Data ultimo aggiornamento: 23/02/2018

Consolle E-mail

Moduli richiesti: CRM, E-mail integrata

La console delle e-mail consiste in una interfaccia per la gestione e visualizzazione delle e-mail in arrivo e in uscita. L'interfaccia è simile a quella che si può trovare negli altri client di posta elettronica:

• A sinistra è presente una struttura ad albero che mostra le cartelle in cui si trovano le e-mail.
• Al centro è presente una griglia che mostra le e-mail presenti all'interno della cartella selezionata.
• Opzionalmente nella parte inferiore della zona centrale è possibile visualizzare un'anteprima dell'e-mail selezionata in griglia.

Se si prova accedere al programma quando l'account di posta non è configurato apparirà come per prima cosa la form "Configura account di posta", se si configura l'account è poi possibile accedere al programma, altrimenti il programma si chiuderà automaticamente.

Albero delle cartelle

L'albero delle cartelle è la struttura che permette di gestire e organizzare le e-mail. è composto da 5 livelli, di cui gli ultimi 3 personalizzabili:

• 1° livello: Indica il nome dell'operatore attuale per il ramo delle e-mail associate al proprio indirizzo e-mail, oppure può indicare l'indirizzo e-mail di una casella di posta in condivisione.
• 2° livello: è la ditta alla appartengono le e-mail nelle cartelle sottostanti.
• 3°-4°-5° Livello: parte della struttura personalizzabile per la gestione delle e-mail. Al terzo livello sono presenti 5 cartelle predefinite non modificabili: Posta in Arrivo, Posta in Uscita, Posta Inviata, Bozze e Cestino.

Nella parte bassa dell'albero è presente una barra con 3 pulsanti che consentono di gestire le propria casella di posta:

• Creare una nuova cartella, verrà chiesto il nome da dare alla cartella e sarà creata ad un livello sottostante alla cartella attualmente selezionata
• Rinominare una cartella, verrà chiesto il nome da assegnare alla cartella selezionata
• Spostare una cartella, viene mostrata una griglia dove è possibile selezionare sotto quale livello spostare la cartella selezionata. L'operazione comporterà lo spostamento anche delle sottocartelle e di tutte le e-mail in esse contenute. è possibile effettuare spostamenti anche tra livelli diversi, ma la struttura non può mai superare il 5° livello (ad esempio non è possibile spostare una cartella di 3° livello con una sottocartella al 5° livello)
• Cancellare una cartella, eliminando tutte le sottocartelle e le e-mail contenute

Ulteriori funzionalità sono presenti premendo con il tasto destro del mouse sulle cartelle:

• Se si seleziona una cartella appartenente al proprio account di posta è disponibile (oltre alle funzionalità di nuova, sposta e cancella sopra descritte) la possibilità di condividere la cartella e relative sottocartelle con un altro operatore di business. La condivisione apre una griglia in cui è possibile aggiungere il nome degli operatori che potranno vedere la cartella, è possibile far si che la visualizzazione sia in sola lettura o con controllo completo. Se la visualizzazione è in sola lettura non sarà possibile rispondere\inoltrare le e-mail presenti o creare nuove e-mail per conto dell'account che sta condividendo.
• l'utente che ha in sola lettura una cartella condivisa, non puo modificare lo status di lettura. Quindi anche nel caso in cui aprisse, o visionasse una email della cartella condivisa in sola lettura, lo status non verra' modificato.
• la griglia che contiene l elenco delle email presenti nella cartella condivisa viene aggiornata quando si effettua un aggiornamento della propria account, e quindi non solo quando si esegue l'aggiornamento di quella sola cartella o sottocartella
• Selezionando una cartella che è stata condivisa da un altro operatore è possibile eliminare la condivisione.

Cartelle speciali

Al terzo livello sono presenti 5 cartelle speciali, che non è possibile modificare o spostare e sono:

• Posta in arrivo: contiene tutte le e-mail ricevute dall'account, questa cartella mostra sempre tutte le e-mail di uno stesso account indifferentemente dalla ditta attualmente selezionata.
• Posta inviata: contiene tutte le e-mail spedite.
• Bozze: se durante la composizione di una e-mail si preme il pulsante salva l'e-mail verrà salvata in questa cartella. Se successivamente l'e-mail sarà spedita verrà automaticamente cancellata dalla cartella bozze. Aprendo un messaggio presente in questa cartella viene avviato l'editor per la composizione delle e-mail.
• Cestino: sono presenti le e-mail cancellate. Cancellando un e-mail dal cestino verrà rimossa definitivamente da business.
• Posta in uscita: le e-mail in fase di spedizione vengono prima salvate in questa cartella e solo a spedizione completata vengono spostate nella cartella Posta inviata. Aprendo un messaggio presente in questa cartella viene avviato l'editor per la composizione delle e-mail.
  Dalla cartella di 'Posta in uscita' è possibile fare un invio massivo di email. Con il click destro sulla griglia delle email, con "Invia mail selezionate" è possibile inviare tutte le email che sono state selezionate. Se non si è posizionati nella 'Posta in uscita' o non sono state selezionate email, il pulsante non è operativo. Anche se nelle opzioni è impostato di non inviare le email, ma di conservarle nella posta in uscita, con 'Invia mail selezionate' da 'Posta in uscita' le email vengono effettivamente inviate.

