Data ultimo aggiornamento: 23/02/2018

Consolle E-mail

Nome programma: BNEMCMAI.DLL
Moduli richiesti: Business e-mail o CRM (in caso di CRM e-mail disponibile sulle sole funzionalità CRM)

La console delle e-mail consiste in una interfaccia per la gestione e visualizzazione delle e-mail in arrivo e in uscita. L'interfaccia è simile a quella che si può trovare negli altri client di posta elettronica:

• A sinistra è presente una struttura ad albero che mostra le cartelle in cui si trovano le e-mail.
• Al centro è presente una griglia che mostra le e-mail presenti all'interno della cartella selezionata.
• Opzionalmente nella parte inferiore della zona centrale è possibile visualizzare un'anteprima dell'e-mail selezionata in griglia.

Se si prova accedere al programma quando l'account di posta non è configurato apparirà come per prima cosa la form "Configura account di posta", se si configura l'account è poi possibile accedere al programma, altrimenti il programma si chiuderà automaticamente.

Albero delle cartelle

L'albero delle cartelle è la struttura che permette di gestire e organizzare le e-mail. è composto da 5 livelli, di cui gli ultimi 3 personalizzabili:

• 1° livello: Indica il nome dell'operatore attuale per il ramo delle e-mail associate al proprio indirizzo e-mail, oppure può indicare l'indirizzo e-mail di una casella di posta in condivisione.
• 2° livello: è la ditta alla appartengono le e-mail nelle cartelle sottostanti.
• 3°-4°-5° Livello: parte della struttura personalizzabile per la gestione delle e-mail. Al terzo livello sono presenti 5 cartelle predefinite non modificabili: Posta in Arrivo, Posta in Uscita, Posta Inviata, Bozze e Cestino.

Nella parte bassa dell'albero è presente una barra con 3 pulsanti che consentono di gestire le propria casella di posta:

• Creare una nuova cartella, verrà chiesto il nome da dare alla cartella e sarà creata ad un livello sottostante alla cartella attualmente selezionata.
• Rinominare una cartella, verrà chiesto il nome da assegnare alla cartella selezionata.
• Spostare una cartella, viene mostrata una griglia dove è possibile selezionare sotto quale livello spostare la cartella selezionata. L'operazione comporterà lo spostamento anche delle sottocartelle e di tutte le e-mail in esse contenute. è possibile effettuare spostamenti anche tra livelli diversi, ma la struttura non può mai superare il 5° livello (ad esempio non è possibile spostare una cartella di 3° livello con una sottocartella al 5° livello).

  

• Cancellare una cartella, eliminando tutte le sottocartelle e le e-mail contenute.

Ulteriori funzionalità sono presenti premendo con il tasto destro del mouse sulle cartelle:

• Se si seleziona una cartella appartenente al proprio account di posta è disponibile (oltre alle funzionalità di nuova, sposta e cancella sopra descritte) la possibilità di condividere la cartella e relative sottocartelle con un altro operatore di business. La condivisione apre una griglia in cui è possibile aggiungere il nome degli operatori che potranno vedere la cartella, è possibile far si che la visualizzazione sia in sola lettura o con controllo completo. Se la visualizzazione è in sola lettura non sarà possibile rispondere\inoltrare le e-mail presenti o creare nuove e-mail per conto dell'account che sta condividendo.
• l'utente che ha in sola lettura una cartella condivisa, non puo modificare lo status di lettura. Quindi anche nel caso in cui aprisse, o visionasse una email della cartella condivisa in sola lettura, lo status non verra' modificato.
• la griglia che contiene l elenco delle email presenti nella cartella condivisa viene aggiornata quando si effettua un aggiornamento della propria account, e quindi non solo quando si esegue l'aggiornamento di quella sola cartella o sottocartella

• 

• Selezionando una cartella che è stata condivisa da un altro operatore è possibile eliminare la condivisione.

