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Le elaborazioni di fine esercizio della contabilità generale |
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Le elaborazioni di fine esercizio riguardano gli adempimenti contabili e fiscali che si verificano alla fine dell'esercizio contabile (o dell'anno solare, per ciò che concerne gli adempimenti IVA). Si distinguono gli adempimenti Iva dagli adempimenti contabili. ELABORAZIONI IVA All'inizio dell'anno solare è necessario eseguire il programma Attivazione nuovo esercizio con l'opzione "Apri nuovo anno Iva". Questa operazione crea nell'anagrafica della ditta del nuovo anno i dati aggiuntivi Iva, ricopiando le informazioni applicabili dai dati dell'anno precedente, le attività Iva e i sezionali Iva (dati generali registri Iva acquisti, vendite e corrispettivi). I progressivi registri Iva sono reinizializzati (nuovo anno). Inoltre il programma crea le numerazioni dei documenti (fatture emesse, bolle, ordini, ecc, se presenti i moduli che gestiscono tali tipi di documenti) e dei protocolli Iva acquisti. Se da un anno all'altro sono cambiate una o più condizioni (per es. introduzione un secondo registro iva vendite, passaggio da liquidazione trimestrale a mensile, ecc.), si utilizza il programma Anagrafica ditta per integrare o modificare i dati Iva riportati dall'anno precedente. Al momento della presentazione della Comunicazione annuale Iva (e in sede di dichiarazione annuale Iva), si stampano i Dati per Dichiarazione Annuale IVA con l'apposito programma che fornisce anche il prospetto per la comunicazione annuale, i cui dati sono significativi solo seguendo regole precise, specificate nei relativi paragrafi, nella codifica e nell'uso delle causali di contabilità, delle anagrafiche clienti fornitori e nell'inserimento delle registrazioni contabili. Nella prima liquidazione Iva del nuovo anno il programma Stampa Liquidazione Iva preleva l'importo del credito compensabile dalla liquidazione (definitiva o in prova), dai dati relativi all'ultima liquidazione mensile o trimestrale o annuale dell'anno passato. Se tale liquidazione è eseguita in definitiva, l'utente può correggere l'importo del credito compensabile risultante dalla dichiarazione annuale Iva, modificando il campo "Iva a credito" sul programma Liquidazioni periodiche Iva (2.B.4). ELABORAZIONI CONTABILI Il flusso di apertura/chiusura (ed adempimenti relativi) di esercizi contabili si basa su alcuni indicatori e dati presenti in Anagrafica ditta:
Sono utilizzate le seguenti Contropartite, presenti nella tabella Personalizzazione Contabilità generale (codici della tabella standard delle contropartite): 1013 = Utile di esercizio (dello stato patrimoniale) 1014 = perdita d'esercizio (dello stato patrimoniale) 1017 = Risultato d'esercizio – Utile (del conto economico) 1028 = Risultato d'esercizio – Perdita (del conto economico) 1012 = Conto economico (conti riepilogativi) 1015 = Bilancio di chiusura(conti riepilogativi) 1016 = bilancio di apertura(conti riepilogativi) Sono utilizzate le seguenti Causali contabili, presenti nella tabella Personalizzazione Contabilità generale (codici della tabella standard delle causali): 4061 = Chiusura costi e ricavi 4062 = Chiusura attività e passività 4063 = Riapertura dei conti 4060 = rilevazione utile/perdita d'esercizio Qualora si proceda direttamente con la codifica di nuove causali, occorre prestare attenzione al "Tipo Movimento". La causale RIAPERTURA dei conti non va confusa con la causale "SALDO INIZIALE" o "APERTURA DEI CONTI", usata nel primo esercizio per l'apertura dei conti: quest'ultima, infatti, ha "Tipo Movimento = Apertura Conti". Per ditte professionisti semplificati e ordinari con registro cronologico, la procedura considera anche i dati contenuti nella tabella "Progressivi reg. cronologico e incassi-pagamenti". Il campo Tipo chiusure può assumere i significati: · Chiusure in data fine esercizio: le operazioni di chiusura sono registrate con data uguale alla data di fine esercizio, per es. 31/12/2012, la riapertura con data inizio nuovo esercizio, per es. 01/01/2013 oppure 02/01/2013, e sono gestiti due diversi set di progressivi per il libro giornale, uno per l'esercizio passato ed uno per l'esercizio nuovo. In questo modo è possibile stampare gennaio senza aver ancora stampato dicembre, poi stampare dicembre mantenendo i progressivi dei due esercizi del tutto distinti. É il sistema più semplice; pertanto, nel dubbio, si consiglia d'utilizzare tale