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La gestione del modulo della contabilità analitica duplice contabile | |||
Approfondiamo in questa parte alcuni aspetti della gestione del modulo della CADC, facendo alcuni esempi che possono essere replicati partendo dal database predisposto PROVACADC. Note sulla gestione dei documenti di magazzino con la CADC Creiamo innanzitutto un DDT emesso di vendita per 5 pezzi di PF1:
Lancia poi la stampa prima nota CA, selezionando come tipo di stampa lo scenario preimpostato per origine magazzino.
Ci ritroveremo appunto la registrazione sul conto preso dalla tebella contropartite ditta vendite prodotti/fatture da emettere.
Realizziamo poi la fattura differita del DDT emesso creato!
Rilanciando la stampa prima nota CA, selezionando come tipo di stampa lo scenario preimpostato per origine magazzino oppure lo scenario preimpostato per origine CG, questa non riporta alcun riferimento alla bolla o alla fattura differita, non riportando in entrambi i casi nessun risultato.
Procedendo poi alla contabilizzazione della fattura diff. emessa.
Rilanciando questa vota la stampa prima nota CA, selezionando come tipo di stampa lo scenario preimpostato per origine CG.
Ci ritroveremo questa volta la registrazione di CA sul conto vendite prodotti/conto di collegamento.
Quindi come già accennato nell'argomento precedente L'impostazione iniziale della CADC nella parte della Contropartite ditta: "Nel momento in cui ci arriva una DDT ricevuto e lo andiamo a registrare, al suo salvataggio, il sistema genera in base alla contropartita una registrazione con costo in dare per il Conto CA e in avere sul conto Conto CA x conto giro. Successivamente quando viene creata la registrazione della fattura differita che riepiloga il DDT ricevuto la registrazione fatta prima viene eliminata (NB: in questo stadio siamo in una situazione di limbo, infatti in CA non vi è alcuna registrazione). Infine quando andiamo a contabilizzare la fattura, nel momento della registrazione in CG, viene creata anche quella di CA con costo in dare sul Conto CA e in avere il ripettivo Conto di collegamento definito in CA. Qundi le registrazione che in CA movimentano i conti fatture da emettere\ricevere sono automatiche e sono vive nella misura in cui rimane in vita una bolla non fatturata, quando faccio la fattura della bolla in questo momento viene distrutta la registrazione di CA della bolla (qui rimane un buco in quel momento), infine nel momento in cui contabilizzo la fattura vengono acquisite le registrazioni in CA e in CG. Se cancello la fattura rigenero la registrazione della bolla (NB: non si può più modificare una bolla se la fattura è contabilizzata). I documenti di magazzino che al loro salvataggio finiscono in analitica tramite automatismo sono bolle emesse\ricevute, carichi da produzione e bolle di movimentazione interna, mentre fatture immediate emesse e fatture differite solo al momento della contabilizzazione. Discorso a parte va fatto per le fatture imm. ricevute, le quali non è detto che una volta inserite le posso subito portare in contabilità con la contabilizzazione, anche perché ci potrebbero essere prima dei passaggi (magari la verifica della merce) , quindi si consiglia in questi casi di registrare (a fronte di una fatt. imm. ric.) un DDT ricevuto da poi riepilogare con una fatt. diff. (attribuire magari per questi una serie particolare). L'utilizzo in questo caso di un DDT ricevuto comporta al suo salvataggio la rilevazione in CA del costo tramite l'automatismo descritto prima. Sempre in questo caso a fronte di merce avariata, emetteremo un ddt di reso al fornitore che va subito in CA, che poi andremo a riepilogare al ricevimento della nota di accredito diff. ric. del fornitore e successiva contabilizzazione (questo rispettivamente eliminala la registrazione fatta con l'automatismo e genera le registrazioni di CG e CA). Le note acc. emesse\ricevute, addebito emesse e note acc. emesse\ricevute diff. vanno in CA solo al momento della loro contabilizzazione." Note iniziali sulla gestione schemi budget e budget In questa parte iniziamo a vedere le prime funzionalità riguardo alla gestione degli schemi budget (modelli) e i budget, la loro duplicazione da un esercio all'altro e la stampa budget. Creiamo a questo punto un documento di carico per PF1 di 10 unità:
A questo punto iniziamo ad introdurre quanto riguarda gli schemi di budget e budget, procediamo come prima cosa ad accedere alla voce 'Tabella revisione' M-5-C, per duplicare tutti gli schemi budget e i budget del 2011 nel 2012, per cui una volta avviato il programma delle revisioni, premere il pulsante apri e indicare (come da immagine sotto) il gruppo azienda ed il nuovo anno 2012.
