Data ultimo aggiornamento: 07/11/2012

Introduzione all'integrazione con Microsoft Office

Business può integrarsi (cioè scambiare dati) con le applicazioni di Microsoft Office (Word, Excel, Project) e con lo standard Adobe Acrobat (file formato PDF) in diversi modi.

Un primo modo di integrazione con Office e con Acrobat consente di passare informazioni di Business a Word od Excel attraverso l'uso delle stampe su video. Infatti, qualsiasi funzione di Business che consenta di produrre una stampa (un report, più precisamente) come per es. la stampa dei partitari, la stampa del registro Iva, la stampa di un elenco clienti o fornitori, una qualsiasi stampa parametrica, ecc., permette di vedere prima la stampa in una finestra (Report su video, normalmente richiamabile anche con F12). Richiamando la funzione report su video, la stampa appare in una apposita finestra che contiene alcuni pulsanti. Uno in particolare (simbolizzato da un valigia) consente di esportare il contenuto della stampa in un file in formato Testo, oppure (ciò che a noi interessa) in formato Word o Excel, o in formato PDF. Una volta che i dati della stampa sono su un file .doc (Word) o .xls (Excel), utilizzando la applicazione corrispondente è possibile riprendere tali dati, manipolarli, stamparli in modo diverso, fare simulazioni, esportarli in altri formati, spedirli (come nel caso PDF) a fornitori e clienti, ecc.

Un secondo modo di integrare i dati di Business in altre applicazioni Office è la possibilità, da Word e da Excel di prelevare (tramite ODBC e Microsoft Query, per lo più) dati da un qualsiasi fonte dati (un database che sia ODBC compatibile) ed inserirli nel documento (foglio di lavoro o .doc) correntemente in uso.

Seppur Business una volta installato fornisce già su ciascuna stazione una fonte dati ODBC per ciascuna azienda, questo approccio richiede comunque una conoscenza approfondita degli strumenti Office (in particolare di Word od Excel, di Microsof Query, dei concetti di stampa-unione, della funzione Estrai dati esterni, di filtro, ordinamento, campi, tabelle, ecc.); è inoltre necessaria una certa conoscenza della struttura dati (i database) utilizzata da Business internamente (tabelle, relazioni, ecc.)

Sull'uso di questa tecnica, che è molto potente perché consente di fare moltissime (se non tutte) le estrazioni di dati che possono essere necessarie in azienda, si rimanda alla documentazione Microsoft sulle funzionalità citate degli strumenti indicati.

Potendo utilizzare anche Macro e Moduli , un installatore o un utente esperto può anche creare particolari applicazioni in Word o in Excel che rendono agli utenti meno esperti il reperimento periodico di informazioni semplice ed immediato.

Business mette a disposizione un terzo modo per passare informazioni a Word ed Excel in particolari contesti. Il meccanismo tecnico utilizzato si chiama Automazione OLE e permette a Business di :

• preparare le informazioni da passare a Word od Excel
• chiamare in automatico Word od Excel dicendo loro di usare un particolare modello per la rappresentazione dei dati che gli verranno passati
• inserire in maniera automatica i dati nei modelli di cui sopra, in appositi campi segnaposto (Word) o in specifiche celle (Excel)

I modelli di cui sopra non sono altro che documenti creati secondo certe regole utilizzando Word od Excel. Per Word si usano modelli (.dot), mentre per Excel dei fogli di partenza con estensione .xls. Dopo aver installato Business, nella sottodirectory Office (sul server, se l'installazione non è monoutente) risiedono alcuni modelli di Word di esempio e di supporto, ed alcuni fogli Excel di esempio.

Un quarto modo per passare informazioni ad Excel è quello di generare file .XLS dalle griglie oppure da particolari elaborazioni.

