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Gestione contratti assistenza | |||
Nome programma: BSCSGSCO.DLL Questo programma permette di inserire (e modificare) i contratti di assistenza, che saranno oggetto periodicamente della fatturazione dei canoni . Testata:
Indicare il cod. Del cliente a cui la fattura del canone sarà intestata. (fornitore solo per i contratti passivi, vedi tabella tipi contratti) Qualora le apparecchiature soggettte al contratto si trovino in una sede periferica (o filiale o simile) del cliente, indicare il codice destinazione che rappresenta l'indirizzo ove le apparecchiature sono ubicate. Indicare il codice del tipo contratto relativamente al contratto che si sta inserendo. Indicare se il canone è di solito forfettizzato (indicato sulla testata del contratto , comprensivo) oppure se è indicato analiticamente sulle righe (cioè distintamnete per ogni apparecchio in assistenza) per quel contratto. Indicare se l'importo del canone (o dei canoni analitici) si riferisce (di norma) ad un periodo di un anno , oppure a periodo inferiore (es. canoni stabiliti e modificabili/aggiornabili semestralmente). Indicare, relativamente al campo precedente, la durata contrattuale del contratto. Per es. se il contratto è triennale, e il periodo è l'anno, indicare 3 . Solitamente la durata è 1 . Indicare lo stato in cui il contratto si trova. Indicare 'In corso' per dire che è valido e viene fornito il servizio al cliente e fatturatio i relativi canoni Indicare 'In corso di attivazione' se non è ancora stato attivato (è una bozza di contratto) Indicare 'Sospeso' se non essendo più in corso, è in attesa di una redifinizione (es. dei canoni) Indicare 'Disdettato' se il contratto è stato oggetto di recesso da parte del cliente, e pertanto non dovrà essere rinnovato a scadenza Indicare 'Scaduto' se è scaduta la scadenza finale del contratto senza che sia stato provveduto ad una estensione della durata, o alla sostituzione del contratto. Indicare 'Sostituito' se il contratto è stato annullato in quanto è stato al suo posto inserito un nuovo contratto (con altro nuemro contratto) che lo sostituisce totalmente. Indicare Principale se trattasi del contratto in essere, che sarà rinnovato (se ce ne sono le condizioni) nel prossimo periodo. Indicare Accessorio, se trattasi di un contratto che non sarà rinnovato, e dovrà invece affluire nel contratto principale al prossimop rinnovo (es. aggiunta di una apparecchiatura in assistenza nel corso del periodo/anno, per poterlo fatturare) Indicare Sostitutivo/temporaneo se invece è un contratto che viene attivatoi ma che non sarà rinnovato automaticamente . Solo se trattasi di contratto non di tipo 'principale' indicare il numero (codice) identificativo (ID) del contratto principale a cui fa riferimento. Se il contratto è stato sostituito da altro, indica l'ID del contratto che ha sostituito questo contratto. Fatturazione ratei nel primo periodo Se si intende far si che i canoni scadano sempre al termine di un periodo, al fine di evitare risconti contabili su di essi nei periodi successivi, spuntare questa casella. In tal caso nel primo epriodo, se la data decorrenza non corrisponde alla data di inziio del periodo, si avrà la addebito e la fatturazione di un rateo di canone. Spuntare nel caso che per quel il contratto, pur in corso, per ragioni per es. di carattere amministrativo (es. il cliente ha respinto una ricevuta bancaria relativa al contratto stesso o ad altra fornitura) il servizio fornito sia momentanemente sospeso. Libero. Utilizzabile per indicare una condizione (es. il canone comprende o meno certi tipi di interventi tecnici sulle apparecchiature) Libero. Utilizzabile per indicare una condizione (es. il canone comprende o meno certi tipi di interventi tecnici sulle apparecchiature) Indicare la data della firma sul contratto. Data decorrenza nel primo periodo Indica la data dalla quale decorrono i canoni nel primo periodo Indicare la data finale di validità del contratto (se contratto per esempio triennale, al fine del 3.o anno). Se contratto a tempo indeterminato, indicare 31/12/2099. Indicare entro quale data deve pervenire dal cliente, secondo i termini contrattuali, l'eventuale disdetta del contratto. Indicare, se il contratto è stato disdetto (status 'disdetto'), in quale data è eprvenuta la disdetta. Indicare la data, se contratto bloccato, dalla quale il cliente non ha più diritto al servizio di assistenza.