizzati (e delle lavorazioni, eventualmente) Vedi anche per questo più avanti nel manuale.

   Si consiglia pertanto di organizzare una gestione cartacea idonea a seguire lo schema logico di Business.