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La gestione del modulo parcellazione | |||
La gestione, una volta completata la fase di impostazione iniziale, si compone delle seguenti funzioni:
Un discorso più approfondito si richiede per la parte relativa alla contabilizzazione delle parcelle e delle notule. Si intende con ciò anche la gestione ed il giro del portafoglio RB , sia per le fatture che per le notule. A tal scopo occorre prevedere (e collegare a conti del PDC della ditta o utilizzato in quella ditta) le seguenti contropartite (a fianco i codici delle contropartite standard) :
Occorre inoltre indicare questi codici di contropartita nella tabella 'Personalizzazione Contab. Generale' (1.6.M del menù principale). Se la ditta è un professionista i meccanismi di gestione dei ricavi per cassa anzichè per competenza, impone che la fattura emessa nei confronti di un cliente non risulti incassata fintanto non sia effettivamente tale (cioè a buon fine della ricevuta bancaria). Perciò il giro contabile impone in questi casi la non chiusura del cliente (e della scadenza associata al cliente) con l'emissione della ricevuta bancaria. Per far si che Business operi (e solo per i professionisti con il modulo Parcellazione installato) in questo modo, occorre in anagrafica ditta , dati aggiuntivi contabili, settare opportunamente il campo 'Emissione effetti con chiusura cliente' , togliendo la spunta. Le causali utilizzate nella contabilizzazione delle fatture e notule (nonchè note di accredito ) devono essere indicate nella tabella 'Personalizzazione Parcellazione', in particolare le causali standard a tal scopo sono le seguenti : Se ditta professionista (caso più comune) : Se ditta non professionista (es. agente di commercio) : Emissione parcella non incassata : 1000 inoltre (per entrambi i tipi di ditte) nella tabella personalizz. Contabilità generale saranno previste : Emissione effetti : 3102 Si utilizzeranno inoltre, nel giro contabile , anche le seguenti causali : Accredito in banca di distinta : 3105 (GIROCONTO BANCA SBF-CC ) (sia per anticipo sbf che al dopo incasso) Il giro contabile , nel caso professionista, nei vari casi è il seguente CASO A : fattura con pagamento non ricevuta bancaria (es. rimessa diretta) Operazione : Emissione fattura Operazione: Incasso della fattura CASO B : fattura con pagamento ricevuta bancaria Operazione : Emissione fattura Operazione : Emissione RB Operazione : Presentazione distinta RB Operazione: Accredito SBF da parte della banca (se anticipato rispetto alla scadenza) Operazione : Insoluto Operazione : incasso fattura (a buon fine certo della ricevuta bancaria presentata) CASO C : notula + fattura con pagamento non ricevuta bancaria (es: rimessa diretta) All'atto dell'emissione della notula non si provvede a registrare niente in prima nota, nè in scadenzario (in questo caso non è necessario registrare dati in scadenzario in quanto non è necessrio procedere con il giro degli effetti). Dopo aver incassato (rimessa diretta) l'importo relativo alla notula, si provvede ad emettere la fattura e si provvede a contabilizzare la fattura e registrare il pagamento (da gestione p.nota) come nel caso A. NB: una notula non può essere incassata in modo parziale. L'incasso deve essere in unica soluzione. CASO D : notula + fattura con pagamento ricevuta bancaria Operazione : emissione Notula Operazione : Emessa RB su notula Operazione : presentazione distinta Operazione: Accredito SBF da parte della banca (se anticipato rispetto alla scadenza) Operazione : Insoluto Quando si è avuta certezza del buon fine della ricevuta bancaria, invece , si provvede ad emettere la fattura (utilizzando il programma 'Gestine Parcelle/notule') e quindi : Operazione : Emissione fattura Operazione : Incasso fattura e poi, con altra registrazione (sempre in seguito all'incasso), per completare contabilimente il giro, qualora gli effetti non siano stati anticipati dal SBF in precedenza (o per la parte non anticipata in precedenza): programma utilizzato : Gestione P.Nota Il giro contabile, nel caso di impresa (es. agente di commercio) è lo stesso giro previsto per la gestione contabile di una ditta impresa con contabilità ordinaria, e cioè con la chiusura del cliente al momento della generazione della ricevuta bancaria (non si pongono, infatti, problemi di gestione per cassa e di ricavi sospesi!) La ritenuta di acconto (ed il conto dell'attivo RITENUTE DI ACCONTO SUBITE), nelle registrazioni sopra indicate, non è stata esplicitamente evidenziata . è tuttavia da considerare sempre che la rilevazione della ritenuta subita è (e deve essere) effettuata sempre al momento dell'emissione della fattura , e non al momento dell'incasso del documento ! Pertanto anche l'emissione delle RB sarà sempre al netto della ritenuta di acconto (non è gestibile il caso di RB per importo al lordo con versamento da parte dello studio, per conto del cliente). NB : nella gestione delle varie tabelle ed archivi (es. voci di parcellazione, personalizzazione parcellazione, gestione attività) sono stati previsti alcuni campi (es. cod. Ditta destinazione, cod. Contropartita acquisto, ecc.) per poter attivare eventualmente in futuro anche una contabilizzazione automatica delle parcelle emesse, nella contabilità dei clienti dello studio come fatture ricevute con ritenuta di acconto. Nella attuale versione di Business queste funzione non è disponibile (potrebbe esserlo in future versioni). Un altro discorso particolare è quello relativo alla gestione delle spese anticipate per conto del cliente, da parte di un professionista . Occorre a tal scopo distinguere innanzitutto :
Nell'ultimo ambito (quello propriamente detto delle 'spese anticipate'), possiamo identificare due casi : CASO A : il professionista sostiene spese per conto del cliente e successivamente addebita in parcella tali spese In questa ipotesi il giro contabile/operativo sarà il seguente : Operazione : sostenimento della spesa per conto del cliente NB: l'utente può tenere memoria di queste operazioni anche senza dover registrare subito in P.nota questi dati, inserendo nell'archivio delle attività una riga con una apposita voce di parcellazione di tipo ' Spese anticipate per conto del cliente' A questo punto si provvede periodicamente all'emissione della parcella , che conterrà nel corpo una o più righe di spese anticipate per conto del cliente (eventualmente riprese dall'elenco delle attività registrate come al punto sopra), ed alla contabilizzazione solita di detta parcella (che chiude il conto utilizzato 20.11.0011). CASO B : il cliente anticipa il denaro al professionista, il quale successivamente paga imposte/tasse/altro per suo conto utilizzando tali importi In questa ipotesi il giro contabile è il seguente: Operazione : incasso importo dal cliente per la spesa da sostenere NB: anche questa operazione potrebbe essere annotata in via preliminare (prima di andare in Gestione P.Nota) nell'archivio delle attività inserendo (col relativo importo) una riga con una apposita voce di parcellazione di tipo 'Spese anticipate dal cliente'. (riga che tuttavia non sarà mai oggetto di emissione parcella!) Operazione : sostenimento della spesa per conto del cliente NB: come è evidente, in questo caso l'importo delle spese anticipate non viene esposto in nessuna parcella. |
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