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La gestione dello scadenziario permette di gestire le scadenze dei debiti e dei crediti dell'azienda, delle spese e dei ricavi futuri, valutando la situazione finanziaria dell'azienda nel breve periodo (1 anno o oltre). Gestire lo scadenziario su fornitori e clienti permette di conoscere le date di scadenza dei pagamenti e incassi relativi alle fatture ricevute ed emesse. Lo scadenziario di Business funziona come archivio a sè stante oppure in collegamento con le partite gestite in contabilità generale.
Nel caso di scadenziario come archivio a sè, è possibile inserire scadenze attive e passive, cioè debiti e crediti a scadenza riferiti a qualsiasi conto cliente, fornitore o sottoconto, sebbene per alcuni di essi non sia abilitata la gestione di scadenziario e partite nella relativa anagrafica. Ad esempio:
Scadenza Importo +/- Causale Soggetto Tipo
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15/06/2014 2.000,00 - FATT.FORNIT. ROSSI BINO F
15/06/2014 3.200,00 + FATT.CLIENTE GROSSI CESARE C
18/06/2014 1.300,00 - RATA AFFITTO SIG. BIANCHI S
30/06/2014 300,00 - RATA LEASING AGRILEASING SPA F
30/06/2014 800,00 - IMPOSTE DEL P. IRAP S
25/07/2014 1.200,00 - RATA MUTUA INPS S
......
In questo si lavora su ogni tipo di conto (C/F/S), segnalando le scadenze più varie e interrogando l'archivio delle scadenze, ad esempio per sapere:
- cosa c'e da pagare nei prossimi 15 giorni;
- quali sono le rate del leasing ancora da pagare;
- se il saldo dei miei incassi e pagamenti alla fine di questo mese è positivo o negativo, e quindi se dovrò ricorrere al fido bancario o no.
Lo scadenziario su conto EFFETTI ATTIVI permette di conoscere le date di scadenza delle singole ricevute bancarie in portafoglio, e la disponibilità dei fondi monetari da essi rappresentati, e di utilizzare apposite funzioni della procedura per emettere effetti, distinte, ecc.
Integrata con la gestione della Tesoreria, la gestione dello scadenziario consente di ricavare i dati certi di un preventivo di cassa, detto anche budget di cassa o preventivo finanziario di breve periodo.
In collegamento con la contabilità ogni scadenza è agganciata ad una partita, così come definita nel paragrafo dedicato alla gestione delle partite. Consideriamo la fattura n. 123/A/2014 del fornitore RODD & FRESH SRL: se il fornitore è gestito a partite, essa costituisce una partita di quel fornitore. Se su tale fattura il fornitore ci emette 3 ricevute bancarie a 30/06/2014 gg fine mese, in scadenziario avremo 3 scadenze per quella partita:
Scadenza Importo +/- N.Partita N.Rata Soggetto
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15/06/2014 2.100,00 - 123/A /2014 01 RODD & FRESH
15/07/2014 2.100,00 - 123/A /2014 02 RODD & FRESH
15/08/2014 2.100,00 - 123/A /2014 03 RODD & FRESH
Al momento della registrazione in prima nota del ricevimento della fattura si aggiorna lo scadenziario di quella partita di quel fornitore, inserendo gli importi e le scadenze delle 3 rate; al momento del pagamento di ogni singola rata venuta a scadenza, si accede alle scadenze di quella partita con l'apposito pulsante Scadenziario o con ALT+S e si dichiara saldata la scadenza della rata pagata con la registrazione in prima nota di tale pagamento.
Per gestire lo scadenziario in collegamento con la prima nota occorre che nell'anagrafica dei conti interessati alle scadenze sia spuntata la casella "Gest. Scadenziario" e che tali conti siano gestiti anche a partite, con la casella "Gest.Partite" spuntata.
Una scadenza è identificata in modo univoco dalla combinazione degli elementi codice cliente/fornitore/sottoconto, anno partita, alfa partita, numero partita, numero rata: pertanto si avranno più rate per lo stesso conto/partita solo con numeri di rata diversi (1, 2, 3, ecc.). L'inserimento di nuove scadenze e la dichiarazione di pagamento delle stesse può avvenire tramite la finestra di Gestione scadenze richiamabile da Gestione Prima Nota.
Ogni registrazione contabile è proprietaria unica delle informazioni registrate nella finestra di gestione scadenze, pertanto:
- non è possibile cancellare una riga di scadenza se non entrando in modifica della registrazione che ha generato quella riga di scadenza
- non è possibile cambiare l'importo di una scadenza se non entrando in modifica della registrazione che ha generato quella riga di scadenza
- non è possibile togliere il contrassegno di saldato su una scadenza se non entrando in modifica della registrazione che ha dichiarato saldata quella riga di scadenza
Per quanto riguarda pagamenti parziali di scadenze registrate in precedenza, supponiamo di avere in precedenza inserito una scadenza unica di EUR 600,00 e di pagarne EUR 400,00, rimandando il resto ad un successivo pagamento.
Da Gestione Prima Nota richiamiamo la partita dalla griglia dei movimenti, indichiamo 400,00 in dare, poi entriamo in Scadenziario e:
- con l'apposito pulsante "Dividi" rata si indica l'importo pagato (400,00), il programma genera due righe la cui somma di importi corrisponde alla riga originaria;
- si dichiara saldata la nuova scadenza di EUR 400,00
- s'inserisce una nuova scadenza di EUR 400,00 dichiarandola saldata
- si lascia la casella 'Saldato' non spuntata per la scadenza residua di EUR 200,00.