Griglia delle e-mail

La griglia mostra le e-mail disponibili nella cartella selezionata. Per le cartelle di "Posta in uscita", "Posta inviata" e "Bozze" è disponibile una griglia diversa per poter personalizzare le colonne diversamente, di base nella griglia delle 3 cartelle elencate vengono visualizzati i destinatari e i loro indirizzi e-mail, mentre in tutte le altre viene mostrato il mittente con il suo indirizzo e-mail. Premendo 2 volte su una e-mail viene aperto in una nuova finestra il messaggio tramite il programma di visualizzazione e-mail. Premendo il tasto destro del mouse è possibile utilizzare alcune delle funzioni già presenti in toolbar (spiegate più avanti), inoltre si possono selezionare o deselezionare tutte le e-mail. Se si tiene premuto il tasto SHIFT e viene selezionata una riga diversa da quella attuale, verranno selezionate (tramite spunta) tutte le e-mail comprese tra le 2 righe. Rimane la spunta anche sulle e-mail precedentemente selezionate.

Funzionalità della Toolbar

Ricevi: riceve immediatamente le e-mail del proprio account e di quelli condivisi

Componi: apre il programma per poter inviare una nuova e-mail

Cancella: sposta l'e-mail selezionata nel cestino. Se è già nel cestino la elimina definitivamente. La selezione delle e-mail può avvenire evidenziando la riga interessata in griglia o selezionando tramite la casella "sel." in griglia.

Sposta nella cartella: permette di spostare l'e-mail selezionata (o le e-mail con la spunta su "Sel.") in una qualsiasi cartella appartenente allo stesso account di posta. Se l'e-mail è collegata alle entità di business non è possibile spostarla di ditta.

Rispondi: apre il componente per la composizione delle e-mail predisposto per rispondere all'e-mail selezionata.

Rispondi a tutti: avvia il componente per la composizione predisposto per rispondere sia al mittente che a tutti i destinatari dell'e-mail.

Inoltra: permette di inoltrare l'e-mail selezionata tramite il componente per la composizione delle e-mail

Segna come da leggere: le e-mail selezionate (evidenziandole in griglia o tramite la spunta "Sel.") vengono impostate come non ancora lette.

Vai all'agenda: mostra l'agenda (vedi Agenda, più avanti)

Stampa a video: visualizza a video un'anteprima dell'e-mail da stampare. La stampa non viene fatta tramite Crystal Report.

Anteprima e-mail: mostra o nasconde il rettangolo in basso a destra con l'anteprima dell'e-mail selezionata in griglia.

Agg. automatico griglia e-mail: se attivo la console delle e-mail verrà aggiornata ogni 3 secondi mostrando l'arrivo di nuove e-mail o altre modifiche avvenute.

Visualizza filtri estesi: consente di mostrare le e-mail che hanno uno specifico indirizzo di posta, lead, conto o appartenenti a certi tipi di documento. Se si scegliere un tipo documento ma non si specificano gli estremi cercherà tutti i documenti di quel tipo. Attivando la spunta "Nascondi cartelle" verrà nascosto l'albero delle cartelle e il filtro verrà applicato su tutte le e-mail che l'utente può leggere.

Cerca in grilgia: permette di cercare all'interno delle titolo o del corpo delle e-mail presenti in griglia.

Visualizza solo le e-mail: se le e-mail presenti in griglia iniziano a diventare troppe e si notano dei rallentamenti al cambio di cartella o all'avvio della console è possibile selezionare questa opzione per visualizzare solo le e-mail degli ultimi mesi. Tramite questa opzione è possibile visualizzare solo le e-mail degli ultimi 1, 2, 3, 6 mesi, dell'ultimo anno o tutte.

Modifica firma: apre l'editor html per poter configurare una firma che apparirà all'invio dei messaggi, è possibile creare una sola firma per account e-mail\ditta.

Nota: Il programma non comunica direttamente con programmi esterni di impostazione della firma (ad esempio CodeTwo Exchange Rules), pertanto non è garantito il corretto posizionamento della firma applicata da questi programmi. Consigliamo nel caso di impostare come firma di Business una keyword, e poi impostare il programma di firma esterno di fare riferimento alla posizione della keyword.

Le funzionalità dell'editor html sono spiegate nel capitolo riguardante la composizione e-mail

Opzioni

In questa finestra è possibile definire dei default per ogni utente per l'invio/composizione. Le spunte Priorità alta e Richiedi notifica di lettura permettono di proporre le rispettive spunte già attive/non attive in fase di composizione di una nuova e-mail. Nella parte di composizione è possibile definire il tipo e la dimensione del carattere da proporre nella composizione delle e-mail. La spunta Non spedire le nuove e-mail fa si che al momento dell'invio di nuove e-mail queste non vengano inviate, ma salvate nella posta in uscita, per spedirle occorre poi aprire le e-mail da posta in uscita e confermarne nuovamente l'invio.

Invio automatico avvisi eventi (da gestione attività) quando si genera una attività viene chiesto se si desidera avvisare per e-mail i partecipanti, se si sceglie di avvisare i partecipanti allora appare il programma di composizione delle e-mail che propone il testo del messaggio da spedire. Se si attiva la spunta, il messaggio viene spedito senza dare la possibilità di modificarlo. Questa opzione è per utente.

Utilizza editor Word permette di rendere disponibile in composizione e-mail l'editor Word se installato per compilare il testo dell'e-mail.

Regole

è possibile creare delle regole semplici, dove ad una condizione può corrispondere una singola azione. In ogni caso è possibile creare quante regole si desiderino. Le regole verranno applicate ai proprio indirizzi e-mail selezionati nel campo "e-mail". Selezionando una condizione o una azione è necessario specificare il valore della condizione\azione nella colonna "Valore".

Agenda fare riferimento all'argomento seguente Agenda.