Data ultimo aggiornamento: 06/09/2016

Anagrafica matricole

Nome programma: BSCSAMAT.DLL
Moduli richiesti: Customer Service
Report programma: vai ai report

Questo programma permette, anche se gli articoli non sono dichiarati come articoli gestiti a matricole in anagrafica articoli, di gestire le singole matricole (cioè i singoli esemplari o istanze), con associato il cliente che ha in casa quella matricola (parco installato) e alcuni dati importanti (es. data installazione, data ultima manutenzione programmata (due tipi), operatore incaricato dell'assistenza su quella matricola).

L'accesso all'archivio può avvenire indicando l'articolo (vedremo/inserieremo le singole matricole di quel 'modello' di apparecchio) oppure indicando il cliente (in tal caso invece vedremo/inseriremo l'elenco degli apparecchi, con relativo n. di matricola).

Una volta effettuato l'accesso dalla maschera d'apertura o d'inserimento è possibile lavorare sul parco matricole nella griglia seguente:

Matricola
Inserire un identificativo alfanumerico, che identifica il singolo esemplare di apparecchio.

Cod. Cliente
Indicare il codice cliente a cui l'apparecchio è in dotazione. Può essere anche zero per gli apparecchi in casa, in deposito o mostra.

Data rilascio/installazione
Indicare la data in cui è statao installato (o rilasciato) l'apparecchio o impianto.

Data ultima att.programmata/ manutenzione 1
Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. data ultima revisione dell'apparecchio)

Data ultima att.programmata/ manutenzione 2
Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. revisione straordinaria o ristrutturazione)

Incaricato
Indicare il codice identificativo della persona (tecnico) incaricato della manutenzione/assistenza dell'apparecchio (deve essere codificato nell'organizzazione della ditta, come per la gestione CRM).

Destinazione
Qualora l'apparecchio/articolo sia installato presso un indirizzo diverso da quello principale memorizzato nell'anagrafica del cliente, indicare il cod. Destinazione relativo.

Matricola produttore
Qualora si utilizzi per identificare l'apparecchio, un numero interno , in questo campo è possibile inserire il corrispondente numero attribuito, allo stesso apparecchio, dal produttore (dalla fabbrica), per avere una corrispondenza.

Numero contatori
Qualora sia necessario gestire un costo- contatore nel contratto in cui quell'apparecchio compare (nella gestione contratti), indicare qui con un numero da 1 a 4 (massimo 4), quanti contatori è necessario rilevare periodicamente (secondo la modalità di fatturazione del costo-contatore e dei canoni) per quel apparecchio (per es. per certi fotocopiatori sono disponibili 2 o 4 contatori, per es. contatore per copie in BW e contatore per copie a colori).

Data acquisto dal fornitore
Indicare la data in cui l'apparecchio è stato acquistato dal fornitore/produttore (può essere utile in quanto in alcune politiche di garanzia, essa garanzia parte dalla data di acquisto da parte del distributore e non da quella di acquisto da parte del cliente consumatore finale).

Tipo matricola
Indica se il codice articolo\matricola del modello dell'apparecchio è di tipo 'Accessorio' o 'Principale'. Il programma 'Anagrafica Matricole' testa il campo dell'anagrafica articoli 'Tipo' per indentificare se l'articolo è accessorio o meno, se è "A" allora definisce il codice aritcolo come ACCESSORIO, se " " (blank) come PRINCIPALE.

Cod. art.\matricola principale
Indica il codice articolo\matricola principale al quale si riferisce il codice articolo del modello dell'apparecchio se è di tipo 'Accessorio'.

Data disinstal.
Indicare la data in cui l'apparecchio è stato disinstallato se lo status è impostato su 'Disinstallata'.

Strumenti

Cambia cliente, Cambia matricola, Visualizza storico clienti visto che non è possibile cambiare direttamente sulla riga il conto o la matricola, con queste voci di menu permettono di cambiare la matricola ed il conto in modo mirato e su tutte le tabelle coinvolte/collegate di Business. La procedura gestisce anche una tabella per lo storico cliente. Cambiando il cliente corrente viene dato un messaggio informativo per evitare problemi e, alla conferma, viene inserito anche un record nella nuova tabella 'storico cliente', consultabile con l'apposita nuova voce di menu. NB: tutti i programmi del customer service lavorano sul parco matricole corrente, la tabella di storico è utilizzabile solo a fini storico/informativi.

