Data ultimo aggiornamento: 14/04/2014

La gestione dei compensi, fatture, note di accredito e avvisi di parcella

Nell'ambito della gestione delle ritenute si possono distinguere diverse tipologie di documenti:

• fatture;
• note di accredito a storno di fattura --> il compenso relativo alla fattura non è stato ancora pagato;
• note di accredito autonome --> il compenso originario è già stato pagato, non hanno ritenuta di acconto;
• avvisi di parcella o "notule", rappresentano conteggi preliminari all'emisisone della fattura.

Business gestisce due archivi: archivio compensi e archivio pagamenti compensi.

Le fatture sono inserite nell'archivio dei compensi.

Anche le note di credito autonome sono inserite in archivio compensi, ma con importi negativi, tranne la ritenuta che sarà pari a zero, poichè non è ammessa una ritenuta fiscale negativa. Per il percipiente la maggior ritenuta subita si recupera in fase di dichiarazione dei redditi.

I pagamenti normali dei compensi e le note di credito a storno fattura sono registrati nell'archivio dei pagamenti, ma solo i primi sono considerati ai fini della Stampa dichiarazioni sostituto d'imposta.

Nell'esempio qui sotto il compenso dichiarato è pari a quello relativo al pagamento, cioè 600 euro, e la ritenuta ad esso relativa è 120 euro; tali cifre affluiscono nella Stampa dichiarazioni sostituto di imposta, ignorando gli importi originari della fattura e i dati della nota di accredito a storno di quella fattura.

Gli avvisi di parcella vanno gestiti come segue.

Modalità non integrata

• al ricevimento della notula inserire da Gestione compensi/ritenute un nuovo compenso, contrassegnandolo come Avviso di parcella con l'apposita casella e indicando il numero, la serie e la data della notula attribuiti dall'emittente;
• al momento del pagamento, inserire relativamente alla notula un record di pagamento col relativo pulsante della toolbar;
• eventualmente contabilizzare il pagamento col programma "Contabilizzazione ritenute", con impostati solo pagamenti, solo avvisi di parcella, ritenute al momento del pagamento;
• al momento del ricevimento della fattura, andare in modifica del compenso-notula, spuntare la casella "Ricevuta fattura" ed indicare data, serie e numero fattura attribuito dall'emittente; la notula diventa fattura a tutti gli effetti;
• eventualmente contabilizzare la fattura col programma "Contabilizzazione ritenute", con impostati solo compensi, solo fatture, ritenute al momento del pagamento.

Modalità integrata

• al ricevimento della notula, inserire un nuovo compenso da "Gestione compensi/ritenute", contrassegnandolo come Avviso di parcella con l'apposita casella e indicando il numero la serie e la data della notula attribuiti dall'emittente;
• al momento del pagamento della notula, entrare in Gestione prima nota ed inserire il pagamento (Cassa a Fornitore) nell'apposita finestra che si apre automaticamente, richiamare la notula precedentemente registrata e dichiararla pagata completamente;
• al ricevimento della fattura, da Gestione prima nota, dopo aver inserito i dati del fornitore nell'apposita finestra compensi, anziché inserire un nuovo compenso, richiamare il record relativo alla notula e completarlo coi dati della fattura (data, serie e numero); la notula diventa fattura a tutti gli effetti.

In gestione integrata il trattamento contabile delle ritenute è sempre del tipo Ritenuta al momento della fattura, cioè il debito verso l'Erario per il pagamento della ritenuta si apre sempre con la registrazione della fattura e non col pagamento. In gestione non integrata si può scegliere.

Per gli avvisi di parcella non è consentita la gestione di pagamenti parziali: per ogni compenso nato come avviso di parcella dev'essere presente un solo pagamento per l'intero importo.

Gli agenti, pur soggetti a ritenuta d'acconto, sono imprese a tutti gli effetti, e seguono quindi il principio della "competenza", e non quello "per cassa" come i professionisti; essi possono considerare nella propria dichiarazione dei redditi anche le ritenute relative a compensi (provvigioni) maturate nell'anno precedente, ma incassate (pagate dal sostituto d'imposta) nell'anno in cui s'effettua la dichiarazione. A tal scopo, nella registrazione dei pagamenti si può indicare un anno competenza certificazioni che sia diverso dall'anno della data pagamento; normalmente è la data del pagamento che pilota per esempio, la stampa Dich. Sostituto d'imposta.

In fase di elaborazione stampa è sufficiente chiedere di considerare per i pagamenti l'anno di competenza certificazione al posto della data di pagamento, per ottenere la certificazione che tenga conto anche di compensi relativi all'anno precedente, ma pagati nell'anno in cui si compila la dichiarazione.