Cartelle speciali

Al terzo livello sono presenti 5 cartelle speciali, che non è possibile modificare o spostare e sono:

• Posta in arrivo: contiene tutte le e-mail ricevute dall'account, questa cartella mostra sempre tutte le e-mail di uno stesso account indifferentemente dalla ditta attualmente selezionata.
• Posta in uscita: le e-mail in fase di spedizione vengono prima salvate in questa cartella e solo a spedizione completata vengono spostate nella cartella Posta inviata. Aprendo un messaggio presente in questa cartella viene avviato l'editor per la composizione delle e-mail.
• Posta inviata: contiene tutte le e-mail spedite.
• Bozze: se durante la composizione di una e-mail si preme il pulsante salva l'e-mail verrà salvata in questa cartella. Se successivamente l'e-mail sarà spedita verrà automaticamente cancellata dalla cartella bozze. Aprendo un messaggio presente in questa cartella viene avviato l'editor per la composizione delle e-mail.
• Cestino: sono presenti le e-mail cancellate. Cancellando un e-mail dal cestino verrà rimossa definitivamente da business.

Griglia delle e-mail

La griglia mostra le e-mail disponibili nella cartella selezionata. Per le cartelle di "Posta in uscita", "Posta inviata" e "Bozze" è disponibile una griglia diversa per poter personalizzare le colonne diversamente, di base nella griglia delle 3 cartelle elencate vengono visualizzati i destinatari e i loro indirizzi e-mail, mentre in tutte le altre viene mostrato il mittente con il suo indirizzo e-mail. Premendo 2 volte su una e-mail viene aperto in una nuova finestra il messaggio tramite il programma di visualizzazione e-mail. Premendo il tasto destro del mouse è possibile utilizzare alcune delle funzioni già presenti in toolbar (spiegate più avanti), inoltre si possono selezionare o deselezionare tutte le e-mail. Se si tiene premuto il tasto SHIFT e viene selezionata una riga diversa da quella attuale, verranno selezionate (tramite spunta) tutte le e-mail comprese tra le 2 righe. Rimane la spunta anche sulle e-mail precedentemente selezionate.

Funzionalità della Toolbar

Ricevi: riceve immediatamente le e-mail del proprio account e di quelli condivisi

Componi: apre il programma per poter inviare una nuova e-mail

Cancella: sposta l'e-mail selezionata nel cestino. Se è già nel cestino la elimina definitivamente. La selezione delle e-mail può avvenire evidenziando la riga interessata in griglia o selezionando tramite la casella "sel." in griglia.

Sposta nella cartella: permette di spostare l'e-mail selezionata (o le e-mail con la spunta su "Sel.") in una qualsiasi cartella appartenente allo stesso account di posta. Se l'e-mail è collegata alle entità di business non è possibile spostarla di ditta.

Rispondi: apre il componente per la composizione delle e-mail predisposto per rispondere all'e-mail selezionata.

Rispondi a tutti: avvia il componente per la composizione predisposto per rispondere sia al mittente che a tutti i destinatari dell'e-mail.

Inoltra: permette di inoltrare l'e-mail selezionata tramite il componente per la composizione delle e-mail

Segna come da leggere: le e-mail selezionate (evidenziandole in griglia o tramite la spunta "Sel.") vengono impostate come non ancora lette.

Vai all'agenda: mostra l'agenda (vedi Agenda, più avanti)

Stampa a video: visualizza a video un'anteprima dell'e-mail da stampare. La stampa non viene fatta tramite Crystal Report.

Anteprima e-mail: mostra o nasconde il rettangolo in basso a destra con l'anteprima dell'e-mail selezionata in griglia.

Agg. automatico griglia e-mail: se attivo la console delle e-mail verrà aggiornata ogni 3 secondi mostrando l'arrivo di nuove e-mail o altre modifiche avvenute.

Visualizza filtro e-mail: consente di mostrare le e-mail che hanno uno specifico indirizzo di posta, o quelle appartenenti a un lead o conto

Attivando la spunta "Nascondi cartelle" verrà nascosto l'albero delle cartelle e il filtro verrà applicato su tutte le e-mail che l'utente può leggere. Applicando il filtro viene rimosso il flag "Abilita multiditta".

Visualizza filtro documenti: permette di filtrare le e-mail appartenenti a certi tipi di documento. Se si scegliere un tipo documento ma non si specificano gli estremi cercherà tutti i documenti di quel tipo.

Attivando la spunta "Nascondi cartelle" verrà nascosto l'albero delle cartelle e il filtro verrà applicato su tutte le e-mail che l'utente può leggere. Applicando il filtro viene rimosso il flag "Abilita multiditta".

Ricerca veloce: permette di cercare all'interno delle titolo o del corpo delle e-mail presenti in griglia.

