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L'anagrafica generale | |||
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Come già osservato, l'Anagrafica generale è un archivio comune pensato per contenere i dati anagrafici di tutti i soggetti che possono interessare in qualche modo la gestione. In particolare quindi, per una azienda i clienti ed i fornitori; per uno studio commerciale le ditte, i clienti ed i fornitori delle ditte, i rappresentanti fiscali ecc. In generale l'utilizzo dell'anagrafica generale può risultare un appesantimento nelle gestioni aziendali soprattutto su installazioni di una singola ditta o di poche ditte non collegate/relazionate fra loro, in quanto non si pone praticamente mai il problema di gestire archivi di clienti/fornitori comuni. D'altra parte, l'utilizzo dell'anagrafica generale risulta indispensabile negli studi commerciali che hanno problematiche di gestione di centinaia di ditte e dei relativi clienti/fornitori ad esse associati (clienti/fornitori che spesso e volentieri possono essere comuni). Proprio in virtù di queste considerazioni il programma/modulo dell'anagrafica generale è distribuibile a richiesta sulle installazioni tipicamente aziendali di Business Easy ed Excellence. In fase di creazione di una Anagrafica Generale, proprio per la varietà dei soggetti che possono essere suoi costituenti (ditte, clienti o fornitori, rappr. fiscali, ecc.) risultano determinanti le seguenti informazioni:
informazione che piloterà la richiesta di altri dati, quali ad esempio i dati di nascita (se trattasi di persona fisica) i dati di costituzione (se trattasi di persona giuridica)
informazione che piloterà la richiesta di dati aggiuntivi se il soggetto è non residente (cioè non italiano)
Una volta inserita una nuova anagrafica generale, oltre ad essere alimentato l'archivio predisposto a contenere tale informazione, sarà alimentato anche un archivio (Storico dell'Anagrafica Generale) adibito a contenere la storia di tutte le modifiche effettuate sui dati che la costituiscono. Ciò proprio per fare in modo che sia sempre possibile ricostruire nella sua interezza (per stampe/interrogazioni, per semplice consultazione o modifica) una particolare anagrafica con i dati ad essa relativi validi ad una certa data. In considerazione di ciò, quando si vuole visionare una Anagrafica Generale già esistente, viene sempre richiesta preventivamente dal programma una data ('Data di modifica') che sarà usata per visualizzare i dati dell'anagrafica generale validi alla data appena indicata. Se in anagrafica cliente viene modificato un qualsiasi campo (anche un campo non presente in anagrafica generale ma solo in anagrafica cliente), viene comunque generato un nuovo record di anagrafica generale. D'altra parte la modifica di un qualche dato relativo ad una determinata anagrafica, avrà come conseguenza la registrazione, nell'archivio adibito a contenere lo storico di tale anagrafica, di tali variazioni alla data specificata. La gestione di una storicizzazione delle informazioni costituenti una anagrafica generale, risulta molto utile in ambito fiscale quando sono frequenti stampe/dichiarazioni che devono effettuare ricostruzioni 'a data' di specifiche anagrafiche. Nota bene: i soli programmi che utilizzano i dati anagrafici storici dell'anagrafica generale, ai fini delle stampe, per i clienti/fornitori, sono i seguenti:
L'archivio contenente la 'storia' di tutte le modifiche apportate nel tempo ad una anagrafica generale è sempre accessibile, una volta selezionata una determinata anagrafica generale, attraverso l'apposito pulsante Storico Anagrafica. Della struttura di una anagrafica generale fanno parte anche gli Indirizzi. Infatti per ogni anagrafica generale è sempre possibile caricare i dati relativi alla Sede anagrafica; ma a seconda delle varie casistiche/tipologie di soggetti costituenti la anagrafica stessa, può essere necessario indicare tutta una serie di altri indirizzi. L'effetto finale è quello di potere avere più indirizzi per una stessa anagrafica generale. Questi indirizzi aggiuntivi si dividono in 2 gruppi principali:
(NB: quello che segue in questo paragrafo fino al segnalibro ** è particolarmente indirizzato ad un uso di Business Consultant; per le installazioni aziendali di Business è possibile passare al testo successivo al segnalibro **) I 4 indirizzi speciali di una anagrafica generale (che si vanno ad aggiungere all'indirizzo della Sede anagrafica indicato direttamente nella anagrafica generale stessa) sono accessibili ciascuno singolarmente attraverso un apposito pulsante; a ciascuno di essi è associato un codice identificativo fisso e univoco a livello di database azienda; spesso e volentieri sono obbligatori da inserire. Tali indirizzi (con l'analogo pulsante per accedervi) sono i seguenti:
Segue un prospetto che a seconda della casistica/tipologia del soggetto costituente la anagrafica generale, indica quali indirizzi (fra quello indicato direttamente in anagrafica generale ed i 4 'speciali') sono obbligatori e che cosa devono di volta in volta contenere.
(**) Per quello che riguarda eventuali altri indirizzi aggiuntivi, è sufficiente osservare che possono essere inseriti (in numero qualsiasi) attraverso l'apposito pulsante Altri Indirizzi, ma non con uno dei codici identificativi riservati ai 4 indirizzi speciali di cui abbiamo appena parlato. N.B. Anche per ciascuno degli indirizzi specifici di una determinata anagrafica viene tenuta traccia delle variazioni 'a data' che si sono via via susseguite nel tempo. Abbiamo dunque un archivio adibito a contenere lo storico di ciascun indirizzo, a cui si può accedere con l'apposito pulsante Storico Indirizzo direttamente dalla finestra contenente i dati relativi all'indirizzo stesso. Il meccanismo con cui tale storico viene alimentato e le motivazioni che hanno portato alla sua introduzione sono gli stessi di quelli già esposti parlando di anagrafiche generali di cui gli indirizzi sono parte integrante. Ricostruire 'a data' le informazioni relative ad una determinata anagrafica generale significa dunque ricostruire 'a data' sia la anagrafica che ciascuno dei suoi indirizzi. Abbiamo già detto che è possibile in fase di creazione di una anagrafica cliente/fornitore per una certa ditta (mediante il programma 1.1 "Anagrafiche clienti/fornitori ditta") agganciare/collegare una anagrafica generale; e questo anche per potere avere una gestione semplificata per tutti quei clienti/fornitori che potrebbero essere comuni a più ditte. D'altra parte anche in fase di creazione di una anagrafica ditta (mediante il programma 1.C.1 Anagrafica Ditta), è possibile agganciare/collegare una anagrafica generale (è obbligatorio farlo in presenza del modulo anagrafica generale). In considerazione di tutto ciò, è importante evidenziare che una modifica apportata ad una determinata anagrafica generale si ripercuoterà su tutti i clienti/fornitori delle varie ditte e su tutte le anagrafiche ditte che sono agganciate alla anagrafica generale stessa (vale ovviamente anche il viceversa). Ciò è vero anche se tale modifica viene effettuata su uno o più indirizzi dell'anagrafica stessa, in quanto esistono anche gli indirizzi dei clienti/fornitori delle ditte e gli indirizzi delle anagrafiche ditte e dunque devono anche essi rimanere tutti fra loro allineati. Se si vuole operare una modifica anagrafica che valga a partire da una certa data specifica (magari retroattiva, es dal 1/1/2017), la modifica va effettuata utilizzando necessariamente il programma 'Anagrafica generale' che mi permette appunto di indicara la dati inizio valiità , e non utilizzare i programma 'Anagrafica clienti fornitore ditta' o 'anagrafica ditta', che operano si sempre sulle stesse informazioni ma sempre con data validità della variazione pari alla data del sistema. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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