(è, cioè, bloccato) Se è prevista una gestione sintetica della determinazione del canone, oppure analitica con fatturazione sintetica, indicare in questo campo il cod. Articolo da utilizzare per l'emissioen della fattura relativa ai canoni. Per il collegamento con contabilità analitica, indicare la comessa di C.A. a cui il contratto si riferisce (a cui i ricavi verranno inputati in C.A.). Per il (collegamento con contrabilità analitica, indicare il codice del centro di costo di C.A. a cui il contratto si riferisce (a cui i ricavi andranno inputati in C.A.). Indicare il codice iva (imponibile o esenzione) da applicare ai canoni in fase di fatturazione. Indicare il cod. Contropartita ditta (tabella contropartite vendite/acquisti ditta) da utilizzare per la contabilizzazione della fattura del canone, nel caso di canoni sintetici (in testata). Se presente la contabilità analitica, essa contropartita dovrà avere anche il cod. Conto di CA indicato nella tabella delle contropartite ditta. Per il collegamento con contrabilità analitica, indicare il codice sottoconto di C.A. a cui il ricavo del canone si riferisce. Indicare il codice identificativo nell'organizzazione della azienda del tecnico che si occupa solitamente di assistere l'attrezzatura elencata in quel cotnratto. Rinnovi Per ogni contratto possono esserci uno o più rinnovi. Esiste un rinnovo, solitamente, per ogni periodo-canone trascorso (o che ci sarà...) tranne che per i contratti non principali, per i quali può esistere un solo rinnovo (in quanto non si rinnovano mai automaticamente...)
Codice dell'agente che percepisce provvigioni sui canoni fatturati. Indicare la % di provvigioni percepita dall'agente sui canoni (se canoni sintetici, di testata) nel caso in cui le provvigioni siano stabilite in termini percentuali. Indicare il valore (in unità monetarie, es. in euro) delle provvigioni concordate (in modo forfettario) con l'agente, sul canone pagato dal cliente, nel caso in cui le provvigioni non siano determinate in termini percentuali. (se canoni sintetici, di testata) Codice del subagente o del capoarea che percepisce provvigioni sui canoni fatturati. Vedi sopra. Vedi sopra Indicare In corso, se trattasi , per quel rinnovo, del periodo di vigenza di quel contratto (ce ne può essere uno solo in vigenza, in un determinato momento) Indicare 'Chiuso' se invece si tratta di un rinnovo il cui periodo di vigenza è già passato (o non si è ancora manifestato nel calendario...) Indicare se il canone è forfettizzato (indicato sulla testata del contratto , comprensivo) oppure se è indicato analiticamente sulle righe (cioè distintamnete per ogni apparecchio in assistenza) per quel rinnovo (/ periodo). Indica la data iniziale del periodo che rappresenta il periodo in corso del canone. Nel caso di primo periodo potrebbe non corrispondere all'inzio di un anno o di un semetre/trimestre, ecc. (da origine a ratei di canoni) Indica la data finale del periodo che rappresenta il periodo in corso del canone. Canone intero periodo in corso Indicare il canone in vigore nel periodo in corso, se il periodo fosse intero (anno, semestre, ecc.) Se contratto con canone per riga, è la somma dei corrispondenti valori sulle singole righe. Indicare il canone in vigore nel periodo in corso, considerando che se primo periodo di fatturazione potrebbe non corrispondere all'intero canone periodo (essere cioè un rateo) Se contratto con canone per riga, è la somma dei corrispondenti valori sulle singole righe. Fatturato canone del periodo in corso Spuntare se il canone del periodo in corso è stato già fatturato (almeno in parte...). Questo campo non è spuntato solo nel caso in cui inserisco