Per attivare il modulo Customer Service su un database azienda/ditta già esistente seguire questi passi : - abilitare il modulo CS (installare una chiave di attivazione che prevede il modulo Customer Service, e modificare le impostazioni globali in 'Inizializzazioni globali' per abilitare il modulo relativo, idem nei servizi dell'anagrafica ditta )
- inserire la tabella 'Qualifiche professionali'
- inserire nella tabella operai ed impiegati i tecnici dell'assistenza, con associata la relativa qualifica professionale; è importante in questa tabella identificare con l'apposita spunta ('Addetto al customer service') le persone che sono 'tecnici', quelle cioè persone di cui voglio gestire l'agenda dei relativi impegni (cioè le attività previste legate alle chiamate)
- da 'Anagrafica ditta' impostare l'organizzazione in modo corretto , utilizzando non più il codice contatto , ma bensì indicando, in particolare, almeno nome cognome, e (molto importante!) codice operatore collegato, e codice operaio , per i tecnici ; devono essere infatti codificati nell'organizzaizone della ditta tutte le persone coinvolte nei processi aziendali gestiti dal CS, e se sono anche utilizzatori di Business e / o tecnici deve essere associato a ciascuno di essi il codice operatore e il codice operaio relativo. Eventualmente, settare a 0 la proprietà globale del registro di Business Gesttabcont per informare il sistema che non si vuole codificare nella tabella contatti le persone dell'organizzazione ditta e dell'organizzazione leads/clienti/fornitori (NB: se nell'installazione di Business è presente il modulo Project Management è invece obbligatorio utilizzare la tabella contatti per tutte le persone di tutte le organizzazioni, come era nelle versioni 10 e precedenti ! Ciò non impedisce tuttavia di utilizzare il modulo CS)
- se è presente il modulo CRM, occorre inserire tali operatori nella tabella 'Accessi CRM per operatore', senza limitazioni (cioè con accesso in modifica e in visualizzazione su tutti i lead, e con accesso ai fornitori). (vedi anche guida/manuale modulo CRM in proposito)
- per ragioni di sicurezza dei dati gestionali gestiti da Business, definire correttamente gli accessi a singoli programmi ai nuovi utenti (i tecnici), anche assegnandoli ad un ruolo (o più ruoli) specifico/i e configurare gli accessi alle funzioni di particolari maschere/programmi
- impostare l'opzione di registro di Business GestAnaext a -1 su bs?clie\opzioni , se si ritiene utile utlizzare il sistema delle estensioni anagrafiche
- da "Definizione estensioni anagrafiche" (bs?aext , da menu 1.H.J) definire i campi sia per clienti, destinazioni clienti, leads (così si creano i records vuoti nella tabella delle estensioni anagrafiche per i clienti esistenti)
- sempre da 'Definzione estensione anagrafiche' , definire, se ritenuto utile, i campi aggiuntivi per la gestione delle matricole.
- impostare le nuove tabelle CS (nell'ordine) : Tipi SLA, tipi di attività , tipi chiamate, tipi contratti , causali chius/sosp, modalità acq. Contatto/lead/chiam.
- caricare la tabella 'Personalizzazione Customer Service', per definire correttamente una serie di codici da utilizzarsi da parte di alcune procedure automatizzate (o come valori di default)
- eseguire il programma 'Crea leads da clienti/ destinazioni' (bscrcrle, da menu V.F ) per riempire in fase iniziale la tabella dei leads con i clienti e le destinazioni preesistenti (decidendo cosa fare dei clienti potenziali già inseriti in archivio clienti)
- settare da registro di Business l'opzione GeneraAllole = -1 se si vuole (è consigliabile) salvare in 'Oggetti allegati' anche i riferimenti ai file word/pdf generati dal programma 'Gestione offerte'.
- se si vuole, attivare la gestione del log delle attività sia per le modifiche che per le elaborazioni settando da registro di Business le opzioni globali GestActlogD = -1 e GestActlogE = - 1
- attivare, se auspicabile, l'opzione di registro Nomesottocartella (oppure: Nomesottocartella) per indicare in quale sottocartella della directory BusOffice (che risiede di norma sul server) inserire i .doc generati da 'Gestione offerte' (NB: il valore OPNOME , se indicato, verrà sostituito automaticamente col nome dell'operatore corrente, come nome di ingresso nella procedura) La cartella deve essere già presente!
- codificare in modo opportuno i codici articoli (vedi anche più avanti il paragrafo 'Integrazione con gestione magazzino e contabilità analitica); in particolare settare opportunamente i campi 'Mesi garanzia in vendita' e 'cod. Articolo vendita ricambio', 'cod. Articolo canone assistenza' e 'cod. Articolo canone noleggio'
- configurare opportunamente e convenientemente (in base alle preferenze dell'operatore singolo) le griglie del programma 'Gestione Customer Service', utilizzando le funzioni solite amministrative di Business.
- configurare, se ritenuto auspicabile, l'opzione GeneraAllole (della cartella OPZIONI) sui programmi interessati alla generazione di lettere/documenti (su BSCRGSOF, ecc.) se si vuole che i documenti emessi siano ricollegati automaticamente negli oggetti OLE dell'anagrafica clienti e anagrafica leads.
Attenzione! Se si utilizzano procedure o profili di import dati, che riguardano l'acquisizione di anagrafiche clienti, occorre modificarle per generare, assieme alle nuove anagrafiche clienti, (o modifica delle anagrafiche esistenti) anche le relative anagrafiche leads (o modifica delle anagrafiche lead collegate). |