Dalle griglie è possibile generare file in fomato Excel quando , nei principali programmi di visualizzazione/stampa che dispongono di una funzione 'Visualizza su griglia' (es. Stampa schede articoli, Stampa schede ordini, Stampa / visualizzazione partitari, ecc.) è visibile, nella finestra che appare chiedendo la visualizzazione in griglia, nella barra degli strumenti l'icona di Excel con il 'tooltip' che indica 'Genera file di Excel'. L'utente può in tali casi configurare la griglia (es. Spostare le colonne ecc.) e poi generare con la pressione di quell'apposito pulsante, un file 'pulito' XLS che contiene esattamente le informazioni visibili in griglia nell'ordine ivi presente in quel momento . Da quel file sarà poi possibile fare simulazioni, calcoli, Totalizzazioni, grafici, ecc. Utilizzando le funzioni disponibili in Excel.

Anche il programma 'Stampa P.Nota di Conatbilità analitica' permette di generare un file di Excel con tutte le informazioni (questa volta elementari) derivanti dalla elaborazione richiesta, da cui è possibile poi generare con tabelle Pivot (nonchè grafici, ecc.) le aggregazioni utili all'utente per una analisi più approfondita (aggregata o analitica) dei dati consuntivi della contabilità analitica.

Un quinto modo per utilizzare le informazioni fornite da business in modo standardizzato è quello di generare (ed eventualemtne spedire) documenti in formato PDF. Questa possibilità è attiva solo in presenza, nell'installazione e nella chiave di installazione di Business, di un apposito modulo funzionale denominato 'Genera PDF da documenti' .

Nei seguenti programmi :

• Gestione ordini/impegni
• Stampa Ordini/conferme d'ordine/preventivi
• Gestione documenti di magazzino
• Fatturazione differita
• Stampa documenti di magazzino
• Gestione parcelle/notule

in presenza del modulo suddetto viene attivato nei suddetti programmi, un nuovo pulsante nella barra degli strumenti (con l'icona di Acrobat Reader) che permette di aprire una nuova finestra modale.

In detta finestra è possibile selezionare il tipo di generazione (unico file PDF oppure un file per ogni documento trattato), e se inviare il/i file/files generato/i ai destinatari o ad un destinatario in particolare (vedi più avanti 'Integrazioni con Mapi-exchange'). (nb: per i programmi che generano un documento alla volta , come Gest. Ordini e Gestione documenti di magazzino, è disponibile solo l'opzione di generare un file PFD per ogni documento).

Il file PDF viene generato sulla base del layout definito nel report , creato con Crystal Report, associato alla funzionalità di stampa prescelta.

L'invio del/dei file generati è possibile con tutte le modalità previste da Business per l'invio di documenti generati con Word (cioè: fax, winfax, e-mail).

Nel caso di generazione di un unico file .pdf è necessario indicare il destinatario riempiendo l'opportuno campo con l'anagrafica cliente/fornitore desiderata.

Nel caso di generazione di un file .pdf per ogni documento è possibile selezionare di inviare tale file al Cliente/Fornitore indicato nel documento, oppure all'Agente indicato nel documento, oppure ad entrambi.

I file generati rimangono memorizzati nelle cartelle indicate, a titolo di archivio documentale.

Con queste funzionalità è possibile pertanto (a titolo di esempio):

• generare a fine mese 200 fatture con il programma 'Fatturazione differita' e inviarle automaticamente ai clienti, via fax o via e-mail (oltre che a stampare le fatture medesime sulla propria stampante)
• in modo diretto (quindi ordine per ordine) o in via differita (alla fine della giornata, per esempio) generare in PDF ed inviare gli ordini a fornitori, i preventivi e le conferme d'ordine ai clienti, via fax o via e-mail
• periodicamente generare PDF contenenti tutte le fatture emesse per un determinato agente nel periodo (es. nel mese) ed inviarli per e.mail a ciascun agente (anziché mandare agli agenti le cosiddette 'veline' in modo tradizionale/cartaceo)
• su richiesta del cliente (o del fornitore) inviare copia elettronica di un documento, semplicemente allegando il file PDF precedentemente generato, ad un nuovo messaggio di posta elettronica
• ecc.

Ma vediamo più in dettaglio nei paragrafi successivi come ed in quali contesti alcune di queste tecniche sopra indicate possono essere meglio utilizzate.