un nuovo contratto, o genero nuovo rinnovo, quindi prima di aver proceduto alla prima fatturazione di canoni del periodo. Indica l'importo già fatturato del canone del periodo. Indicare 1 (se canoni annui) oppure 1, 2, 3, ecc se canoni semestrali, quadrimestrali, ecc. che corrisponde alla posizione del periodo nell'anno in corso. NB: questo campo ha significato solo se è prevista la fatturazione ratei nel primo periodo! Indicare l'anno corrente , relativo al periodo corrente di fatturazione. NB: questo campo ha significato solo se è prevista la fatturazione ratei nel primo periodo! Data fine competenza ultima fatturazione eseguita E' la data fino alla quale, per competenza, è stato fatturato il canone nell'ultima fattura. è di particolare importanza quando il periodo fatturazione ed il periodo del canone non corrispondono. In tal caso è un dato obbligatorio. Nel caso di primo rinnovo, indicare la data corrispondente ad un giorno prima di quello indicato come 'data decorrenza attuale'. Indicare la periodicità con cui viene fatturato il canone (dovrebbe corrispondere di norma alla durata del periodo del canone. Può differire quando si prevede una fatturazione rateizzata del canone (non solo del pagamento...). Indicare il testo da riportare all'inzio del corpo della fattura che verrà emessa a fronte del contratto. Indicare il cod. Pagamento da utilizzarsi per la fattura del canone Indica il percorso del file in formato Word (eventualmente generato da questo programma con la funzione stampa su Word) che contiene il testo del contratto firmato, con i relativi dati identificativi del soggetto e oggetto del contratto stesso. I pulsanti a lato consentono rispettivamente la ricerca di un file già presente, l'apertura con Word del documento indicato nel campo 'file doc associato', e la creazione da zero di un nuovo documento Word da associare al contratto. Indicareeventuali note utili descrittive su quel rinnovo. Corpo: Per ogni rinnovo sono indicati nel corpo le attrezzature coperte dal servizio di assistenza. Pertanto da rinnovo a rinnovo possono esserci un contenuto diverso di attrezzature.
Indicare il cod. Dell'articolo che rappresenta il modello di apparecchiatura (o l'oggetto) del servizio di assistenza. Indicare il cod. Identificativo di matricola dell'apparecchiatura in assistenza. Il pulsante 'Seleziona matricole' (e relativa voce di menù) consente di visualizzare le matricole relative al cliente, e di selezionarle (anche multiselezione) per inserirle automaticamente nel corpo del contratto . Indicare , se utile, cosa riportare in corpo fattura come descrizione del canone (in mancanza verrà prodotta una descrizione predefinita) Se determinazione canoni in modo analitico, indicare in questo campo, il cod. Articolo da utilizzare per fatturare gli importi di canone (e di costo-contatore, se presente) relativi a quella riga di contratto (a quell'apparecchio) Indicare 1 oppure (solo nei casi in cui risulta utile per il basso valore unitario delle apparecchiature) un numero diverso (sempre intero, comunque) se la matricola identifica un assieme di apparecchi (per esempio 10 calcolatrici) invece di 1 solo apparecchio (es. 1 stampante). Nel caso si voglia gestire un prezzo di listino (riferito al periodo di un anno) sui canoni (vedi apposita scelta in tabella personalizzazione Customer Service per impostare tale gestione) indicare il canone di listino; verrà proposto se presente il prezzo di listino ricollegato nell'anagrafica degli articoli per il codice del articolo-canone. Il prezzo del canone dell'intero perido sarà determinato prendendo il prezzo unitario, moltiplicato per la quantità, e diviso (eventualemnte) per il periodo di determinazione canoni (se diverso da anno ; diviso per due , per es., se semestrale) , e detratti gli sconti (anch'essi propsoti con i meccanismi soliti in base ala al cliente ed al cod. Articolo canone). Indicare gli sconti da applicare sul prezzo unitario. NB: nella gestione contratti di assistenza con la casistica di tipo determinazione nelle righe è possibile