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Introduzione ai vari tipi di informazioni di Business | |||
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Business gestisce una notevole varietà di informazioni, alcune di esse sono informazioni relative all'installazione di Business stesso, altre relative alla gestione. Tra queste si distinguono: - tabelle comuni a tutte le aziende (tendenzialmente residenti su ARCPROC) - tabelle comuni a tutte le ditte (solitamente residenti sul database-azienda) - tabelle specifiche per ditta (nella struttura sql hanno il campo codditt in chiave primaria) A loro volta le tabelle possono poi essere specifiche di singoli moduli, generali a tutti i moduli o a più moduli (per esempio generali ai moduli contabilità e cespiti). Più in dettaglio: - Archivi/tabelle di procedura (sono comuni a tutte le aziende-database e quindi a tutte le ditte):
- Tabelle comuni (sono comuni a tutte le ditte all'interno di una azienda-database):
- Tabelle per ditta (contengono dati distinti da ditta a ditta):
Fanno storia a se, e richiedono spiegazioni più dettagliate, i seguenti archivi:
L'anagrafica generale è un archivio pensato per contenere i dati anagrafici di tutti i soggetti che possono interessare in un qualche modo la gestione. In particolare, per una azienda, i clienti ed i fornitori; per uno studio commerciale le ditte, i clienti e fornitori delle varie ditte, i rappresentanti fiscali, ecc... Le anagrafiche per ditta (clienti e fornitori) sono invece i dati anagrafici che interessano specificatamente la gestione di una singola ditta. Una anagrafica all'interno di una ditta (per esempio un fornitore, codice 11010022) può essere agganciato/collegato ad una anagrafica dell'anagrafica generale (per esempio ROSSI SRL di Roma, con codice anagrafica generale 856). In questi casi la modifica dei dati anagrafici di una di esse si rifletterà automaticamente sull'altra. L'utilizzo dell' anagrafica generale è richiesto da alcuni moduli, in particolare dalle procedure fiscali, moduli che non richiedono invece l'uso delle anagrafiche per ditta. I moduli contabili che interessano anche le aziende, come per esempio contabilità generale, cespiti, gestione ritenute, gestione magazzino e vendite, richiedono invece obbligatoriamente l'uso delle anagrafiche per ditta (collegate o non collegate ad anagrafiche dell'anagrafica generale), ma non richiedono obbligatoriamente l'utilizzo dell'archivio della anagrafica generale (anche se lo permettono). In generale, l'utilizzo dell'anagrafica generale può risultare un appesantimento nelle gestioni aziendali, soprattutto su installazioni di una singola ditta o di poche ditte non collegate tra loro, mentre invece risulta quasi sempre utile o indispensabile negli studi commerciali, quando si debbono gestire decine o centinaia o addirittura migliaia di ditte. Il piano dei conti è un insieme di dati che può sempre essere condiviso da più ditte all'interno dello stesso database-azienda. A questo riguardo è possibile per esempio creare un piano dei conti denominato PDC-BASE, e poi creare due ditte (ad esempio DITTA01 e DITTA02) ricollegando ad entrambe il codice piano dei conti PDC-BASE. Tuttavia è possibile associare piani dei conti distinti a ditte distinte. Per es. creare due piani dei conti denominati DITTA01 e DITTA02 ed associarli rispettivamente alla ditta DITTA01 e DITTA02. Questa è la modalità normale nelle installazioni aziendali Business di singole ditte o di ditte non collegate fra loro. Con Business vengono rilasciati anche due piani dei conti standard, uno per le imprese e l'altro per i professionisti, denominati rispettivamente 'STANDARD-AZ' e 'STANDARD-PR', che possono essere associati a nuove ditte nella fase di creazione ditte. I piani dei conti standard vengono mantenuti e aggiornati da NTS Informatica, e quando si procede ad un aggiornamento della procedura è possibile procedere anche all'aggiornamento di detti dati. Solitamente NTS Informatica consiglia di non utilizzare direttamente 'STANDARD-AZ' e 'STANDARD-PR' ma di duplicarli con un nuovo codice, per poi utilizzare il PDC duplicato di 'STANDARD-AZ' e 'STANDARD-PR' nelle ditte. Qualsiasi sia il piano dei conti adottato, è sempre possibile inserire nuovi sottoconti specifici per una determinata ditta, che non vengono inseriti nel piano dei conti cui quella ditta è agganciata. Si parla in tal caso di sottoconti specifici per ditta (tipicamente conti come le banche, che differiscono da ditta a ditta, sono sottoconti specifici per ditta) e sono sottoconti che non hanno un aggancio ad un sottoconto presente nel piano dei conti principale di riferimento (un po' come un'anagrafica cliente o fornitore non collegata all'archivio dell'anagrafica generale). Non è possibile tuttavia inserire mastri o classi o gruppi specifici per ditta. Le anagrafiche delle ditte possono anch'esse, come le anagrafiche clienti/fornitori, essere agganciate (collegate) ad anagrafiche facenti parte dell'archivio anagrafica generale, sempre che sia abilitata la gestione dell'anagrafica generale. Pertanto, per esesempio è possibile creare una nuova ditta 'DITTA03' ricollegandola ad una anagrafica dell'anagrafica generale (ad esempio il codice 765 BIANCHI & VERDI SNC) oppure è possibile creare una nuova ditta inserendo i dati anagrafici specifici di essa, senza appoggiarsi sull'archivio anagrafica generale (in generale nelle installazioni in cui è abilitata la gestione dell'anagrafica generale, questo approccio non è consentito, è cioè obbligatorio ricollegare l'anagrafica della ditta ad una anagrafica dell'anagrafica generale). In ogni caso, nel solo caso in cui la ditta è agganciata ad una anagrafica generale, la modifica dei dati anagrafici della ditta si rifletterà automaticamente nell'altra (e viceversa). |
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