Data ultimo aggiornamento: 27/11/2018

Impostazione iniziale del modulo CRM

NB: leggere e eseguire le attività importanti da svolgere di pre-conversione e post-conversione indicate nelle Note di versione.

LEAD FITTIZIO : all'avvio di Business 2015 viene creato in automatico il lead fittizio (con codice -1) su tutte le ditte. Questo lead serve a "raccogliere" i record di organig con lead -1. I record di organig con lead -1 vengono generati quando si elimina l'ultima riga di organig collegata ad un contatto e vengo cancellati automaticamente quando si collega il relativo contatto ad una nuova riga di organig. Il lead -1 si può aprire tramite Gestione Lead (BNCRLEAD), dal menu strumenti "Apri lead fittizio". Tutti gli operatori possono aprire questo lead sul quale non vengono applicate le politiche di accesso CRM. Il lead -1 non è cancellabile, non deve apparire in nessuno zoom, non può essere usato in offerte, attività, opportunità, ecc...

Per attivare il modulo CRM su un database-azienda occore seguire questi passi:

• abilitare il modulo CRM dalle inizializzazioni globali
• da anagrafica ditta impostare l'organizzazione in modo corretto, utilizzando non più il codice contatto, ma bensì indicando almeno nome, cognome, codice operatore collegato (molto importante!) e codice agente (se applicabile); devono essere infatti codificati nell'organizzazione della ditta tutte le persone coinvolte nei processi commerciali gestiti dal CRM, e se sono anche utilizzatori di Business e/o agenti deve essere associato a ciascuno di essi il codice operatore e il codice agente relativo (vedi argomento successivo gestione accessi). Eventualmente, settare a 0 la proprietà globale del registro di Gesttabcont per informare il sistema che non si vuole codificare nella tabella comtatti le persone dell'organizzazione ditta e dell'organizzazione leads/clienti/fornitori. NB: se nell'installazione di Business è presente il modulo Project Management è invece obbligatorio utilizzare la tabella contatti per tutte le persone di tutte le organizzazioni, come era nelle versioni 10 e precedenti! Ciò non impedisce tuttavia di utilizzare il modulo CRM
• inserire la tabella 'Accessi CRM per operatore' per ogni utilizzatore di Business che utilizzerà le funzioni CRM, definire i livelli di visibilità e di modificabilità dei dati relativi (vedi argomento successivo gestione accessi)
• per ragioni di sicurezza dei dati gestionali gestiti da Business, definire correttamente gli accessi a singoli programmi ai nuovi utenti (i commerciali), anche assegnandoli ad un ruolo (o più ruoli) specifico/i e configurare gli accessi alle funzioni di particolari maschere/programmi (vedi argomento successivo gestione accessi)
• impostare l'opzione di registro di Business GestAnaext a -1 su bs--clie\opzioni
• da 'Definizione estensioni anagrafiche' (bs--aext, da menu 1.H.J) definire i campi sia per clienti, destinazioni clienti, leads (così si creano i records vuoti nella tabella delle estensioni anagrafiche per i clienti esistenti)
• impostare le nuove tabelle CRM competitors/concorrenti, causali chiusura/sospensione, modalità acq. contatto/lead, tipi di attività CRM, tipi di opportunità (eventualmente anche 'Raggruppamenti per clienti/leads' e 'Gestione liste selezionate')
• eseguire il programma 'Crea leads da clienti/ destinazioni' (bscrcrle, da menu V.F ) per riempire in fase iniziale la tabella dei leads con i clienti e le destinazioni preesistenti (decidendo cosa fare dei clienti potenziali già inseriti in archivio clienti)
• settare da registro di Business l'opzione GeneraAllole = -1 se si vuole (è consigliabile) salvare in 'Oggetti allegati' anche i riferimenti ai file word/pdf generati dal programma 'Gestione offerte'
• se si vuole, attivare la gestione del log delle attività sia per le modifiche che per le elaborazioni settando da registro di Business le opzioni globali GestActlogD = -1 e GestActlogE = - 1
• attivare, se auspicabile, l'opzione di registro Nomesottocartella (oppure: Nomesottocartella) per indicare in quale sottocartella della directory BusOffice (che risiede di norma sul server) inserire i .doc generati da 'Gestione offerte' (NB: il valore OPNOME, se indicato, verrà sostituito automaticamente col nome dell'operatore corrente, come nome di ingresso nella procedura) La cartella deve essere già presente
• configurare opportunamente e convenientemente (in base alle preferenze dell'operatore singolo) le griglie del programma 'Gestione lead/opportunità/attività', utilizzando le funzioni solite amministrative di Business
• configurare, se ritenuto auspicabile, l'opzione GeneraAllole (della cartella OPZIONI) sui programmi interessati alla generazione di lettere/documenti (su BSCRGSOF, BS--LSEL, ecc.) se si vuole che i documenti emessi siano ricollegati automaticamente negli oggetti OLE dell'anagrafica clienti e anagrafica leads
• se il modulo CRM viene attivato su una installazione già esistente di Business, sono state effettuate personalizzazioni ad uno o più dei report utilizzati da alcuni programmi (sotto elencati), e tali programmi debbono essere utilizzati anche da utenti definiti come utenti CRM (vedi argomento successivo gestione accessi), è necessario riprendere i report personalizzati per inserire un collegamento LEFT JOIN tra la tabella ANAGRA e la tabella LEADS (tabella da aggiungere al report, è importante non inserire nessun campo di LEADS nel report, visibile o non visibile che sia). Per ulteriori informazioni leggere e eseguire le attività importanti da svolgere di post-conversione indicate nelle Note di versione nella parte relativa ai report.
  • Stampa brogliaccio ordini (BSORSTOR)
  • Stampa Partitari (BSCGPART)
  • Stampa scadenziario (BSCGSTSC)
  • Stampa documenti di magazzino (BSMGSTBO) (NB: se utilizzato anche per stampare bolle/fatture su modelli soliti, è necessario modificare anche BSVEBOLL.RPT, BSVEFATI.RPT, ecc...)
  • Stampa schede ordini (BSORSCHO)
  • Stampa schede articoli (BSMGSCHE)
  • Stampa schede clienti/fornitori (BSMGSCHC)
• se si utilizzano procedure o profili di import dati, che riguardano l'acquisizione di anagrafiche clienti, occorre modificarle per generare, assieme alle nuove anagrafiche clienti, (o modifica delle anagrafiche esistenti) anche le relative anagrafiche leads (o modifica delle anagrafiche lead collegate)