Visualizza solo le e-mail: se le e-mail presenti in griglia iniziano a diventare troppe e si notano dei rallentamenti al cambio di cartella o all'avvio della console è possibile selezionare questa opzione per visualizzare solo le e-mail degli ultimi mesi. Tramite questa opzione è possibile visualizzare solo le e-mail degli ultimi 1, 2, 3, 6 mesi, dell'ultimo anno o tutte.

Modifica firma: apre l'editor html per poter configurare una firma che apparirà all'invio dei messaggi, è possibile creare una sola firma per account e-mail\ditta.

Nota: Il programma non comunica direttamente con programmi esterni di impostazione della firma (ad esempio CodeTwo Exchange Rules), pertanto non è garantito il corretto posizionamento della firma applicata da questi programmi. Consigliamo nel caso di impostare come firma di Business una keyword, e poi impostare il programma di firma esterno di fare riferimento alla posizione della keyword.

Le funzionalità dell'editor html sono spiegate nel capitolo riguardante la composizione e-mail

Configura account di posta: permette di configurare l'account di posta per ogni ditta con i dati per la connessione al server di posta in arrivo (POP3/IMAP) e uscita (SMTP). Dalla versione 2015 è stato superato il limite di poter associare un solo Account di Posta ad ogni Organizzazione\Ditta. Ora gli Account di Posta sono collegati direttamente all'Operatore di Business (la configurazione è stata spostata dal ORGANIG alla nuova tabella EMAILCONF). Il trasferimento della configurazione avviene in maniera trasparente per l'utente aggiornando alla 2015. La Consolle e-mail lavora sempre in modalità Multi-ditta. In questa form troviamo:

• Provider: contiene un set di provider già configurati con le impostazioni presenti sui loro siti. I provider presenti NON indicano quelli consigliati o garantiti ed è possibile utilizzare anche provider attualmente non presenti nella lista. La configurazione consigliata dai provider potrebbe variare in base alla configurazione della rete interna.
• Indirizzo e-mail: specificare per quale indirizzo e-mail si vuole scaricare e inviare la posta elettronica
• Nome utente: da usare solo quando il nome per l'accesso alla casella di posta è diverso dall'indirizzo e-mail
• Usa IMAP: opzione che indica se utilizzare per il download della posta il protocollo POP3 o IMAP
• Indirizzo server: specificare l'indirizzo per la connessione al server di posta
• Porta: la porta da utilizzare per connettersi al server
• Connessione SSL: da attivare solo se il server la richiede, è un sistema di codifica dei messaggi sulla rete.
• Verifica connessione: premendo il pulsante viene simulata la connessione al server remoto con l'invio del nome utente e password, in caso di buon esito ritornerà "Connessione riuscita", mentre se dovesse fallire darà un messaggio di errore, cercando di specificare il tipo di errore, e segnalerà "Connessione fallita"

La configurazione del server in uscita prevede anche la possibilità di utilizzare 3 diverse modalità di autentificazione:

• Autenticato: si autentifica con il server di posta in uscita con lo stesso nome utente e password del server di posta in arrivo.
• Non autenticato: non effettua alcuna autentificazione con il server di posta in uscita. Se il server lo consente è probabile che vi siano poi restrizione durante l'invio delle e-mail.
• Autenticato, con dati accesso diversi: l'autentificazione viene fatta con i dati specificati sotto nei campi "Nome utente" e "Password".

Opzioni

In questa finestra è possibile definire dei default per ogni utente per l'invio/composizione. Le spunte Priorità alta e Richiedi notifica di lettura permettono di proporre le rispettive spunte già attive/non attive in fase di composizione di una nuova e-mail. Nella parte di composizione è possibile definire il tipo e la dimensione del carattere da proporre nella composizione delle e-mail. La spunta Non spedire le nuove e-mail fa si che al momento dell'invio di nuove e-mail queste non vengano inviate, ma salvate nella posta in uscita, per spedirle occorre poi aprire le e-mail da posta in uscita e confermarne nuovamente l'invio.

Invio automatico avvisi eventi (da gestione attività) quando si genera una attività viene chiesto se si desidera avvisare per e-mail i partecipanti, se si sceglie di avvisare i partecipanti allora appare il programma di composizione delle e-mail che propone il testo del messaggio da spedire. Se si attiva la spunta, il messaggio viene spedito senza dare la possibilità di modificarlo. Questa opzione è per utente.

