Per una GESTIONE MINIMA, relativa al solo controllo dei rapporti con le banche, occorre predisporre le seguenti tabelle: - Inserire in anagrafica Clienti/Fornitori/Sottoconti dei sottoconti relativi alle banche che si intendono gestire, creando più sottoconti per ogni tipo di rapporto (ex: banca A c/c, banca A c/sbf, banca B c/c ecc.) e selezionando nel campo 'richiedi date' l'opzione Data Valuta.
- Inserire in tabella causali di contabilità delle causali ad hoc per ogni tipo di operazione nei confronti della banche (ex: versamento contante, versamento a/b, addebito effetti, ecc.
- In tabella Banche creare tante banche quante se ne intendono utilizzare, collegandole ai sottoconti appena creati. Non è possibile utilizzare lo stesso sottoconto per più tipi di banche. Sempre nella tabella banche è possibile inserire tutti i dati relativi al rapporto (tipo di rapporto, spese fisse, importo del fido, modalità di addebito/accredito interessi passivi/attivi, ecc.) Attenzione ad inserire correttamente i campi Abi e Cab per ciascun rapporto. Per ogni banca è possibile inserire diverse causali per operazione associando ad ognuna di esse valori ad hoc come gg. Valuta, commissioni applicate, ecc. Per ogni banca è possibile indicare i vari tassi attivi e passivi e le loro variazioni nel tempo (per data di inizio validità)
Una volta preparate le tabelle, è possibile attivare la procedura inserendo normalmente movimenti nei confronti delle banche (sia da prima nota che da prima nota da scadenze), a partire dall'apertura iniziale dei conti, facendo attenzione ad utilizzare sempre le causali appropriate e verificando ed eventualmente modificando la valuta indicata sulla griglia (o, per programmi come P.Nota da scadenze, il campo data valuta accessibile col apposito pulsante D). Per la registrazione in Prima nota da scadenze e da Gestione distinte effetti Incassi/Pag. di movimenti bancari con date valuta diverse, attualmente occorre effettuare più registrazioni , selezionando ogni volta un gruppo di scadenze omogenee (in caso contrario la procedura calcola e applica la valuta media). Qualora si intenda iniziare a gestire la procedura in corso d'anno, occorre entrare in Tabella banche al fine di compilare tutti i campi contenuti nella cartella 'Condizioni C/C 3' con i valori prelevati dall'estratto conto; in caso contrario (inizio gestione della tesoreria da inizio anno), è sufficiente compilare i seguenti campi: date accred/addeb interessi e data ultima chiusura, saldo contabile all'ultima chiusura, saldo valuta all'ultima chiusura. Periodicamente occorre aggiornare la tabella banche al fine di mantenere l'archivio allineato con le condizioni applicate dalla banca. Le tipiche operazioni che interessano a regime questa gestione sono : - la movimentazione semplice del conto C/C (bonifici attive e passivi, emissione di assegni, versamenti, prelievi, accredito di interessi e addebito di spese e commissioni, ecc.) : queste operazioni avranno le valute determinate come da condizioni bancarie (in base alla causale di contabilità)
- la presentazione di ricevute bancarie al SBF : effettuato col programma Gestione Distinte Effetti/incassi/pag., generano movimenti dare sui conti accesi ai rapporti SBF con valuta pari alla data di scadenza degli effetti presentati (più gli eventuali giorni di banca)
- l'accredito a scadenza degli effetti presentati al SBF : generano movimenti avere sul C/SBF e dare sul C/C dalla banca, con data valuta come da condizioni bancarie. (sui conti SBF il tasso attivo è sempre indicato a zero)
- l'accredito anticipato di tutta o parte dell'importo SBF presentato : generano movimenti avere sul C/SBF e dare sul C/C, con la valuta dell'accredito (sul conto SBF si formano perciò saldi per valuta di tipo debitore=avere). NB: La procedura non gestisce in automatico spostamenti di disponibilità da SBF a C/C in base al saldo del C/C, come alcune banche fanno (con i così detti Conto unico) per minimizzare il costo finanziario degli interessi del cliente. Occorre pertanto, in questi casi, sempre registrare manualmente (in un verso e nell'altro) il travaso di disponibiltà tra i due tipi di rapporto in base alle contabili o resoconti forniti dalla banca periodicamente.
I conti anticipi sono gestibili in modo analogo ai conti SBF. La fase successiva, relativa al controllo degli estratti conto (sia di C/C che di SBF), deve essere eseguita seguendo la sottoindicata procedura: - Entrare in contabilità generale nella procedura Gestione partitari, selezionare il conto di banca, chiedere la visualizzazione su griglia (cronologico) e spuntare (selezionare il campo 'Spunta') tutte le righe relative ai movimenti confrontandole con i documenti bancari ricevuti (contabili o estratto conto).
N.B.: Non spuntare la voce relativa alla riapertura del conto banca al 01/01, altrimenti i valori possono essere considerati due volte, una volta dal saldo nella tabella banche e una volta dal movimento contabile di apertura. - Entrare nel programma Stampa E/C Bancario e visualizzare/stampare l'estratto conto optando o meno per una stampa definitiva. Scegliendo la stampa definitiva, viene modificata la tabella banche con i dati relativi alle date dell'ultimo aggiornamento. Viene modificato anche il campo 'Ch. E/C' della griglia del partitario con una spunta di colore:
- Blu: "chiusura del periodo effettuata"
N.B.: una volta eseguita la chiusura non è più possibile rieffettuarla, per cui è buona norma effettuare preventivamente stampe di controllo. |
