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La gestione della contabilità, una volta completata l'impostazione iniziale delle tabelle e degli archivi, si compone di 3 momenti:
- la gestione corrente (o gestione giornaliera);
- le elaborazioni e le stampe periodiche;
- le elaborazioni e le stampe di fine esercizio;
In particolare, la gestione corrente prevede, normalmente:
- la manutenzione delle tabelle e degli archivi predisposti nella fase di impostazione (per esempio, l'inserimento di nuove anagrafiche clienti e fornitori, l'ampliamento del piano dei conti con nuovi mastri e nuovi sottoconti, l'integrazione della tabelle delle causali con nuovi tipi di registrazioni contabili, ecc.);
- la stampa di tabulati relativi ad informazioni contenute negli archivi anagrafici dei clienti e dei fornitori;
- l'inserimento delle registrazioni contabili nell'archivio dei movimenti di prima nota, con i vari strumenti generici (Prima Nota) e specializzati (Prima Nota Corrispettivi , Prima nota da scadenze, gestione distinte effetti/incassi/pag., gestione insoluti)
- la generazione di registrazioni relative all'emissione di Ric. bancarie, di presentazione effetti, di ricevimento di insoluti (se si gestiscono anche partite e scadenze, tipico di installazioni aziendali di Business)
- l'emissione di distinte di autorizzazione al pagamento di effetti e rimesse e bonifici (idem come sopra)
- la visualizzazione o la stampa di controllo delle registrazioni di prima nota inserite;
- la stampa o la visualizzazione dei partitari e degli estratti-conto relativi ai vari sottoconti (singoli fornitori o clienti, singole banche, il conto cassa, gruppi di sottoconti o di clienti o di fornitori, ecc.);
- la manutenzione dell'archivio delle scadenze (scadenziario) cioè l'inserimento delle nuove scadenze e la dichiarazione di saldato per le scadenze già onorate (sempre se si opta per la gestione di partite e scadenze);
- la stampa dello scadenziario.
Nelle elaborazioni e stampe periodiche si comprendono:
- la stampa di un bilancio di verifica;
- la stampa del libro giornale, o di registro cornologico professionisti, o di registro incassi/pagamenti
- la stampa dei singoli registri I.V.A. (acquisti, vendite, corrispettivi, ecc.);
- la determinazione e stampa della liquidazione I.V.A. del periodo (mese o trimestre);
- la stampa mensile del Plafond di acquisti in esenzione Iva
- Generazione di registrazioni relative a ratei e risconti (attivi e passivi)
- Stampa bilancio Cee o Bilancio Riclassificato (o altra riclassificazione) su Excel; oppure la generazione di file per il passaggio dei dati al software 'bilancio Europeo' de 'Il Sole 24 Ore', oppure a 'Notagen' (l'applicazione integrata con Business per la gestione di bilancio cee, nota integrativa, riclassificazioni di bilancio)
- La generazione dei dati (file ascii) per alimentare la gestione F24 (se è presente il modulo F24)
Nelle elaborazioni di fine esercizio rientrano invece:
- la chiusura e riapertura automatica dei conti;
- la stampa dei dati per la dichiarazione annuale Iva;
- Attivazione nuovo esercizio;
- Storicizzazione esercizio precedente.
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