Utilizza editor Word permette di rendere disponibile in composizione e-mail l'editor Word se installato per compilare il testo dell'e-mail.

Regole

è possibile creare delle regole semplici, dove ad una condizione può corrispondere una singola azione. In ogni caso è possibile creare quante regole si desiderino. Le regole verranno applicate ai proprio indirizzi e-mail selezionati nel campo "e-mail". Selezionando una condizione o una azione è necessario specificare il valore della condizione\azione nella colonna "Valore".

Agenda

L'agenda permette di seguire tramite una interfaccia strutturata gli impegni che sono stati inseriti nelle attività del CRM. Inoltre è possibile creare nuove attività o modificare quelle già esistenti anche se non si è utenti CRM o non si ha il modulo CRM.

L'agenda ha un aspetto simile a quelle che siamo abituati a vedere anche in altri programmi. La parte a sinistra contiene il calendario, che può essere visualizzato in modalità giornaliera, settimana lavorativa, settimana intera e mensile, e per le prime due visualizzazioni si può passare alla modalità giornata intera (da 24 ore) alla modalità orario ridotto (dalle 8 alle 20). Il piccolo calendario sulla sinistra permette di selezionare quali giorni si vogliono vedere nella parte sinistra, mostra anche quali sono i giorni impegnati evidenziandoli di nero. Status consente di filtrare le attività da visualizzare, selezionando se si vogliono vedere quelle da eseguire, quelle già eseguite e quelle annullate. Premendo 2 volte su un evento presente nel calendario viene aperta la schermata per modificare l'attività correlata (se l'attività è stata creata dall'utente scelto o ne ha gli accessi in modifica), mentre se si preme 2 volte su un punto vuoto del calendario è possibile procedere alla creazione di una nuova attività, anche se non si è in possesso di una chiave con il modulo CRM attivo. Nella barra degli strumenti in alto sono presenti i pulsanti per:

• Vai alle e-mail: torna alla visualizzazione delle e-mail.
• Condividi calendario: consente di condividere il proprio calendario con altri operatori.

Mentre nella barra degli strumenti in alto a destra è possibile selezionare:

• Giornaliera: passa alla visualizzazione giornaliera.
• Settimana intera: mostra nel calendario tutta la settimana dal lunedì alla domenica.
• Settimana lavorativa: visualizza solo i giorni lavorativi, da lunedì al venerdì.
• Mensile: permette di visionare nel calendario tutto il mese in corso.
• Aggiorna: aggiorna le attività presenti nel calendario.
• Stampa: stampa la vista attuale del calendario.

Condivisione del calendario

La condivisione del calendario concede agli altri operatori di business di vedere la lista delle proprie attività, ma non la loro modifica. Se è presente il modulo CRM ed è stata definita la tabella degli accessi CRM (BNCRACCC) allora il calendario sarà condiviso anche con gli utenti che possono accedere almeno in visualizzazione ai dati dell'operatore. In ogni caso la condivisione tramite gli accessi del CRM viene mostrata anche all'interno degli accessi all'agenda e le modifiche fatte su una delle due tabelle di gestione degli accessi si ripercuotono sull'altra.

Creazione e modifica di una nuova attività

Premendo due volte su una zona vuota del calendario o su una attività presente è possibile entrare in creazione\modifica dell'attività. Il programma di creazione dell'attività funziona come la versione del modulo CRM, con la differenza che se l'operatore che lo sta utilizzando non è CRM non viene richiesto il Lead.

La descrizione specificata nell'oggetto sarà quella proposta in fase di visualizzazione dell'attività nell'agenda. Specificando un tipo attività che prevede l'inserimento della data e ora di esecuzione i campi verranno automaticamente compilati in base al punto del calendario che si è selezionato, mentre il tempo previsto indica la durata dell'attività. Volendo è possibile aggiungere nella griglia degli operatori coinvolti quali altri utenti dovranno partecipare all'evento. Al salvataggio il programma chiederà se si vuole spedire una e-mail per avvisare i partecipanti che sono stati aggiunti nell'attività, nel caso si proceda all'invio l'e-mail che riceveranno oltre a contenere i riferimenti all'attività fornirà anche la possibilità di confermare o annullare la propria presenza all'attività.

L'e-mail può essere mandata anche per avvisare di modifiche apportate ad una attività precedentemente creata.