Per la registrazione di incassi e pagamenti si gestisce lo scadenziario utilizzando funzionalità quali:
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Gestione Prima Nota - Nuovo da Scadenze: per generare registrazioni contabili di pagamenti e incassi e saldare le relative scadenze, anche partendo da una distinta emessa in precedenza; utilissimo per rb, tratte, bonifici e rimesse dirette; il conto di contropartita (tipicamente CASSA o BANCA C/C) non può essere gestito a scadenze. Questo programma può anche essere utilizzato per compensare scadenze attive e passive dello stesso cliente o fornitore o compensare scadenze attive e passive tra un cliente e un fornitore che siano lo stesso soggetto, o riepilogare in un'unica scadenza più scadenze di tipo RB relative ad un unico cliente, affinchè col programma Generazione Effetti sia generata un'unica R.B. riepilogativa delle fatture del periodo a parità di scadenza.
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Gestione Autorizzazioni Incassi/Pagamenti: per autorizzare il pagamento ed emettere distinte, soprattutto per bonifici a fornitori, avvisi di rb da fornitori; non emette registrazioni contabili.
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Generazione effetti: salda le scadenze attive di tipo rb e tratta sui clienti e crea nuove scadenze attive di tipo rb e tratta sul conto EFFETTI ATTIVI (o Portafoglio Attivo), genera contemporaneamente registrazioni contabili di tipo EFFETTI ATTIVI a CLIENTE; entrambi i conti CLIENTI e EFFETTI ATTIVI vanno gestiti a scadenze.
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Gestione Distinte Effetti/Inc./Pag: utilizzato per gli effetti attivi (in Selezione scadenze si selezionano solo le scadenze relative al conto EFFETTI ATTIVI, per es. dal conto 3010001 al conto 3010001), esegue l'autorizzazione (stampa distinta di presentazione effetti al sbf o all'incasso) e il saldo delle scadenze intestate al conto EFFETTI ATTIVI, genera le registrazioni contabili del tipo BANCA C/SBF a EFFETTI ATTIVI, che è la registrazione tipica della presentazione di una distinta effetti. Il conto di contropartita (nel caso BANCA C/SBF) non va gestito a scadenze.
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Gestione Insoluti: utilizzato per la registrazione di insoluti, parte da una selezione di scadenze già chiuse relative al conto portafoglio EFFETTI ATTIVI (in Selezione scadenze indicare per es. dal conto 3010001 al conto 3010001) e genera nuove registrazioni cliente a banca riaprendo nuove scadenze sui clienti interessati con nuovo numero di rata e tipo pagamento Rimessa diretta; se sono gestite provvigioni sull'incassato, sospende anche le provvigioni relative, purchè già estratte.
Una scadenza, incasso o pagamento, può essere autorizzata:
- se scadenza passiva, quando il responsabile finanziario in azienda conferma che il pagamento può essere effettuato (se bonifico o avviso di R.B. autorizza la banca a procedere al pagamento, se rimesse dirette autorizza il tesoriere/cassiere dell'azienda a versare l'importo al creditore);
- se scadenza attiva, quando il responsabile finanziario delega prima della scadenza un altro soggetto (per lo più una banca) a procedere all'incasso del credito (rappresentato normalmente da ricevute bancarie o tratte).
L' emissione di una distinta è normalmente contestuale all'autorizzazione. Per le scadenze passive si emette una distinta per la banca per richiedere alla stessa l'emissione di bonifici bancari ai propri fornitori, oppure si emette una distinta per elencare alla banca quali avvisi di rb pagare e quali respingere; per le scadenze attive si emette una distinta presentando le tratte o le ricevute bancarie al salvo buon fine o all'incasso.
Una scadenza si dice saldata quando è avvenuto materialmente l'incasso o il pagamento ed esiste in prima nota la registrazione contabile di detto pagamento/incasso.
Lo scadenziario passivo, cioè le scadenze relative ai pagamenti, può essere gestito come segue:
- le scadenze sono inserite dall'apposita finestra con Gestione Prima Nota o generate con Contabilizzazione documenti, qualora le fatture relative siano registrate a magazzino con Business;
- i bonifici a fornitori e le rb in scadenza sono autorizzati emettendo distinte per la banca con Gestione Autorizzazioni Incassi /Pagamenti (rb, bonifici, tratte, rimesse dirette); una volta effettuati si possono registrare col programma Gestione prima nota, operando nell'apposita finestra di Gestione scadenze.
Lo scadenziario Attivo può essere gestito come segue, distinguendo tra rimesse dirette/bonifici ed rb/tratte
- Rimesse dirette e bonifici da clienti
- le scadenze sono inserite dall'apposita finestra in Gestione Prima Nota o generate con Contabilizzazione documenti, qualora le fatture relative siano emesse con Business;
- gli incassi una volta effettuati possono essere registrati in Gestione prima nota, operando nell'apposita finestra di Gestione scadenze.
- Ricevute bancarie e tratte
- le scadenze sono inserite dall'apposita finestra in Gestione prima nota o generate con Contabilizzazione documenti, qualora le fatture relative siano emesse con Business;
- le scadenze sono chiuse sui clienti e riaperte sul conto EFFETTI ATTIVI col programma Generazione Effetti;
- la presentazione in banca e la distinta relativa e la chiusura delle scadenze sul conto EFFETTI, nonchè la stampa degli effetti stessi (o la generazione del file RIBA) sono effettuati col programma Gestione Distinte Effetti/I/P; nella finestra selezione scadenze indicare nei campi Da Conto e A Conto il codice del conto EFFETTI ATTIVI;
- il ricevimento di un insoluto da RB cliente è registrato con Gestione Insoluti o da Gestione Prima Nota, aprendo una nuova riga scadenziario sul cliente/partita; in caso si usi Gestione Insoluti (consigliato), nella finestra Selezione scadenze indicare nei campi Da Conto e A Conto il codice del conto EFFETTI ATTIVI.
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