Manutenzione programmata (F7)
Permette di aprire una finestra e di impostare in una griglia, per l'esemplare (la macchina) corrente dati relativi alla manutenzione prevista (le attività tecniche) per quell'esemplare/cliente. (Per il significato dei vari campi presenti in questa finestra, vedi il manuale/guida relativa al programma Manutenzione programmata).

In più è presente un campo-casella 'Compreso nel contratto' ; spuntare tale campo se per quell'apparecchio/esemplare, per quel cliente , per l'attività indicata sulla riga si intende una attività che è compresa nei servizi previsti (senza ulteriore addebito) in un contratto di assistenza. (nessun automatismo collegato attualmente a questa informazione).

Estensioni... (Ctrl + E)
Premendo questo pulsante è possibile inserire o modificare dati definiti come estensioni per le matricole'con il programma Definizione estensioni

Visualizza storia movmenti di magazzino (Ctrl + D)
Permette di visualizzare la Stampa Vis. Schede Articoli su griglia per l'articolo corrente, con tipo stampa "Per matricole"

Contratti e garanzia... (Ctrl + G)
Permette di visualizzare la lista dei contratti per l'articolo\matricola e con l'apposita funzionalità aprire direttamente il contratto

Composizione impianto (Ctrl + I)
Permette di indicare se l'articolo\matricola è composto da più componenti (solo informativo)

Visual. ultima attività chiusa con successo
Visualizza un elenco delle attività associate a chiamate il cui status é Chiuso con successo. Ora quando viene chiusa una chiamata con successo il programma inserisce/ggiorna il record in questa griglia. Se invece viene cancellata una chiamata allora cerca l'ultima chiamata in ordine di data chiusa con successo con stesso tipo chiamata di quella cancellata e viene quindi aggiornato il record.

Rilevamento Contatori (Ctrl + F7)
Permette di registrare periodicamente (o in certi eventi, come per es. in un intervento tecnico di riparazione/manutenzione) i numeri progressi dei contatori associati all'apparecchio (es. il contatore delle copie in un fotocopiatore). Si aprirà infatti una finestra , se già presenti delle letture, con l'elenco delle letture (a partire dalla più recente).

E con il pulsante Nuovo si aprirà una finestra in cui è possibile inserire i dati relativi ad ogni 'lettura'.

Data rilevamento
Indicare la data a cui la lettura si riferisce

Data fine periodo
Se trattasi di una lettura che deve essere utilizata per la fatturazione periodica di costi-contatore, indicare la data del fine periodo (per es. se serve per la fatturazione del primo trimestre dell'anno indicare 31/03/06 )

Cliente
Indicare il codice del cleinte che al momento della lettura è/era titolare/possessore dell'apparecchio (un apparecchio può infatti passare di mano.... da cliente a cliente; in tal modo si mantiene un minimo di storia del possesso dell'apparecchio)

Causale:

• Valore iniziale se trattasi del valore (dei valori) di partenza di un contatore (es. un copiatore usato, i numeri presenti sul copiatore all'atto del ritiro)
• Fine periodo se trattasi del dato da usarsi in fatturazione per il periodo che finisce nella data indicata nel campo "Data fine periodo"
• Controllo in intervento se trattasi di lettura fatta da un tecnico durante un intervento tecnico. Serve per verificare periodicamente la fedeltà/veridicità di eventuali lettura fatte in modo autonomo dal cliente-possessore dell'apparecchio (magari comunicate per telefono)
• Finale se lettura di fine contratto (di noleggio o di assistenza)
• Azzeramento se trattasi di una operazione con cui si sono portati 'indietro' il/i contatori a quell'apparecchio (reset del contatore)

Lettura contatore 1/2/3/4
Indicare il/i valore/i dei vari conattori presenti sull'apparecchio

Scarto tecnico contatore 1/2/3/4
Indicare, se necessario, con nuemri positivi, il numero (i numeri) da detrarre ai fini della prossima fatturazione di fine periodo, in virtù di consumi (es. scarti di copie per prove effettuate dal tecnico) non addebitabili al cliente.

Operatore del rilevamento
Indicare il codice dell'organizazione della ditta, che ha effettuato/ricevuto il rilevamento dei contatori.

