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La gestione, una volta completata la fase di impostazione iniziale, si compone di 2 momenti :
- la gestione corrente (o giornaliera)
- le elaborazioni e le stampe periodiche
In particolare, la gestione corrente prevede :
- l'inserimento dei documenti di magazzino, in particolare: DDT ricevuti, fatture immediate ricevute, per gli acquisti; DDT emessi, fatture immediate emesse, note di addebito emesse , corrispettivi emessi per le cessioni; affinchè un documento di magazzino sia considerato ai fini Intrastat occorre che sia indicato nell'apposita pagina un codice di Natura transazione Intra diverso da zero; occorre, poi, che riguardi un cliente per le cessioni, o fornitore intracomunitario per gli acquisti; qualora lo stesso soggetto intracomunitario agisca sia da cliente che da fornitore, si consiglia di codificarlo con due codici diversi, uno come cliente e uno come fornitore, utilizzando il codice cliente per le cessioni ed il codice fornitore per gli acquisti. Per chi effettua presentazioni mensili, occorre indicare nei documenti di magazzino anche la modalità di trasporto e il regime statistico. Richiamando un articolo su ciascuna riga documento, il programma propone codice di nomenclatura combinata, percentuale e valore statistico, provincia di origine. É possibile intervenire su tali dati, se necessario.
- Per i documenti non registrati da 'Gestione documenti di magazzino', ovvero inseriti direttamente in contabilità generale dal programma 'Gestione Prima nota', l'inserimento delle informazioni relative ai dati Intrastat è agevolato dall'apposità funzione di menu Documento - Intrastat; selezionandola sarà richiamato il programma 'Gestione movimenti Intrastat', con alcune informazioni preimpostate in base ai dati indicati nella registrazione contabile.
- l'inserimento dei dati Intra col programma 'Gestione Movimenti Intrastat': questo programma è utilizzato per la registrazione di eventuali rettifiche (per i modelli INTRA1ter e INTRA2ter) a periodi precedenti; qualora non sia disponibile il modulo Magazzino/vendite, questo programma deve essere utilizzato anche per la registrazione delle transazioni normali del periodo (quelli cioè che entrano negli INTRA1bis e INTRA2bis).
Nelle stampe ed elaborazioni periodiche sono previste:
- la stampa di controllo delle transazioni registrate, sia a livello di documenti di magazzino che a livello di archivio movimenti Intrastat: a tal scopo si utilizzano le stampe parametriche appositamente predisposte con i formati di stampa 51 e 52, rappresentati dai report PAR0051.RPT e PAR0052.RPT. Queste stampe evidenziano eventuali errori o mancanze, quali l'omissione di elementi obbligatori come codici nomenclatura combinata, paese/provincia di provenienza/destinazione, valori statistici, massa, valori in valuta, ecc. Se verificati, si può intervenire integrando o correggendo i movimenti Intrastat o i documenti da cui sono stati generati.
- la generazione dei movimenti Intra dai documenti di magazzino, operazione che può anche essere omessa qualora si decida di generare il file SCAMBI.CEE per la dogana direttamente leggendo i dati dei documenti di magazzino, come avviene di frequente in caso di presentazioni trimestrali o annuali; invece, in caso di elenchi mensili, si consiglia la generazione dei movimenti Intra da documenti di magazzino e la generazione modelli Intra/file SCAMBI.CEE leggendo solo dai movimenti Intra, perché consente di operare eventuali modifiche ai campi - come provincia e paese di destinazione, valore statistico, valore in valuta, ecc. - prima di generare il file SCAMBI.CEE. Per queste operazioni di rettifica si utilizza il programma Gestione movimenti Intrastat.
Le spese accessorie, come le spese di trasporto e imballo indicate nel piede del documento di magazzino, possono essere considerate nel valore Intrastat e nel valore statistico della merce tramite una loro ripartizione automatica, ponderata sul valore della merce delle singole righe. Per attivare la ripartizione delle spese accessorie sul costo dei movimenti di magazzino occorre settare le opzioni di registro: BSVEBOLL\OPZIONI\Rip_spesa_acc = S e BSVEBOLL\OPZIONI\SpeseDaRipartire = 1 (ripartisce solo le spese di trasporto e imballo) oppure = 2 (ripartisce le spese di trasporto, imballo, incasso e bolli).
Lo sconto pagamento indicato nel piede documento non è considerato ai fini del valore Intrastat e del valore statistico, mentre sono considerati tutti gli sconti di riga e i due sconti di testata.
- la generazione del file SCAMBI.CEE e la contemporanea stampa dei moduli Intra 1, 1bis, 1ter o 2, 2bis, 2ter su modulo non prefincato: a tal scopo si usa il programma Stampa Elenchi Intrastat. Il frontespizio (modelli INTRA1 e INTRA2 ) può essere anche prodotto su modulo prefincato (es. Buffetti), ma ciò richiede una personalizzazione del report relativo.
- Controllare il contenuto del file SCAMBI.CEE con l'apposito programma SCAMBI fornito da ogni ufficio doganale su semplice richiesta.
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