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Non esiste un ordine univoco per l'inserimento di tabelle e archivi, anche perché in molte installazioni potrebbe non essere necessario inserire tutte le tabelle e gli archivi in oggetto.
Tuttavia esistono delle priorità da tener presente nella scelta dell'ordine di inserimento.
A parte alcune tabelle che fanno eccezione, è possibile inserire gran parte delle tabelle, al momento dello inserimento degli archivi. Per esempio è possibile inserire le varie modalità di pagamento al momento dell'inserimento di clienti e fornitori, a tal scopo è sufficiente dal campo Codice pagamento utilizzare la funzione Zoom con F5 ed all'interno della finestra di Zoom stessa, premere il pulsante Gestione che richiama il programma di gestione delle modalità di pagamento (è possibile anche passare da smart-art).
I principali vincoli di cui sopra accennato sono i seguenti :
- Prima di creare una ditta occorre aver creato il piano dei conti (almeno a livello di tipologia piano dei conti)
- Prima di creare una ditta ed è gestita l'anagrafica generale, occorre aver creato l'anagrafica della ditta nell'anagrafica generale
- Prima di creare tabelle per ditta occorre avere, naturalmente, creato la anagrafica ditta
- Nell'inserimento del piano dei conti occorre seguire la gerarchia implicita nella struttura del piano dei conti, per cui non è possibile inserire sottoconti se non sono stati inseriti prima i mastri, ma d'altra parte non è possibile inserire i mastri se non sono state inserite le classi, e non si possono inserire le classi se non sono stati inseriti i gruppi, e non è possibile inserire gruppi senza aver inserito il tipo di piano dei conti
- La tabella delle contropartite ditta richiede il preventivo inserimento del piano dei conti e della tabella comune contropartite
Per motivi di completezza indichiamo anche i principali vincoli di precedenza esistenti per le altre tabelle ed archivi. Vincoli di precedenza nell'ordine di inserimento sono dunque anche i seguenti:
- Prima di inserire le causali di contabilità occorre aver già inserito almeno le contropartite globali/comuni
- Prima di inserire i magazzini/depositi/terzisti è bene avere già inserito clienti e fornitori
- Prima di inserire tipi bolle/fatture, inserire causali di magazzino, magazzini/depositi/terzisti, codici iva, centri di contabilità analitica, contropartite comuni
- Prima di inserire le tabelle di personalizzazione acquisti, vendite, occorre aver già inserito codici iva, sottoconti, causali di magazzino, causali di contabilità, magazzini/depositi/terzisti, tipi bolle/fatture, contropartite comuni
- Prima di inserire i sottogruppi merceologici inserire i gruppi merceologici
- Prima di inserire articoli di magazzino è bene aver inserito anche le tabelle denominate 'Tabelle per anagrafiche clienti fornitori' e 'Tabelle per anagrafiche articoli', nonché i clienti ed i fornitori
- Prima di inserire la tabella operai, inserire contropartite acquisti/vendite, centri di contabilità analitica e tipi di lavorazione
- Prima di inserire l'anagrafica delle commesse di contabilità analitica, inserire i clienti ed i fornitori
- Prima di inserire la tabella agenti, inserire la tabella Enasarco
Riprendiamo qui un possibile ordine di inserimento dei dati, tenendo presente che mantenendo l'uso delle tabelle standard alcuni di questi passaggi possono essere evitati, e che certe tabelle/archivi sono necessarie solo in presenza di uno o più moduli:
- Creazione del nuovo database-azienda utilizzando il programma 'Gestione aziende-database' ed eventulamente copiare una o più delle tabelle non per ditta, tra cui piani dei conti, codici iva, pagamenti, causali, ... da altro data base azienda, sempre utilizzando la 'Gestione aziende database'
- Entrare con Business suil nuovo database e predisporre un nuova tipologia piano dei conti
- Creare almeno una anagrafica generale con i dati della ditta da creare (necessario solo è gestito il modulo 'anagrafica generale')
- Creare una nuova ditta col programma 'Anagrafica Ditte'
- Predisporre gruppi, classi, mastri e sottoconti del piano dei conti scelto nella ditta creata
- Predisporre le tabelle comuni/globali applicabili, in particolare contropartite generali, causali di contabilità, codici iva, pagamenti, valute, causali magazzino, personalizzazione xontabilità generale, personalizzazione vendite e personalizzazione acquisti
- Inserire le Contropartite del piano dei conti (PDC)
- Creare le tabelle ed archivi per ditta come banche, categorie, zone, clienti e fornitori per ditta, etc.
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