impostare gli sconti, ma non vengono applicati quando si genera la fattura. Durante la fatturazione non vengono applicati gli sconti sulle righe del contratto. Questo è un limite della fatturazione canoni che non espone mai quantità, prezzo unitario, sconti e netto, ma solo quantità canone (uguale a 1) e nel prezzo il netto canone complessivo (idem come valore). Di fatto della riga contratti è significativo, per la fatturazione, solo il campo canone del periodo, gli altri campi (prezzo unitario, sconti, ecc...) possono non essere affatto gestiti. Prezzo unitario e sconti servono per aiutare a determinare, in fase inserimento riga, il canone netto del periodo. è quindi importante sapere che in riga fattura ci va il canone complessivo netto della riga. Indicare (se contratto con canoni per riga) il valore del canone relativo a quell'apparecchio/oggetto per il periodo corrente relativamente all'intero periodo, indendentemente dalla data inizio validità (non è un rateo !) per quel rinnovo Indicare (se contratto con canoni per riga) il valore del canone relativo a quell'apparecchio/oggetto per il periodo corrente (se inferiore all'anno, o ad un periodo diverso intero, si tratta solitamente di un rateo). Per quel rinnovo. Indicare la data inzio validità del periodo corrente/ canone in corso , ai fini della competenza economica contabile, qualora utilizzata. Indicare la data fine validità del periodo corrente/ canone in corso , ai fini della competenza economica contabile, qualora utilizzata. Indica l'importo già fatturato del canone del periodo. (canoni su riga) Indicare il cod. Iva da applicare sull'importo del canone in sede di fatturazione. Indicare la contropartita contabile (vendite/acquisti) da usarsi in fase di contabilizzazione fatture (per i canoni). Per uso futuro (collegamento con contrabilità analitica, attualmente non gestito); indicare il codice sottoconto di C.A. a cui il ricavo del canone della riga si riferisce. Vedi dati testata, applicati alla riga. Indicare eventuali altre informazioni relative a quell'apparecchio nel contesto del contratto di assistenza Libero. Può essere utilizzato per identificare varie tipologie di addebiti contrattuali (per stampe selettive, ecc.). Per es. per distinguere canone fisso e canoni varibili, o canoni pregressi, ecc. Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il valore del contatore che rappresenta tale soglia (vedi argomenti e moduli 'La gestione dei contatori') Prezzo unitario 1 (1.o scaglione) Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il prezzo per valori di contatore sotto la soglia indicata nel campo precedente. Indicare il prezzo unitario (il costo-copia, nei caso dei fotocopiatori) direttamente se non ci sono due scaglioni ma uno solo. (vedi argomenti e moduli 'La gestione dei contatori') Prezzo unitario 1 (2.o scaglione) Qualore sia da gestire un costo-contatore, e per il contatore 1 ci siano due diversi prezzi in base ad una soglia, indicare il prezzo per valori di contatore sopra la soglia indicata nel campo precedente. In caso contrario indicare zero. Vedi come sopra ma per il secondo contatore (se applicabile) Prezzo unitario 2 (1.o scaglione) Vedi come sopra ma per il secondo contatore (se applicabile) Prezzo unitario 2 (2.o scaglione) Vedi come sopra ma per il secondo contatore (se applicabile) Idem per i contatori 3 e 4 Se è previsto al termine del contratto la possibilità per il cliente di riscattare la proprietà dell'apparecchio , indicare il rpezzo concordato del riscatto a fine periodo. Esempi di tipi di contratti: - contratto annuale con fatturazione annuale e ratei nel 1.0 periodo - contratto annuale con fatturazione annuale senza rati nel primo periodo (il canone va a scadenza anniversaria e i ratei si calcolano esternamente al 31/12 di ogni anno) - contratto triennale con canone annuo, fatturazione trimestrale e ratei nel 1.o periodo - contratto annuale con canone trimestrale (durata = 4 periodi), fatturazione trimestrale, e non ratei nel primo periodo
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