Data ultimo aggiornamento: 01/04/2014

La gestione dei contatori e della fatturazione costo\contatore del customer service

Con Customer Service è possibile gestire anche contratti di noleggio (o di assistenza) che prevedono una quota fissa periodica (un canone), più una quota variabile che dipende da uno o più 'contatori' (oppure anche che abbiano solo la quota variabile , e canone zero) . Questi approcci sono tipici nell'ambito delle attività di assistenza/vendita di apparecchiature come i fotocopiatori (ed in misura minore delle stampanti laser); in tali casi i contatori sono quelli che registrano il numero delle copie stampate (e la quota variabile è detta anche 'costo-copia') . Certi apparecchi sono dotati di più di un contatore : per esempio uno per le copie in A4 (o formato standard) in bianco e nero, una per le copie in A3 (o grande formato) in bianco e nero, una per le copie in A4 a colori e una per le copie in A3 a colori. I prezzi del 'costo-copia' sono in tal caso definiti separatamente per ogni tipologia di stampa.

Per gestire queste situazioni, pertanto :

• i contratti devono prevedere le condizioni commerciali applicate
• deve essere possibile registrare periodicamente le letture dei contatori su ciascun apparecchio sottoposto a contratto di assistenza o di noleggio
• il programma di fatturazione deve addebiatre il cliente un canone anticipato (se presente) e in via posticipata le eventuali quote variabili dipendenti dai contatori (dalle letture dei contatori)

Per attivare ed utilizzare tutto questo occorre :

• settare in tabella 'Tipi Contratto' se trattasi di assistenza o noleggio, e se (importante) si vuole gestire il 'Costo per contatore' (deve essere attivato)
• ogni apparecchio sottoposto ad un contratto di questo tipo deve essere presente nell'anagrafica delle matricole
• in gestione contratti, indicare un tipo contratto che prevede il costo per contatore, gestire 'per riga' la fatturazione, e su ciascun apparecchio (modello e matricola; già esistente in anagrafica matricola) nel corpo del contratto specificare il canone (che si riferirà sempre al periodo canone indicato nella testata del documento ; perciò eventuali canoni mensili vanno rapportati solitamente ad anno, di norma) , ed indicare per uno o più (fino a 4) contatori, sia il costo-copia (o prezzo contatore) al di sotto di una soglia-contatore che al di sopra della soglia-contatore, che il valore della soglia : la soglia contatore permette di definire pertanto due scaglioni di prezzo, in termini di contatore-mese o copie-mese (NB: sempre al mese ci si riferisce in questo campo!! Indipendentemente dal periodo di rilevamento effettivo del contatore) ; per esempio per dire che al di sotto delle 1000 copie al mese non si paga perché forfettizzato nel canone e oltre si paga 0,0005 euro a copia, indicare nei due prezzi rispettivamente 0 e 0,0005, e nel campo 'soglia contatore 1' indicare 1000 . Altro esempio: per dire che al di sotto delle 2000 copie al mese si paga 0,0010 euro a copia e oltre si paga 0,0003 euro a copia, indicare nei due prezzi rispettivamente 0,0010 e 0,0003, e nel campo 'soglia contatore 1' indicare 2000
• registrare periodicamente (ogni fine periodo di fatturazione) con il programma 'Anagrafica matricole', utilizzando l'apposita funzione, i valori assunti dai contatori (ai fini della fatturazione successiva). NB: la rilevazione periodica (di fine periodo) dei valori dei contatori si riferisce SEMPRE al periodo di fatturazione; ciò significa che posso avere canoni annuali (in testata contratto), fatturazione trimestrale (o mensile) e in tal caso la rilevazione dei contatori deve essere trimestrale (o mensile nel secondo caso), non di altro tipo; lettura e fatturazione seguono la stessa logica temporale. è ammesso che si possa 'saltare' una lettura; in tal caso nel periodo di fatturazione in oggetto non verrà addebitato alcuna quota variabile; il calcolo dello stesso sarà rimandato al periodo successivo di fatturazione, conteggiando la soglia-contatore due volte per determinare i prezzi unitari. NB: non si deve cambiare il periodo di fatturazione in corso di contratto, per evitare problemi nei conteggi delle soglie e dei contatori

  NB: si assume che l'azienda possa saltare occasionalmente la lettura dei contatori, e difatti il programma risale alla lettura precedente, ma NON è possibile saltare la fatturazione. Ad esempio: NON è possibile avere un contratto con fatturazione mensile, fare la lettura contatori al 31/07, 31/08, 30/09 e emettere fattura solamente al 31/07 e 30/09 (la fattura del 30/09 riporterebbe esclusivamente la differenza tra i contatori rilevati a fine settembre e fine agosto).

• Richiedere periodicamente la fatturazione dei canoni e delle quote variabili, con il programma 'Fatturazione canoni'. Il programma provvederà a determinare per quei contratti che lo prevedono, la quota fissa (se indicata) e la quota variabile (se applicabile) e ad esporle in modo predeterminato in fattura, utilizzando come codici articolo e come contropartite le stesse utilizzate per la quota-canone.

NB: al momento del rinnovo se c'è una % di rivalutazione essa agisce anche sui costi copia. Se ci sono letture sospese, non ancora fatturate, esse verranno fatturate con i nuovi prezzi. Pertanto si consiglia, prima di lanciare la generazione dei rinnovi, per chi ha i costi copia, di assicurarsi di avere già provveduto alla fatturazione dei vecchi contatori, se vuole applicare il vecchio prezzo copia.

Esempio di gestione :

Il tipo di contratto deve avere la spunta su Gestione costo contatore.

Nella tabella rilevamento contatori devono essere inseriti almeno due rilevamenti, il primo potrebbe essere il valore iniziale oppure il rilevamento di periodo inferiore, la fattura verrà fatta in base al delta tra la seconda e la prima rilevazione (nell'esempio 300-0 = 300).

In questo esempio è stato messo un costo di 1 euro per le prime 100 unità rilevate e di 5 euro per le successive fino a 1000.

Nella fattura canoni occorre impostare come data documento quella del rilevamento da fatturare.