Data ultimo aggiornamento: 06/11/2012

I vari tipi di documenti gestiti nel modulo magazzino\vendite

Business classifica i vari tipi di documenti che interessano la gestione del magazzino e delle vendite in :

• Bolle ricevute : tutti i documenti ricevuti da fornitori o clienti (es. bolle di acquisto, di reso, di c/riparaz. O c/visione o c/deposito, ecc.) che non siano considerabili come fatture
• Fatture immediate/accompagnatorie ricevute : le fatture emesse da fornitori non a fronte di bolle precentemente la loro emesse
• Fatture differite ricevute : le fatture emesse da fornitori a fronte di bolle precedentemente da loro emesse
• Note di accredito ricevute : le note di accredito emesse da fornitori nei ns. confronti a fronte o non a fronte di ns. bolle emesse di reso
• Bolle emesse : tutti i documenti emessi nei confronti di fornitori o clienti (es. bolle di vendita, di reso a fornitore, di c/riparaz. O c/visione o c/deposito, ecc.) che non siano considerabili fatture
• Fatture immediate emesse : le fatture da noi emesse non a fronte di bolle precentemente emesse, con o senza dati accomapagnatori (dati relativi a DDT come vettore, ecc.))
• Note di addebito emesse : le fatture da noi emesse non a fronte di bolle precentemente emesse, per rettifiche, ecc.
• Fatture differite emesse : le fatture da noi emesse a fronte di bolle precedentemente emesse
• Note di accredito emesse : le note di accredito emesse da noi nei confronti di clienti a fronte o non a fronte di loro bolle di reso
• Corrispettivi emessi : documenti di vendita valorizzati (contengono cioè prezzi e importi) che non possono considerarsi né bolle nè fatture emesse (tipicamente servono a rappresentare le vendite al minuto per i beni, le ricevute fiscali emesse, per i servizi prestati.
• Bolle interne : qualsiasi movimento di magazzino (o tra magazzini) che non è rappresentato da un documento ufficiale, ma per lo più da un documento interno. Per es. l'inventario iniziale di magazzino, oppure le bolle di prelievo di materiale dal magazzino per il loro uso in produzione (qualora non si usi il sistema che prevede la creazione di appositi documenti di carichi da produzione e delle note di prelievo per la produzione), rettifiche inventariali, ecc. ecc.
• Note di prelievo : rappresentano documenti preparatori di una fattura da emettere, di un DDT da emettere, di un futuro scarico di materiali a produzione .
• Note di accredito differite emesse : per riepilogare ddt ricevuti da clienti per resi
• Note di accredito differite ricevute : per riepilogare documenti ricevuti da fornitori a fronte di nostri resi

Questi documenti (escluse le fatture/note di accredito differite emesse e ricevute) vengono emessi o registrati normalmente con il programma Gestione Documenti di magazzino. Usano per lo più causali di carico o di scarico, e quindi rappresentano le entrate ed uscite (a quantità e valori) dal magazzino per ciascun articolo/magazzino.

Le fatture differite emesse e ricevute vengono invece emesse/registrate con le funzioni Fatturazione Differita e Fatturazione differita interattiva e non aggiungono informazioni di magazzino (se non i prezzi in alcuni casi), in quanto servono a dichiarare fatturate le bolle a cui si riferiscono e generare un riferimento riepilogativo di uno o più documenti di origine (bolle emesse o bolle ricevute) per l'eventuale contabilizzazione e trattamento unitario ai fini delle provvigioni, delle scadenze/effetti, ecc...

Le note di accredito differite emesse e ricevute vengono trattate come documenti riepilogativi, alla stregua di fatture differite emesse e/o ricevute a livello di magazzino, mentre in contabilità sono viste come note di accredito emesse/ricevute. In particolare per note di accredito differite emesse, visto che sul cartaceo vanno riportati gli estremi dei documenti ricevuti da clienti, nei DDT ricevuti intestati al cliente vanno indicati gli estremi del documento nei campi partita, in questo modo nella stampa verrà riportato 'Riferimento Vs. DDT n° ...'. Per gestire questi documenti i programmi sono stati modificati solo in NET, i rispettivi componenti in Classic start non supportano questi tipi di documenti, anche se possono comunque essere utilizzati per tutti gli altri tipi di documenti.

Quando viene modificato/cancellato un documento di magazzino già finito in documento riepilogativo (fattura differita emessa, fattura differita ricevuta, nota di accredito differita emessa, nota di accredito differita ricevuta, fattura ricevuta fiscale differita), viene memorizzato sulla testata della fattura differita (tm_flagiva_1 = 'S'). In questo modo sarà possibile identificare le fatture che dovranno essere rielaborate perché contenenti DDT modificati. I programmi di contabilizzazione documenti, stampa documenti di magazzino, fatturazione differita e generazione provvigioni controllano e bloccano/avvisano (a seconda dei casi) se durante la stampa/elaborazione incontrano fatture da rielaborare.

