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Impostazione degli schemi buget e dei budget del modulo della contabilità analitica | |||
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Poiche' i dati derivanti dalla contabilità analitica verranno rappresentati principalmente tramite 'prospetti' o stampe 'Budget/Consuntivo', l'impostazione di tali prospetti è un passaggio fondamentale anche per la gestione. Si consiglia, per centri, linee e commesse di impostare prima gli 'schemi' generali per ciascuno di questi 3 tipi di oggetto di indagine; in tal modo inserendo i 'budget' relativi ai singoli centri, linee e commesse, il programma provvederà automaticamente a proporre lo 'schema' relativo, che potra' essere modificato opportunamente per quella particolare linea o centro o commessa, ma rendera' il lavoro molto più snello e veloce. Negli schemi/budget e nei budget è possibile inserire riferimenti al piano dei conti di CA (sottoconti di costo o di ricavo), e per ciascuno di essi:
I dati a preventivo possono essere anche dettagliati, per singole voci specifiche ed importanti (come per esempio i ricavi da vendite o i consumi di materie e la manodopera diretta), per articolo o per tipo di lavorazione. Per esempio, si può prevedere che il dato obiettivo di 2 miliardi del conto VENDITE PERSONAL C. sia suddiviso tra 50/100 prodotti indicando per ciascuno di essi quantitativi obiettivo e valore (fino ad un totale naturalmente di 2 miliardi) Nel caso di budget di linea o di centro è possibile su ciascun conto anche dettagliare i dati a preventivo distinguendo i valori mese per mese. Sempre nell'esempio del VENDITE P.C. del centro COMMERCIALI per l'anno 1997 si può così suddividere l'obiettivo di 2 miliardi in : E ulteriormente, per ciascun articolo, indicato nella parte Dettaglio, è possibile indicare quantità e valori previsti di vendita in ciascun mese. I budget di centri, linee e dell'azienda nel suo complesso, sono sempre riferiti ad un esercizio specifico (la qui la possibilità di distinguere i valori anche per i singoli mesi); per quanto riguarda li budget relativi a commesse, invece, non opera questa distinzione, poiché, essendo spesso le commesse lavori/appalti/contratti che hanno una durata pluriennale, o comunque che possono potenzialmente interessare 2 o più esercizi (pensiamo anche ad una piccola commessa che inizia il 15/12/96 e termina il 10/1/97) non è significativo distinguere l'esercizio ed i mesi: è invece prioritario vedere la commessa nel suo complesso. Un approfondimento meritano i vari valori preventivi e consuntivi che possono essere inseriti in un budget. Distinguiamo innanzitutto tra :
Su ciascuno dei 3 gruppi di dati sopra indicati, possiamo indicare :
E' da rilevare che l'impostazione di un budget (per es. un budget di centro) stabilisce non solo i valori previsti di costo/ricavo su ciascun conto, ma anche contemporaneamente stabilisce quali conti possono essere utilizzati per l'addebito di costi e ricavi a quel centro. Pertanto l'impostazione del budget è una operazione necessaria, anche se non si intende utilizzare la possibilità di definire valori a preventivo per le singole voci. NB Sarà possibile far affluire ad un centro o ad una linea un costo diverso da quelli elencati nel budget solo operando con appositi movimenti di pura contabilità analitica (per es. rilevazione di storni o di giroconti, di ratei, risconti, rimanenze, ecc.) oppure generando automaticamente (o anche manualmente) registrazioni di pura contabilità analitica tramite il programma Ribaltamento Costi/Ricavi e Generazione Ratei e Risconti di CA. Infatti i movimenti di pura contabilità analitica hanno un campo denominato 'Livello di ribaltamento' che, quando assume valore diverso da 'Imputazione originaria', consente di inserire registrazioni su centri, linee, commesse anche omettendo il centro, e anche se sul centro linea o commessa destinataria dell'imputazione il conto indicato non è esplicitamente previsto nel budget di quel centro/linea/commessa. Si distinguono cioè in modo preciso quelle che sono registrazioni-imputazioni originarie di costi ricavi (che devono sottostare ali vincoli definiti nei budget) (tutte le imputazioni fatte da CG e da magazzino e manodopera sono necessariamente imputazioni originarie) e , dall'altra parte, registrazioni di pura contabilità analitica che possono operare dei trasferimenti/ribaltamenti/storni/rettifiche tra centri, linee, commesse, al di fuori dei vincoli di budget. Il valore del campo 'Liv. di Ribaltamento' definisce in qualche modo la 'causale' di queste registrazioni particolari. I valori in questione possono essere pertanto :
Riportiamo qui sotto un esempio di impostazione di un budget di linea di prodotti, e come, in base a tale impostazione, i dati verranno rappresentati in una stampa budget/consuntivo sintetica. Per il significato preciso dei vari indicatori riportati sulle singole righe, vedi anche la parte analitica del manuale. Ecco come risulterà la stampa budget/consuntivi sintetica (ridotto opportunamente per ragioni di spazio, e dati non significati e non congruenti perche' presi da archivi di prova): In modo simile possono essere impostati prospetti (schemi e budget) relativi a commesse. In modo analogo per i centri (con la differenza che molti centri non avranno la sezione 'RICAVI' in quanto centri di soli costi) Può essere inoltre impostato un budget 'aziendale' cioe' relativo all'azienda nel suo complesso, per la predisposizione di un conto economico preventivo da verificare con i dati consuntivi derivanti dalla contabilità analitica. Da questo esempio di stampa, emerge il fatto che il raggruppamento delle varie voci di costo e di ricavo in base alla comune appartenenza ad un mastro, incide sulla rappresentazione in stampa dei rapporti budget/consuntivi forniti da Business. Si deduce pertanto, che qualora si voglia utilizzare la Contabilità analitica è bene strutturare il piano dei conti di contabilità generale (in particolare per quanto riguarda mastri e sottoconti) in modo coerente anche ai risultati che si vogliono ottenere in contabilità analitica. |
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