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Prima di operare su dati reali (registrazioni contabili, bolle, ordini, ecc.) occorre almeno disporre (o creare) una ditta. In ogni database-aziende deve esistere almeno una ditta. Si può lavorare su tale (unica) ditta oppure creare una ditta aggiuntiva e utilizzare quest'ultima. Per definire una ditta come 'Ditta predefinita' all'interno di un database è necessario andare in gestione aziende-database (percorso menù: 1-O-9 ) e settare il campo 'Codice ditta predefinito' con l'identificativo della ditta. Se in un database esiste una sola ditta, quella ditta deve avere come codice ditta la stessa sigla attribuita l database-azienda, e deve essere la ditta predefinita.
Per creare una nuova ditta, o modificare i campi / parmetri di gestione di una ditta è necessario utilizzare il programma 'Gestione Anagrafica Ditta' (nome programma : BS—ANAZ) .
All'interno di questo programma occorre almeno :
- innanzitutto richiamare il codice di un soggetto codificato nell'anagrafica generale, se è presente la gestione dell'anagrafica generale (occorre pertanto, in questo caso aver prima creato la ditta come soggetto nell'anagrafica generale)
- inserire/verificare i dati anagrafici della ditta (attenzioni particolare debbono essere poste per i campi 'Residente', 'Tipo soggetto Persona fisica/giurudica', 'Professionista' (quest'ultimo nella cartella 'Altri dati' )
- Inserire/verificare i campi Codice piano dei conti e mastro clienti e mastro fornitori nella cartella dati contabili
- Settare con l'apposita funzione (pulsante della toolbar) i servizi (= moduli) abilitati su quella ditta
- Settare (eventualmente) accessi differenziati per utenti/moduli/programmi per quella ditta
- Andare in dati aggiuntivi contabili (apposito pulsante della barra degli strumenti) ed inserire i dati richiesti (per qualsiasi configurazione di Business, anche se non è presente la contabilità!)
- Caricare almeno un esercizio nell'elenco degli esercizi contabili (accessibile dalla finestra dei dati aggiuntivi contabili) (da farsi per qualsiasi configurazione di Business, anche se non è presente la contabilità!)
- Indicare il codice dell'esercizio (o degli esercizi ) corrente (e precedente) nella cartella 'Dati contabili' della finestra principale (da farsi per qualsiasi configurazione di Business, anche se non è presente la contabilità!)
- Se presente il modulo cespiti, inserire i dati aggiuntivi cespiti nell'apposita finestra (accessibile anche questa con l'apposito pulsante della barra degli strumenti)
- Entrare in dati aggiuntivi iva per anno (sempre con apposito pulsante della barra degli strumenti), indicare l'anno iva corrente ed impostare i dati richiesti
- Da li richiamare la finestra delle attività, inserire lmeno una attività, e poi richiamare la finestra dei sezionali iva (dati registri iva della ditta per l'anno) ed inserire i vari registri iva gestiti. NB: questo punto, ed il punto precedente debbono essere eseguiti sempre se c'è una gestione contabile, cioè se è abilitato il modulo contabilità; ma debbono essere eseguiti anche se non c'è il modulo contabilità ma è presente il modulo 'Vendite' e si vuole gestire l'emissione di effetti (ricevute bancarie) senza gestire la contabilità in senso proprio.
- Salvare i dati inseriti.
Una volta creata una o più ditte, è possibile andare ad impostare tutte le tabelle e archivi che hanno la gestione di dati per ditta.
Uno strumento utile è quello (accessibile da menù percorso V.C ) denominato 'Copia ed elimina dati ditta'. Va utilizzato con grande attenzione e permette di :
- eliminare tutti (o parte) dei movimenti registrati su una ditta (per eliminare, poi, se si vuole, del tutto una ditta, occorre andare in Gestione anagrafica ditta, aprire la ditta e chiederne la eliminazione con Strumenti|Cancella )
- copiare dati (tutti o parte) da una ditta all'altra
Quest'ultima funzione permette per esempio di :
- duplicare in toto una ditta. A tal scopo : da Anagrafica ditta creare un'altra ditta, con lo stesso piano dei conti di quella che si vuol duplicare; entrare nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' e richiedere la copia di tutti i dati indicando come cod. ditta di origine quella da cui partire (da duplicare).
- Copiare alcuni dati (gestiti per ditta) da una ditta all'altra (es: copiare l'anagrafico articoli) : in tal caso nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' richiedere la copia di alcuni dati, selezionare per es. 'articoli di magazzino' , indicando come cod. ditta di origine quella da cui partire.
- Accorpare ditte residenti originariamente in due database distinti, in un unico database, sfruttando così, poi, le funzioni multiditta di Business rel 9.0 e successive. Cioè trasferire una ditta da un database ad un altro. A tal scopo occorre:
- da Anagrafica ditta creare un'altra ditta nel database di destinazione
- entrare nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' e richiedere la copia di tutti i dati indicando come cod. ditta di origine quella da trasferire e indicando 'Altro database' specificare il nome del database in cui la ditta da trasferire risiede in quel momento
Attenzione:
l'accorpamento di più aziende in un unico database presuppone che almeno le seguenti tabelle siano assolutamente identiche nei vari database di partenza :
Piano dei conti (gruppi, classi, mastri, sottoconti)
bolli su tratte
categorie cespiti
causali mov. cespiti
causali contabilità
causali di magazzino
codici iva
contropartite vendite acquisti
tabella enasarco
lingue estere
modalità trasporto (intra)
matura transazione (intra)
pagamenti
personalizz. acquisti
personalizz. vendite
personalizz. contabilità
regimi statistici (intra)
ruoli aziendali
stati esteri
valute estere
(questo è l'elenco delle tabelle che debbono essere necessariamente uguali subito dopo una conversione di database da rel 8.0 a rel. 9.0)
Esiste inoltre uno strumento che consente di generare un archivio anagrafica generale a partire dall'anagrafica clienti/fornitori preesistente di una o più ditte ('Genera anagraf. Generale da anagr. Clienti/fornitori' , percorso del menù : V.D ). Questo è utile quando si abilita la gestione del modulo anagrafica generale dopo essere già partiti con la gestione di una o più ditte.
Vedi, in merito, la guida analitica.
Quando sono presenti più ditte nello stesso database, ed è presente anche il modulo dell'anagrafica generale, è possibile , in alcuni programmi (la maggior parte di quelli dei moduli Contabilità, Cespiti e Ritenute, in particolare) eseguire elaborazioni multiditta.
A tal scopo nel riquadro 'Selezione ditte' si seleziona 'Selezione multipla' e con il pulsante a fianco 'Seleziona...' si può impostare l'elenco o i filtri opportuni per stabilire su quali ditte l'elaborazione debba essere eseguita (es. per eseguire la stampa libro giornale su tutte le ditte aziende con contabilità ordinaria, oppure , altro esempio, per eseguire la stampa della liquidzione iva sulle ditte D01, D07 e D09).
In molti programmi dei moduli contabilità, cespiti e ritenute., è inoltre disponibile una funzione richiamabile da menù Strumenti|Visualizza dati sintetici Ditta che permette di consultare in tempo reale, ed in modo molto utile e veloce, la situazione delle elaborazioni ed inputazioni dati principali già eseguite sino a quel momento su quella ditta.
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