Le note di prelievo sono documenti speciali. Essendo uguali dal punto di vista della struttura ad una bolla emessa (per consegna merce/prodotti a cliente, o per trasferimento materiali ad un terzista o per prelievo di materiali per avvio di una produzione) o ad una fattura accompagnatoria emessa (per consegna merce/prodotti a cliente), e richiedono l'indicazione di una causale di scarico (o di trasferimento ad altro magazzino), tuttavia essi non agiscono sull'esistenza degli articoli (come fanno invece i documenti come bolle emesse, fatture acc. Emesse, ecc.). Agiscono invece, indipendentemente dalla causale indicata, sul campo prenotato dei progressivi articoli. Ognuna di esse rappresenta una pre-bolla, o pre-fattura, che si trasformerà in breve tempo in bolla o fattura e solo allora si provvederà allo scarico del magazzino per le quantità indicate ed alla 'evasione' (come se si trattasse di un impegno) automatica della nota di prelievo. Per il lasso di tempo in cui una nota di prelievo esiste in archivio, essa costituisce altresì un accantonamento di materiale che non è disponibile per altri scopi se non quello di essere consegnato a breve con una bolla/fattura al cliente/fornitore indicato in essa, o di essere utilizzato per una produzione imminente o già in corso. Ecco perché l'insieme delle note di prelevo rappresenta l'insieme delle merci/materiali prenotati, cioè esistenti in magazzino ma indisponibili. L'unico modo per rendere nuovamente disponibili i quantitativi di materiali/merci indicati nelle note di prelievo è quello di modificare o annullare le note di prelievo stesse.

Parliamo qui di disponibilità netta definita come la differenza tra l'esistenza di magazzino diminuita del prenotato

disponibilità netta = esistenza - prenotato

da non confondersi con la disponibilità generica di un prodotto/merce/materiale, definito come

disponibilità = esistenza + ordinato - impegnato

dove

• esistenza : quantità fisicamente presente in magazzino
• ordinato : totale delle quantità in ordine a fornitori e in ordini di produzione
• impegnato : totale delle quantità in impegni da clienti e in impegni di produzione

La disponibilità generica può anche essere negativa in un determinato momento (significa che dobbiamo procedere all'emissione di ordini a fornitori o all'acquisto immediato di merce per far fronte alle richieste di mercato o di produzione); la disponibilità netta d'altra parte invece non può mai, a rigor di logica, essere negativa (significherebbe che abbiamo accantonato/prenotato del materiale per quantitativi superiori a quelli fisicamente presenti in magazzino !!!).

Per fare un quadro completo dei flussi dei documenti di magazzino occorre anche introdurre i documenti gestiti dalla gestione ordini. Essi sono :

1. Preventivi (o richiesta di preventivo da parte di un cliente o da parte ns. nei confronti di un fornitore)
2. Impegni clienti (o ordini ricevuti da clienti e da noi confermati)
3. Impegni di produzione (sono sempre collegati ad un ordine di produzione)
4. Ordini fornitori (ordini da noi emessi nei confronti di ns. fornitori)
5. Ordini di produzione (emessi nei confronti di terzisti o di fornitore fittizio NS STABILIMENTO)
6. Proposte d' ordine (elenco del materiale di cui occorre riapprovigionarsi, ma non ancora ordinato)

Uno schema completo di gestione di documenti nei confronti di clienti è il seguente (a fianco la funzione di menù che consente l'operazione ) :

1. emissione di un preventivo (gestione ordini : nuovo preventivo) su richiesta del cliente
2. ricevimento dell'ordine da parte del cliente e registrazione in archivio ( gestione ordini: nuovo impegno cliente)
3. accantonamento materiale per spedizione ed evasione contemporanea dell'impegno cliente (gestione documenti : nuova nota di prelievo)
4. emissione della bolla di consegna (gestione documenti: nuova bolla, seleziona note di prelievo)
5. emissione fattura differita (Fatturazione differita: nuova fattura)

La funzione 3 può essere effettuata automaticamente con la funzione Generazione note di prelievo da impegni.

La funzione 4 può essere effettuata automaticamente da Generazione documenti da note di prelievo.

Uno schema completo di gestione di documenti nei confronti di fornitori è il seguente (a fianco la funzione di menù che consente l'operazione ) :

1. Registrazione della necessità di approvvigionamento nella lista ordini da emettere (Gestione Proposte d' ordine)
2. Emissione ordine al fornitore (gestione ordini : nuovo ordine da lista ordini)
3. ricevimento merce dal fornitore (gestione documenti: nuova bolla ricevuta )
4. ricevimento fattura differita da fornitore (gestione fatturazione differita interattiva/controllo fatture: nuova fattura)

La funzione 2 può essere effettuata automaticamente con la funzione Generazione ordini da proposte d' ordine

Naturalmente possono aversi schemi diversi. Per esempio, nel caso in cui la consegna della merce o materiale avvenga con fattura accompagnatoria, anziché la sequenza nuova bolla-nuova fattura avremo solamente gestione documenti : nuova fattura accompagnatoria (emessa o ricevuta).

Ancora nella sequenza dei documenti clienti potrebbe non esserci preventivo, né impegno, cioè :

1. accantonamento materiale per spedizione (gestione documenti : nuova nota di prelievo)
2. emissione della bolla di consegna (gestione documenti: nuova bolla, seleziona nota di prelievo)
3. emissione fattura differita (Fatturazione differita: nuova fattura)

Oppure potrebbe esserci impegno ma non emissione di nota di prelievo :

1. ricevimento dell'ordine da parte del cliente e registrazione in archivio ( gestione ordini: nuovo impegno cliente)
2. emissione della bolla di consegna ed evasione contemporanea dell'impegno cliente (gestione documenti: nuova bolla, seleziona ordini)
3. emissione fattura differita (Fatturazione differita: nuova fattura)

Per quanto riguarda il flusso di documenti col fornitore, potrebbe mancare la gestione delle proposte d' ordine, oppure non esserci neanche l'ordine al fornitore.