Data ultimo aggiornamento: 02/04/2013

Archiviazione documenti

Con Business è possibile gestire anche una sorta di Gestione Documentale, o Archiviazione documenti . Si può infatti gestire un elenco di documenti (o più gericamente di 'oggetti') (sotto forma di riferimenti a file o sotto forma di Oggetti OLE : vedi più avanti) associati ad entità gestionali di Business (es. Un documento di Word può essere associato ad un cliente o fornitore, una immagine CAD ad un articolo o ad una distinta base, l'immagine scannerizzata di una fattura di acquisto associata al fornitore, ecc.).

L'associazione tra un documento/oggetto e l'entità gestionale di Business può essere fatta dall'utente dal programma che gestisce l'entità gestionale (es. Dal programma 'Anagrafica clienti fornitori', o dal programma 'Anagrafica articoli') oppure più genericamente dal programma 'Gestione Oggetti OLE' : 1.L.5 del menù principale).

L'associazione può essere anche fatta , in determinati presupposti, automaticamente dal programma che genera documenti in formato Word e/o in formato PDF.

Innanzitutto distinguiamo due diversi approcci :

• Oggetto OLE : il documento (o file) viene inserito nel database di Business (incorporazione, embedding) (con effetti sulla dimensione del database stesso) oppure 'collegato' (per collegamento , linking) in un campo della tabella del database di Business. In questo caso comunque il file una volta collegato o incorporato non può essere spostato dalla sua posizione (nome server/PC, nome cartella) originaria
• File documento : il documento (o file) viene referenziato in un archivio (tabella ) di Business solo con il suo nome e gli elementi necessari per identificarne la collocazione sulla rete o sul PC dell'utente. é possibile in questo caso spostare al bisogno il file cambiandone anche il percorso nella tabella di Business (si consiglia perciò di utilizzare questo approccio piuttosto che quello degli oggetti OLE)

Ogni oggetto o file può essere riferito ad una entità tra i seguenti tipi di entità gestionali di Business :

• Cliente o fornitore ditta
• Cod. Lead (CRM)
• Articolo
• commessa (n. Commessa)
• distinta base (cod. Articolo)
• lotto (cod_articolo + n. Lotto)
• matricola
• partita contabile (conto + anno + serie + numero partita)
• documento di magazzino (cliente/fornitore + anno + serie + numero doc. + tipo_doc )
• ordine / impegno (cliente/fornitore + anno + serie + numero doc. + tipo_ordine)
• offerta (CRM) cioè lead + anno + serie + num.off + revisione)

Per ogni oggetto/file è possibile indicare tutta una serie di informazioni di archivio che possono essere poi utilizzati in una ricerca , insieme ai dati relativi all''ntità gestionale a cui è ricollegato. Per esempio :

• una descrizione
• l'autore
• redattore
• ubicazione fisica in archivio
• argomento
• data inserimento utente
• cod. Conto di contropartita

Nel caso di oggetti OLE è necessario selezionare un file esistente sulla rete con l'apposita finestra modale 'Inserisci oggetto' (con 'Crea nuovo' o 'Crea dal file') Vedi guida analitica 'OLE'.

Nel caso di 'File-docuemnto' è obbligatorio, inserire una descrizione e dare il nome del file e la cartella in cui risiede (percorso completo) oppure il nome file più (opzionalmente ) una sottocartella della cartella root dei documenti (percorso relativo).

Con l'opzione di registro Cartella_per_documenti (il cui valore di default è il percorso indicato come cartella di Office nell'installazione di Business : per esempio \\server\bus\office) è possibile impostare la cartella root percorso dei documenti gestiti come oggetti associati alle entità gestionali di Business.

Oltre all'inserimento manuale di riferimenti a file con i programmi relativi ('finestra oggetti OLE' e 'Gestione Oggetti ole') è possibile attivare su alcuni singoli programmi (che sono tutti quelli che hanno la funzione 'Genera PDF' e 'Stampa su Word', e cioè : gestione ordini/impegni/prev, Gest. Documenti di magazzino, Stampa Ordini/conferme d'ordine, Stampa doc. di magazzino, Fatturazione differita, Stampa Scadenziario, Stampa listini) con l'opzione di registro BSxxyyyy\OPZIONI\GeneraAllole = -1 (per es: BSORGSOR\OPZIONI\GeneraAllole = -1 ) la creazione automatica di un record per ogni documento generato (di tipo .doc o .pdf) associandolo al cliente o fornitore interessato (nel caso dei listini solo se trattasi di listini specifici cliente). Il record viene riscritto, in caso di ristampa/rigenerazione del file, a parità di nome file (pertanto non ci saranno diverse versioni dello stesso file a meno che non venga rinominato).

Naturalmente, per la generazione ed archiviazione di file PDF occorre avere attivato l'apposito modulo 'Genera PDF da documenti'.