opzione. · Chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo: le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/04/13) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2012), idem per le registrazioni di riapertura (es. 01/05/2013) ma con competenza esercizio nuovo; le registrazioni di chiusura sono consecutive alle registrazioni in pari data eseguite nell'esercizio nuovo. Il libro giornale è supportato da un unico set di progressivi (dare, avere, riga, pagina) e l'utente li azzera quando lo ritiene opportuno (ad es. prima di stampare gennaio in definitiva); questo comportamento è compatibile con la gestione di Business di versioni 8 o precedenti. · Chiusure in post-fine esercizio con progressivi Libro giornale distinti: le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/04/2013) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2012), idem per le registrazioni di riapertura (es. 01/05/2013), ma con competenza esercizio nuovo. Tuttavia la stampa sul Libro giornale delle registrazioni del vecchio esercizio dev'essere eseguita separatamente da quelle relative al nuovo esercizio, aggiornando un set diverso di progressivi (progressivi LG esercizio corrente e progressivi LG esercizio precedente). Il campo Status esercizio può assumere i valori: · Corrente: la ditta sta operando, in prima nota, sul solo esercizio corrente; l'utente può inserire e modificare registrazioni limitatamente al codice esercizio dell'esercizio corrente; · Doppio esercizio: la ditta è a cavallo di due esercizi, il vecchio esercizio (precedente) non è ancora chiuso, ma si opera già sul nuovo (corrente); l'utente può inserire e modificare registrazioni di prima nota su entrambi gli esercizi; il campo codice esercizio precedente non può essere pari a zero. · Effettuata chiusura: la ditta è a cavallo di due esercizi, è già stata eseguita la generazione automatica delle registrazioni di chiusura; non è ancora stata eseguita la "storicizzazione esercizio precedente" e potrebbero essere ancora da eseguire alcune stampe obbligatorie (es. libro giornale, partitari). UNO SCHEMA OPERATIVO SEMPLIFICATO Consideriamo il caso di un esercizio contabile che termina in data 31/12/2012 (cod. esercizio 2012, dal 01/01/2012 al 31/12/2012). Si opta per "Chiusure in data fine esercizio". Nella prassi aziendale si preferisce sospendere le stampe in definitivo (almeno del libro giornale) finché non si è in condizioni di chiudere il vecchio esercizio. In tali casi lo schema operativo può essere semplice: - Ditta in status "Esercizio corrente" con cod. esercizio corrente = 2012 e descrizione esercizio "dal 1/1/2012 al 31/12/2012" - All'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno), esecuzione di Attivazione nuovo esercizio con la spunta di "Attiva nuovo esercizio". Questo programma genera un nuovo record nella tabella degli esercizi della ditta (incrementando di uno il codice esercizio corrente preesistente, cioè generando un esercizio 2013), ereditando tutte le informazioni utili dall'esercizio precedente (modificabili con "Anagrafica ditta"), sposta il cod. esercizio 2012 in "esercizio precedente" ed inizializza il campo "esercizio corrente" col codice del nuovo esercizio, cioè 2013. Inoltre sposta i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente, e azzera eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente. Lo stato della ditta è posto in "Doppio esercizio" e possiamo registrare movimenti di prima nota sul nuovo esercizio. - Registrazione, a tempo debito, delle operazioni di rettifica, integrazione, ammortamenti, rimanenze, ecc. con data registrazione 31/12/2012. Nel frattempo solitamente non sono stampati i definitivi del libro giornale dei mesi iniziali del nuovo esercizio, tuttavia è possibile stampare il Libro giornale di gennaio, febbraio, ecc. 2013 senza aver terminato le registrazioni contabili nell'esercizio 2012. - Terminate le registrazioni di integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, dopo le opportune stampe della situazione economica e patrimoniale, si esegue il programma Chiusura/riapertura dei conti. Questo programma effettua la registrazione dell'utile o della perdita (utilizzando le causali ed i conti agganciati alle contropartite indicate in tabella Personalizzazione Contabilità generale), genera le registrazioni di chiusura di tutti i conti di tipo economico (costi e ricavi) a profitti e perdite ("conto economico"), genera le registrazioni di chiusura per i conti patrimoniali (a "Bilancio di chiusura") e