L'introduzione\attivazione del modulo di contabilità analitica duplice contabile e budget controllo di gestione, può essere effettuata su due casi:

• su una nuova installazione di business (o una già esistente senza la vecchia CA attivata), a partire dal prossimo esercizio contabile
• tramite migrazione dalla vecchia alla nuova CA, sull'esercizio corrente

L'introduzione\attivazione del modulo di contabilità analitica duplice contabile e budget controllo di gestione, si compone delle seguenti fasi:

• impostazione:
  • creare un database\azienda
  • creare una ditta e un PDC di CG (prestare attenzione al flag delle competenze, esercizi, ai campi nuovi in anagrafica ditta e in dati aggiuntivi contabilità, attivare ripartisci competenza costi su mese
  • creare un gruppo aziende e un esercizio di gruppo
  • attivare il modulo o i moduli (dopo aver inserito una chiave abilitante) in inizializzazioni comuni globali
  • settare quali dimensioni vogliamo gestire in CADC
  • creare un PDC di CADC (con almeno 6 voci per i conti di collegamento) e ripensare, se serve, anche il PDC di CG
  • modificare l'anagrafica ditta per settare i nuovi campi anche negli esercizi (campo codice PDC di CA e gestione ratei e risconti)
  • causali di CA
  • personalizzazione dati CADC ditta
  • modifiche\integrazioni a tabelle contropartite ditta, causali di magazzino, tipi bolle fatture e personalizzazioni acquisti\vendite
  • divisioni
  • tipi entità
  • voci aggregazioni budget e valori relativi
  • modifica\integrazione delle tabelle esistenti articoli, clienti, famiglie\linee, commesse, stabilimenti\filiali\negozi (e magazzini), centri di costo
  • tipi drivers e drivers
  • tipi di consuntivi su excel
  • dettaglio entità per mesi
• gestione:
  • registrazioni di pura analitica
  • registrazioni da prima nota di CG
  • registrazioni da magazzino
  • registrazione di timesheet
• budget:
  • gruppi schemi budget
  • voci budget
  • schemi budget (modelli)
  • gestione dei budget
• consuntivi e stampe di controllo:
  • stampa\visualizzazione partitari e registrazioni di prima nota di CADC
  • stampa consuntivi su excel
  • genera ribaltamenti
  • stampa budget\consuntivi
• eleborazioni:
  • calcolo ratei e risconti
  • chiusure e riaperture
  • discorso sulle rimanenze e stanziamenti
• migrazione dalla vecchia CA alla nuova CADC:
  • attivare nuovo modulo
  • requisiti iniziali da controllare
  • ... se soddisfatti ...
  • lanciare programma di conversione (verificare sul manuale i limiti e come lavora)
  • settare altre tabelle
  • modificare le tabelle esistenti

Dopo l'attivazione del modulo
all'interno del menù di Business
apparirà il menu della CADC

Una volta definito cosa/come gestire la CA in business (per centro, linea, commessa, divisione, stabilimento, articolo, cliente), i passaggi necessari per la sua impostazione sono (in uno scenario minimale):

