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Logica di Codifica delle Commesse sul modulo project management | |||
Gli strumenti di Project Management permettono di tenere sotto controllo, per ciascuna delle attività descritte nella Commessa, l'andamento delle variabili relative a Tempi (Date di Inizio e Fine Previste ed effettive), Costi (Costi Previsti, Effettivi, Rimanenti e Correnti) relativi sia alle attività rilevate (Documenti definitivi di magazzino quali Bolle e Fatture) che a quelle in previsione (Ordini emessi), ed i Risultati (Dati Consuntivati, Dati Quantitativi e Qualitativi). Tale azione è resa possibile descrivendo le commesse secondo un schema denominato Work Breakdown Structure, (WBS), dove sono esplicitati :
La descrizione della commessa integra funzioni avanzate di preventivazione, legate alla creazione e gestione della WBS, basate su schemi pre-impostati dall'utente (Gruppi di voci – attività ricorrenti, blocchi/semilavorati da assemblare, ecc.) e prezzi pre-impostati (Listini legati a Voci di Commessa specifiche, Listini di riferimento su codifiche del cliente). I preventivi legati ad una commessa possono essere sia a prezzi di vendita (preventivazione "esterna, gestita a ricavi e margine), che a prezzi di Costo (preventivazione "interna", gestita a costi + ricarico). La struttura gerarchica segue lo schema "Preventivo / Versione / Variante", per cui ciascuna commessa può essere legata a svariati preventivi, e ciascun preventivo può presentare diverse Versioni; ogni versione infine può a sua volta presentare numerose Varianti. è possibile così coprire casistiche di preventivazione diverse, tenendo anche traccia di eventuali variazioni avute (ad esempio distinguendo le variazioni apportate prima dell'avvio lavori, da quelle apportate con i lavori in corso). è inoltre prevista la gestione di informazioni relative ad eventuali contratti quadro esistenti con i clienti / committenti. Sono previsti accessi ai dati di commessa e dei singoli tasks differenziati per utente e ruolo; esiste una tabella delle assegnazioni operatore/ruolo abilitati per ciascuna commessa, per cui è possibile definire ad esempio un gestore (capo commessa) senza alcuna limitazione di accesso, e più responsabili di funzione (basati sul ruolo assegnato all'operatore per quella commessa) con limitazione ai dati gestiti (abilitando per ciascun task i ruoli che hanno accesso ai dati dello stesso). Ogni operatore potrà avere anche più ruoli nella stessa commessa e/o ruoli diversi in commesse diverse. è stata implementata anche una gestione dei documenti associati alle varie attività. Si possono infatti prevedere, per ciascuna attività, una serie di documenti sia standard che a compilazione parziale; Questi ultimi sono gestiti con lo stesso meccanismo previsto per la stampa su Word di Offerte ed Ordini, basandosi cioè su files di tipo modelli Word (".dot"), vengono creati documenti in formato ".doc" mediante l'unione del modello con i campi speciali associati alla riga task di commessa. L'utilizzo di modelli e documenti indirizzati singolarmente, permette la gestione di una archiviazione strutturata degli stessi in cartelle e sottocartelle specifiche, a discrezione dell'amministratore del progetto. Ciascun documento associato all'attività può essere anche inviato automaticamente (al rilascio, oppure all'avvio o alla fine dell'attività cui è associato, oppure a discrezione dell'operatore abilitato), fino ad un massimo di 7 destinatari contemporanei , ciascuno con la propria modalità ( e-mail, scheda fax, stampa per fax manuale o posta). I destinatari sono risorse e contatti della struttura organizzativa dell'azienda o del cliente. Esiste una forte integrazione tra le funzioni specifiche del modulo di Project Management e le funzioni standard di gestione dei processi aziendali. Il punto di forza di questa soluzione rispetto all'adozione di un prodotto specializzato nella gestione progetti, consiste proprio in questo stretto legame tra le funzioni, che permette di alimentare i dati di progetto direttamente con i dati rilevati dalle normali attività gestionali e contabili quali la Gestione degli Ordini e del Magazzino, delle RDA ed RDO, della Contabilità Analitica e della Rilevazione Ore di Mano d'opera, dell' MRP. |
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