Data ultimo aggiornamento: 06/11/2012

La prenotazione degli ordini

Gli ordini (o meglio gli impegni) possono essere, prima di subire il procedimento di evasione, oggetto di prenotazione. Prenotare un ordine significa emettere a fronte di quell'ordine (che può trattarsi di impegno cliente, impegno di trasferimento o impegno di produzione) una nota di prelievo (che provvede a sua volta a prenotare il materiale elencato in esso)

La condizione di prenotazione viene evidenziata dal programma su ciascuna riga d'impegno riportando automaticamente in due diversi campi (quantità prenotata e casella prenotato totale) le quantità assegnate nella nota di prelievo; (NB: la casella prenotato totale equivale alla casella evaso totale ma relativamente alle note di prelievo anzichè ai documenti di magazzino emessi a fronte di quel documento).

Infatti, emettere una nota di prelievo a fronte di un impegno cliente significa che la merce relativa è già stata assegnata a quell'impegno, e prenotata a magazzino (non è più disponibile per altri impegni), e verrà pertanto a breve consegnata (quando verrà emessa bolla/DDT o fattura immediata dalla nota di prelievo).

All'eventuale richiesta del cliente "è partita la merce da me ordinata?" l'operatore della gestione ordini potrà rispondere tranquillamente (per esempio) "Non ancora ma la merce è gia stata assegnata e partirà domani".

Analogamente emettere una nota di prelievo a fronte di un impegno di trasferimento significa che il materiale ivi indicato è stato preparato (o sta per essere preparato) per la spedizione ad un terzista.

Idem per gli impegni di produzione: una nota di prelievo a fronte di un impegno di produzione (o che è la stessa cosa, a fronte degli impegni relativi ad un ordine di produzione) significa che il materiale ivi indicato è stato preparato (o sta per essere preparato) per essere consumato.

è possibile prenotare un impegno (o alcune righe di un impegno) in generale secondo diverse modalità :

• al momento dell'inserimento (o di una modifica) di un impegno cliente, gestendo due apposite colonne di griglia ( che debbono essere abilitate in visibilità con il sistema della personalizzazione delle griglie CTR+ALT+F2) denominate 'Qta da assegnare' e 'Assegnato totale': se in una o più righe dell'impegno, nella colonna 'Qta da assegnare' verrà indicata una quantità diversa da zero, al momento della conferma dell'inserimento (o della modifica) dell'impegno, verrà memorizzato(=generato), oltre all'impegno stesso, anche un documento nota di prelievo con gli articoli e quantitativi relativi alle righe suddette.
• utilizzando il programma Gestione Documenti di Magazzino , con File|Nuovo|Nota di prelievo , e selezionando (con le apposite funzioni si selezione ordini e selezione righe ordine) impegni clienti, oppure impegni di trasferimento, oppure impegni di produzione.
• usando il programma Generazione Note di prelievo da Impegni, che consente , a partire dagli impegni clienti , impegni di trasferimento o impegni di produzione in archivio (opportunamente selezionati) e delle disponibilità nette dei prodotti in giacenza, di generare Note di prelievo, in modo semiautomatico.

Se si adotta il metodo di creare a fronte dell'impegno una nota di prelievo, l'effettiva evasione dell'impegno cliente/di trasferimento/di produzione viene effettuata solo al momento della trasformazione della nota di prelievo in bolla/DDT oppure fattura immediata (o al momento del carico da produzione relativo per gli impegni di produzione). Questa trasformazione può avvenire da Gestione Documenti di Magazzino (selezionando con l'apposita funzione una o più note di prelievo) oppure in modo automatico da Generazione Documenti da Note di Prelievo.

In questa fase, l'ordine verrà evaso, la parte prenotata indicata sulle righe dell'ordine viene riportata a zero (o decrementata), la nota di prelievo viene evasa, e l'articolo viene scaricato dal magazzino (in base alla causale utilizzata).