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Il piano dei conti (i piani dei conti) è (sono) un archivio comune, ma a differenza delle tabelle comuni, i diversi piani dei conti esistenti possono essere utilizzati ognuno per singole ditte oppure per gruppi di ditte.
Il piano dei conti è organizzato a livelli gerarchici, pertanto per caricare un piano dei conti occorre procedere in ordine. Le tabelle che costituiscono il piano dei conti sono:
- Tipologie PDC
- Gruppi
- Classi
- Mastri
- Sottoconti
Ciascuna ditta, all'interno del database azienda, deve avere obbligatoriamente un piano dei conti.
Tuttavia esiste (si può individuare) anche un 'piano dei conti della ditta', che è costituito da gruppi, classi, mastri della tipologia di PDC associata alla ditta, nonché, all'ultimo livello da:
- I sottoconti del PDC a cui la ditta è associata
- Eventuali sottoconti specifici della ditta, quindi non riscontrabili/non presenti nel PDC di partenza (es. le banche specifiche della ditta)
- Eventuali clienti e fornitori collegati all'anagrafica generale (se la gestione della anagrafica generale è presente)
- Eventuali clienti e fornitori non collegati all'anagrafica generale (cioè specifici della ditta)
Il piano dei conti della ditta può essere gestito (all'ultimo livello) con i programmi 1.1 "Anagrafiche clienti/fornitori ditta" (per i clienti e fornitori) e '1.5.7' "Sottoconti Ditta" (per i sottoconti).
Oltre alle tabelle sopra citate (tipologie, gruppi, classi, ecc.) è necessario, solitamente, riempire anche la tabella Contropartite
PDC, per associare a ciascuna voce della tabella comune 'Contropartite', il sottoconto corrispondente nel PDC caricato. La presenza di una tabella comune 'Contropartite' è necessaria in presenza di alcune tabelle (come quelle delle causali di contabilità, o delle tabelle che come la tabella Personalizzazione Vendite contengono i riferimenti per la contabilizzazione di documenti come fatture, note di accredito, ecc.) che non sono legate alla ditta o al piano dei conti, e sono presenti nella gestione di Business più ditte e/o più piani dei conti (tipico degli studi commerciali).
In sintesi il collegamento tra voci del piano dei conti, contropartite ed altre tabelle comuni (come le causali di contabilità) è il seguente:
- La tabella "Contropartite" definisce (con codice e descrizione) una serie di conti in astratto con dei codici brevi (es: 1001=Cassa, 1003=Iva vendite 1002=Iva acquisti 51=Acquisti merci ecc.)
- La tabella 'Contropartite PDC' associa a ciascun codice contropartita, ad un determinato PDC il codice del sottoconto relativo.
Esempio:
1001 Cassa (contropartita) = 1010001 Cassa (sottoconto)
1003 Iva vendite (" ") = 12010001 Iva su Vendite (" ")
51 Acquisti Materie Prime (" ") = 21010001 Merci c/acquisti (" ")
ecc.
- La tabella "Contropartite contabili ditta" associa a ciascun codice contropartita, ad un determinata ditta (basandosi sul PDC della ditta, come sopra definito) il codice del sottoconto relativo.
Esempio:
51 Acquisti Materie Prime (contropartita) = 21010001 Acquisti materiali ferrosi (sottoconto PDC ditta)
ecc.
- Le tabelle comuni che hanno bisogno di riferimenti a voci del piano dei conti, contengono invece dei campi di collegamento alla tabella comune delle contropartite (es. nell'impostazione di una riga di una causale di contabilità potrebbe esserci il cod. contropartita 51 = Acquisti merci da proporre in dare) anziché una specifica voce del piano dei conti.
N.B. è possibile comunque inserire in questi casi, direttamente il codice del sottoconto, se non è abilitata la gestione multiditta; cioè quando si opera tipicamente in ambito aziendale, monoditta e con un solo piano dei conti.
- Quando si utilizza una causale (o altra tabella comune con riferimenti a sottoconti/contropartite), il programma 'risolve', cioè traduce, il codice della contropartita o il codice conto in codice sottoconto come segue:
- Verifica se, nella causale (o riga impostazione causale) per una determinata entità (es. 'Conto iva 1') è indicata un codice contropartita
- Se si,
- Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella 'Contropartite contabili della ditta'; se si, propone il codice sottoconto trovato; se no:
- Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella 'Contropartite PDC' del PDC associato alla ditta corrente; se si, propone il codice sottoconto trovato; se no:
- controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un messaggio di errore (del tipo "Conto non trovato !") oppure propone zero come codice sottoconto
- se no (non indicato un codice contropartita):
- controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un messaggio di errore (del tipo "Conto non trovato !") oppure propone zero come codice sottoconto
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