• Inserire il piano dei conti di CA, facendo particolare attenzione a gestire il campo 'richiedi date' in maniera coerente con le rispettive voci del piano dei conti di CG; ad esempio, se per il conto di CG 'Acquisto materie prime' la gestione è per 'DATA COMPETENZA ECONOMICA' lo stesso trattamento devono avere i sottoconti di CA che potrebbero essere utilizzati collegati al conto di CG predetto. Si consiglia di non utilizzare richiedi date = 'NESSUNO', ma o 'DATA COMP. ECONOMICA' o 'PERIODO COMP. ECONOMICA'
• Aggiornare l'anagrafica ditta per inserire l'informazione relativa al 'gruppo di aziende' a cui la ditta appartiene (se non si intende gestire il gruppo di aziende basta realizzare un gruppo 'fittizio' con codice '1') ed all'interno dei gruppi codificare gli esercizi contabili del gruppo; inserire il codice piano dei conti di CA nella sezione 'dati contabili' e in 'esercizi contabili' di CG indicare a quale esercizio contabile di gruppo di azienda ogni esercizio deve essere collegato. Sempre negli esercizi contabili spuntare se, per quell'esercizio', la ditta gestisce o meno la CA.
• Creare nel piano dei conti di CA 6 conti senza gestione centro/linea/commessa/divisione/ecc.. da utilizzare come 'conti di collegamento CG'; 6 voci per gestire le varie combinazioni DARE/AVERE e GESTIONE DATE
• Creare o importare dal database di prova le causali di CA; nel database di prova, coni codici da 1000 a 5000 sono documentate alcune delle principali causali di CA da utilizzare in una azienda manifatturiera
• Compilare opportunamente la tabella 'contropartite ditta' per contemplare le varie possibile gestioni di analitica da magazzino. Tenendo conto che questa CA segue il principio del duplice contabile, nella tabella saranno presenti normalmente 3 conti: il primo per la gestione dell'informazione in contabilità generale (ad esempio 'acq. Materie prime'), il secondo per alimentare il conto principale di CA (ad esempio 'acq. Minuteria') ed il terzo per la contropartita di giro di CA (ad esempio 'fatture da ricevere'). Nel database di prova sono state predisposte diverse causali esplicative
• Completare le tabelle 'M-C-1' e 'M-C-2' in tutte le loro parti. Nello specifico in 'personalizzazione CA-DC' sono presenti dei check che controllano nel programma 'Gestione prima nota CA' la visibilità o meno di colonne centro/linea/commessa/ecc...
• Nelle causali di contabilità, così come nelle causali di magazzino e nei tipi bolle/fatture indicare quali causali di CA dovranno essere utilizzare per rilevare le informazioni in CA nei vari contesti

A seguire le istruzioni per predisporre una CA per centro/commessa, ricordando comunque che le altre gestioni seguono gli stessi principi di quando esposto per centro/commessa:

• Codificare in 'M-C-3' le tipologie entità, ovvero gli elementi base che gestiremo nella nostra CA. Eccetto che per i centri, dove è possibile dettagliare se trattasi di centri principali,accessori o ausiliari, in tutti gli altri casi normalmente viene inserita una riga con specificato se trattasi di linea, commessa, divisione per ogni tipologia di informazioni da gestire (nel nostro esempio inseriremo una riga per 'commessa' e 3 per 'centri', dettagliandoli tra principali,accessori,ausiliari
• Alimentare le tabelle dei 'centri' e delle 'commesse' di business specificando, per ogni riga inserita, a quale 'tipologia entità' apparterranno.

Dopo aver completato quanto sopra esposto il database è pronto per poter gestire la CA a livello di magazzino-contabilità-pura contabilità analitica.

Per poter gestire dei budget previsionali, occorre realizzare degli 'schemi budget' per le diverse tipologie (ad esempio uno o più schemi per centro e/o commessa); se si desidera inserire informazioni a livello previsionale (quantità e valori) è possibile farlo andando nell'apposito programma (gestione budget) e, dopo aver selezionato lo schema ed aver indicato a quale tipologia / anno deve far riferimento, imputare i valori divisi per mesi. Con la presenza di schemi budget sarà poi possibile utilizzare il programma 'stampa budget/consuntivi'. In mancanza per ottenere dei dati a consuntivo sarà possibile utilizzare 'stampa consuntivi su excel'. Ovviamente in via preventiva occorrerà predisporre uno o più fogli di excel ed effettuare i relativi collegamenti con i conti di CA. Una gestione più 'avanzata' la si può ottenere con il modulo Budget e controllo di gestione.

Per un esempio su come impostare/utilizzare i moduli della 'CADC' e 'Budget e controllo di gestione' proseguire con il successivo argomento L'impostazione iniziale della CADC.