Il modulo di Project Management affronta problemi relativi alla gestione di imprese complesse, uniche e di durata determinata, rivolte al raggiungimento di obiettivi chiari e predefiniti, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate, e con vincoli interdipendenti di Costi – Tempi – Qualità. Trova applicazione in tutte quelle situazioni in cui le problematiche produttive e gestionali non sono ripetitive e sistematiche; non possono quindi essere ricondotte ad un processo definito e consolidato, ma debbono essere affrontate e pianificate di volta in volta, se non addirittura in corso d'opera; oppure dove assumono particolare importanza le fasi di pre-produzione (preventivazione, progettazione) e post-produzione (installazione, collaudi, ecc.), e le eventuali fasi cosiddette "burocratiche" (richieste permessi, produzione documenti, adempimenti di legge, certificazioni, ecc...). L'esigenza è particolarmente sentita laddove le logiche legate ad una produzione classica, gestita mediante Distinta Base e Cicli di lavorazione, presentano una rigidità ed una necessità di dettaglio descrittivo eccessive per il tipo di processi che si devono gestire; Dove i processi non sono sistematicamente e puntualmente individuabili, ma serve solo controllare che non superino i limiti impostati e che venga raggiunto l'obiettivo prefisso; Dove è importante il coordinamento tra strutture e risorse flessibili, per il completamento dei vari passi ed il raggiungimento dell'obiettivo finale; Dove esiste la necessità di vincolare gli avanzamenti dei lavori ad operazioni particolari (produzione di documenti, vincoli con altre operazioni, ecc.); Dove esiste una necessità di controllo dei costi particolarmente puntuale, tempestiva e soprattutto previsionale dell'andamento nel tempo; Dove l'opera di preventivazione interna ed esterna assume importanza per la valorizzazione delle opere. In un simile ambito si parla quindi di sistemi gestionali orientati al conseguimento dei risultati, in cui non è importante tanto la puntualità della descrizione del processo nei sui metodi e nelle sue componenti, quanto la definizione delle variabili fondamentali da gestire : - Obiettivi : (Definiti e chiari a tutte le funzioni coinvolte).
- Responsabilità : (Attribuzione di una figura responsabile per ciascuna Attività )
- Costi : (Predeterminati e controllati in corso d'opera)
- Tempi : (Schedulati preventivamente e controllati in corso d'opera).
La definizione può essere quindi sintetizzata in : "Gestione per il conseguimento dei risultati stabiliti, nel rispetto dei tempi e dei costi preventivati". Per quanto riguarda Obiettivi e Responsabilità, si può dire che in questo contesto siano gli unici dati che rappresentano dei punti fermi per la gestione, e di cui è davvero necessaria la predeterminazione dettagliata e certa, prima di partire con l'attività.Costi e tempi invece sono i parametri che, a fronte di una stima iniziale, possono anche variare considerevolmente nel corso della vita della commessa; si può quindi parlare in questo caso di "Variabili di progetto". Le variabili che è possibile tenere sotto controllo riguardano : - Lavoro (Ore Lavorative, Lavorazioni)
- Quantità (Materiali, Lavorazioni)
- Costi (Valori Monetari)
I Costi posso a loro volta essere suddivisi in : - Costi Effettivamente Sostenuti (D.D.T., Fatture, ecc.)
- Costi Impegnati Previsti (Ordini)
Il modulo Project Management permette quindi di : - Classificare le varie attività tipiche secondo una precodifica che ne determini anche il tipo di gestione dei parametri da controllare (Costi, lavoro e Quantità), ed il percorso gestionale necessario per la loro evasione.
- Precodificare strutture replicabili e riutilizzabili in fase di definizione delle commesse, quali le Voci di Commessa (Dettaglio descrittivo delle singole attività utilizzate nella codifica delle commesse), gli Schemi di Commessa (Strutture intere di commesse o di rami di commessa precodificati utilizzabili come modelli di compilazione della commessa effettive), i Tipi Task (Classificazione delle attività che permettono di gestire descrizioni e Campi aggiuntivi parametrici legati alle singole voci di commessa).
- Determinare lo schema operativo ( Work Breakdown Structure o Project Breakdown Structure ) che descrive la commessa ed eventuali contratti e/o riferimenti ad essa associata, oltre all'elenco ordinato delle attività necessarie per il suo completamento.
- Definire gli accessi ai dati di ogni commessa per gli utenti, e la possibilità di intervento, sulle singole voci di attività per i ruoli aziendali associati agli utenti stessi.
- Legare alla commessa diversi preventivi sia a prezzi di vendita (preventivazione "esterna, gestita a ricavi e margine), che a prezzi di Costo (preventivazione "interna", gestita a costi + ricarico); con la possibilità di definire anche eventuali righe di ricarico percentuale e/o totalizzazione dell'intera opera o di parte di essa. I preventivi sono organizzati gerarchicamente secondo lo schema "Preventivo / Versione / Variante", in modo da permettere di tenere traccia delle eventuali variazioni in corso d'opera.
- Associare alle specifiche voci di commessa una serie di documenti legati a determinati destinatari. Tali documenti possono anche essere basati su modelli predefiniti dall'utente e venire completati attingendo dati dalla commessa stessa. è inoltre possibile definire il tipo di invio per ciascuno dei destinatari (fax, e-mail, ecc.), definendo anche se effettuare l'inoltro manualmente o automaticamente al verificarsi di determinate condizioni (Attività rilasciata o Attività Avviata, oppure Attività Completata).
- Definire per ciascuna attività i valori preventivati delle variabili da tenere sotto controllo (Costi, Tempi e Quantità Previsti).
- Registrare gli avanzamenti delle varie attività sfruttando lo stretto legame tra Project Management e le normali funzioni gestionali del prodotto. In questo modo è possibile tenere costantemente sotto controllo l'andamento Attuale, e Previsto per il completamento dei Parametri da controllare (Costi, Tempi e Quantità Attuali e Rimanenti).
- Rilevare separatamente sia i movimenti di tempo e costi effettivamente verificatisi a fronte di una attività (Operazioni di contabilità, DDT, Fatture, Documenti di Magazzino, ecc.), che i movimenti relativi ad operazioni previste ma non ancora effettive (Ordini a Fornitore, ecc.).
- Evidenziare eventuali situazioni di superamento dei valori Preventivati, con la possibilità di impedire ulteriori avanzamenti dell'attività.
- Permettere la registrazione manuale, da parte degli utenti abilitati, di operazioni di rettifica budget per le singole attività, che sblocchino di fatto eventuali situazioni di superamento limiti verificatesi.
- Stampare i preventivi associati alle commesse in forma dettagliata o sintetica.
- Verificare in qualunque momento lo stato di avanzamento e la struttura della commessa.
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