ATTENZIONE: se in Personalizzazione Customer Service Ditta è selezionato il flag "Aggiorna anagraficaca matricole da gestione documenti di magazzino" , i dati contenuti in questo programma possono venir modificati dai documenti di magazzino relativi a 'vendite a clienti' e 'acquisti da fornitori' in base alla causale di magazzino utilizzata. Dai documenti di magazzino è possibile effettuare inserimenti/aggiornamenti/cancellazione di cliente a cui è stata ceduta la matricola, data di vendita, quantità acquistata, data di acquisto.

MOVIMENTAZIONE DELLE MATRICOLE INSTALLATE

Spesso si rende necessario spostare un'apparecchiatura installata presso un cliente da un altro cliente, oppure trasferirla presso il proprio magazzino in attesa di successiva installazione.

Seguono alcune istruzioni per gestire questi flussi operativi, descritti per la casistica più complessa, che prevede il trasferimento di apparecchiature gestite a contatori. Nella guida sono omessi tutti i dettagli relativi alla gestione dei contratti e delle eventuali chiamate di assistenza relativi alla matricola.

1) Prima installazione. L'articolo con matricola viene consegnato al cliente (tipicamente tramite DDT). Se si utilizza il Customer Service con la gestione integrata del Magazzino, il DDT emesso genera automaticamente l'associazione Cliente-Matricola.

2) Primo rilevamento contatori. Dal programma Anagrafica Matricole (parco) si accede al menu strumenti e si esegue 'Rilevamento contatori'. Inseriamo la prima lettura dei contatori, tipicamente a zero.

3) Disinstallazione. Inseriamo il rilevamento finale dei contatori. Poi, dopo aver chiuso e fatturato tutte le eventuali chiamate e contratti relativi alla matricola in questione, impostiamo il suo Status a 'Disinstallata' e inseriamo nell'apposita colonna la data di disinstallazione.

4) Trasferimento a nostro stabilimento. Fino a nuovo trasferimento, la matricola disinstallata sarà visibile nel parco matricole del vecchio cliente, in status 'Disinstallata'. Supponiamo però di non voler più visualizzare la matricola disinstallata nel parco del vecchio cliente. Predisponiamo un cliente fittizio nell'anagrafica clienti/fornitori, denominato ad esempio Ns.Stabilimento. Dal menu strumenti, eseguiamo 'Cambia cliente'. Confermiamo l'avviso proposto da Business, inseriamo il conto 'Ns. Stabilimento' e confermiamo. La matricola a questo punto non sarà più visibile nel parco del vecchio cliente ma sarà associata al cliente fittizio 'Ns. Stabilimento'.

5) Movimentazione di reso a magazzino. Fino alla prossima installazione, l'articolo a matricola dovrebbe risultare di nuovo disponibile a magazzino. I documenti da inserire possono variare in base al processo di restituzione operato dal cliente. Ad esempio potremmo registrare un DDT ricevuto dal cliente contenente l'oggetto a matricola.

6) Nuova installazione. Dopo alcuni mesi, installiamo di nuovo la stessa matricola presso un nuovo cliente. Procediamo all'emissione del DDT indicando sulla riga l'opportuna matricola in 'dettaglio matricole'. Con la gestione integrata di Customer Service e Magazzino, la matricola sarà automaticamente spostata dall'attuale cliente fittizio (Ns. Stabilimento) al nuovo cliente, dove la troveremo nel parco installato. Impostiamo lo status a 'In uso'.

7) Rilevamento contatori. Dal programma Anagrafica Matricole (parco) si accede al menu strumenti e si esegue 'Rilevamento contatori'. Inseriamo la prima lettura dei contatori, che corrisponde tipicamente all'ultima lettura effettuata presso il precedente cliente.

NOTA: Il trasferimento della matricola da cliente a Ns. Stabilimento in attesa di nuova installazione è un passaggio opzionale, è sempre possibile effettuare il trasferimento dal vecchio cliente al nuovo cliente, saltando questo passaggio.

NOTA: Per una corretta movimentazione delle matricole tra clienti e tra clienti e magazzino è necessario operare come descritto sopra. La cancellazione manuale di una matricola dal parco cliente comporta la perdita delle vecchie letture dei contatori dalla tabella NNMATRCONT, letture che invece vengono mantenute operando come indicato sopra.