Premere poi il pulsante 'Nuova revisione'
Indicare la revisione 0 per il 2012, copiandola dalla revisione 2 del 2011
a questo punto apparirà la domanda sotto, alla quale occorre premere Sì, per duplicare tutti gli schemi budget e budget dalla 2011/rev.2 alla 2012/rev.0
A questo punto lanciando la stampa budget possiamo selezionare la tipologia 21 associata all'articolo PF1 nella sua anagrafica, selezionando il budget appena creato dalla duplicazione precedente (2012/rev.0). Impostiamo un titolo alla stampa e selezioniamo come tipo di analisi l'analitica con movimenti.
Otterremo in questo modo una stampa budget (definita nel programma gestione budget M-5-2) con i dati del carico appena inserito (più i dati della vendita dell'esempio di prima).
Gestione prima nota CADC Per la CADC oltre ad imputare informazioni tramite magazzino o CG, e possibile inserire informazioni anche direttamente da prima nota di analitica, attraverso l'apposito programma, per esempio:
Gestione manodopera/timesheet Come prima cosa facciamo notare che in questa versione di CADC nella tabella operai tramite il tasto in toolbar dell 'Qualifiche professionali' è possibile
per ogni esercizio/revisione
diversificare per mese il codice qualifica (NB: ancora questi dati non sono gestiti, ma sono stati già predisposti per implementazioni future).
Per gestire i timesheet basta utilizzare l'apposito programma in M-2, inserendo esercizio e causale di CA, ovviamente la gestione è simile alla precedente versione di CA, ma diversificando/creando più causali di CA questa nuova versione permette di pilotare/proporre diversi scenari che aiutano/semplificano all'utente l'inserimento di queste informazioni (per esempio proponendo il conto).
Schemi budget e budget Attraverso la CADC abbiamo la possibilità di creare dei budget, che sono una sorta di schema fatto a 2 livelli che chiameremo per convenzione sezioni e voci, le voci vengono poi agganciate ai conti di CA in un momento successivo. Le sezioni dei budget le possiamo definire nella tabella M-5-B e non hanno alcun vincolo come ditta, schema, ... quindi possiamo definire delle voci che possono essere usate in uno o più schemi budget, inoltre è possibile specificare un ordinamento per tali voci senza vincolarle al codice assegnato al momento della loro creazione.
Le voci di budget servono ad aggevolare la composizione dei budget anzichè crearli e dettagliarli ogni volta. La tabella si gestisce dal programma M-5-A e solitamente si vanno a dettagliare le sezioni create in precedenza (NB: non ci sono legami in quanto saranno legate in fase di creazione del budget).
Nelle voci budget è possibile assegnare oltre al codice e alla descrizione, il combo dare/avere in modo che la voce venga riportata sempre con segno positivo, ma dove il valore dipende da quanto qui specificare (dare/avere), una unità di misura ed il tipo voce:
Queste due tabelle vengono solitamente gestite dal controller che a volte non conosce neanche la composizione dei conti di CA che vanno ad alimentare una voce budget. Una volta generate sezioni e voci è possibile definire uno schema budget dalla voce di menu M-5-1. Uno schema budget è definito da un tipo, tipologia entità, gruppo aziende, esercizio, codice aggregazione e revisione. Esiste per i budget quindi un concetto di revisione che ci permette di mantenere, ad esempio, un schema budget e di modificarlo poi salvandolo su di una nuova versione.
Questo è il programma che ci permette di costruire il nostro schema budget ed associare le sezioni con le voci. Inoltre per le varie voci è possibile specificare il dettaglio dei conti coinvolti se sono di tipo imputate:
oppure il driver di ribaltamento se sono voci generate da ribaltamenti. Nella griglia di dettaglio troviamo poi oltre a sezione e voce (oltre alla possibilità di specificare il dettaglio conti o il driver di ribaltamento):
Generato lo schema è possibile gestire (creare e poi mantenere) un budget vero e proprio, imputando ad esempio i dati di preventivo, mettendoli a mano oppure con la funzione di suddividi nei mesi presente sotto strumenti.
I dati a consuntivo invece vengono alimentati al momento del lancio della stampa budget/consuntivo.
Si vuole comunque far notare all'utente che non è sempre necessario ricorrere ai budget, come già accennato nel capitolo precedente (L'impostazione iniziale della CADC ) potrebbe essere sufficiente utilizzare la stampa consuntivi su Excel M-6-A.
I modelli (.xls) riclassificati presenti nel database di provacadc di consuntivazione su excel:
non sono altro che copie del file rinominato bscxcexl.xls distribuito da Nts informatica installato nella directory Office. Non basta comunque copiare e rinominare tale file occorre anche realizzare i collegamenti, per esempio:
Ora utilizzando la stampa consuntivi su Excel impostata prima, creerà un file .xls
che conterrà il valore del conto appena collegato delle vendite prodotti finiti
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