genera una registrazione di riapertura dei conti patrimoniali (a "Bilancio di apertura"). Lo stato della ditta è posto in "Effettuata chiusura". - Si provvede al completamento delle stampe fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che variano in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta. - Esecuzione del programma Storicizzazione esercizio precedente, che cambia lo status della ditta in "Corrente", una volta verificato che tutti gli adempimenti necessari siano stati eseguiti. Per esempio, per una ditta in contabilità ordinaria il programma esegue questi controlli: 1. stampa Libro Giornale in definitivo eseguito almeno fino alla data di chiusura dell'esercizio; 2. stampa partitari in definitivo eseguito fino alla data di chiusura dell'esercizio (la stampa definitiva dei partitari aggiorna la data ultima stampa partitari in Anagrafica ditta); 3. se abilitata la gestione cespiti, verifica che le date di elaborazione di calcolo ammortamenti, contabilizzazione, stampa registro cespiti, presenti in Anagrafica ditta, siano uguali o posteriori alla data di fine esercizio; 4. stampa registri Iva eseguita in definitiva per tutti i registri fino alla data di chiusura dell'esercizio. Per altri regimi contabili, il programma controlla l'esecuzione di altre elaborazioni. Per esempio, per i professionisti ordinari con registro cronologico verifica che sia stato stampato in definitiva il registro cronologico fino alla data di fine dell'esercizio. UNO SCHEMA OPERATIVO PIÙ COMPLESSO Consideriamo sempre il caso di un esercizio contabile che termina in data 31/12/2012 (cod. esercizio 2012, dal 01/01/2012 al 31/12/2012). Si opta per "Chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo" (come per release 8.0 e precedenti di Business). Iniziamo il nuovo esercizio senza essere ancora in grado di chiudere il vecchio esercizio, senza cioè avere ancora rilevato le operazioni di assestamento (ammortamenti, ratei, risconti, rimanenze, ecc.) e di chiusura (chiusura conti economici di reddito, rilevazione del risultato d'esercizio, chiusura dei conti patrimoniali e d'ordine), ma vogliamo anche effettuare le registrazioni di chiusura e riapertura con data registrazione coincidente con l'approvazione del bilancio sociale, per es. con data 30/4/2013: - Partiamo con una ditta in status "Esercizio corrente" con cod. esercizio corrente = 2012 e descrizione esercizio "dal 01/01/2012 al 31/12/2012". - All'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno), eseguiamo Attivazione nuovo esercizio. In questo caso il programma non sposta i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente e non azzera eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente; mantiene invece i progressivi esistenti sull'esercizio corrente, gli unici gestiti in questa modalità. Lo stato della ditta viene posto in "Doppio esercizio" e possiamo registrare movimenti di prima nota sul nuovo esercizio. - É possibile stampare il Libro giornale di gennaio 2013, ma prima occorre effettuare la stampa del Libro giornale definitivo di dicembre 2012, anche senza che siano state registrate le operazioni di assestamento, secondo questa sequenza operativa: 1. eseguire la stampa definitiva del Libro giornale di dicembre; 2. mettere a zero in Anagrafica azienda i campi progressivi del Libro Giornale (progressivo Riga, pagina, Dare e Avere del Libro Giornale; con la modalità di chiusura scelta è un'operazione manuale); 3. effettuare stampe Libro Giornale delle registrazioni effettuate in data 2013. - Quando si dispone dei dati relativi alle registrazioni di assestamento, si inseriscono in Prima nota con esercizio di competenza 2012, con data non inferiore a quella dell'ultima stampa definitiva del Libro Giornale. - Terminate le registrazioni d'integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, eseguite le opportune stampe della situazione economica e patrimoniale, si esegue il programma "Chiusura/riapertura dei conti". Lo stato della ditta è posto in "Effettuata chiusura". - Si completano le stampe fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che variano in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta. - Eseguendo il programma "Storicizzazione esercizio precedente", la ditta torna in status "Esercizio corrente". Per effettuare registrazioni in Prima nota relative al vecchio esercizio, si deve prima riportare il campo "Esercizio di competenza" in Prima Nota da 2013 a 2012. Le registrazioni relative al vecchio esercizio possono essere eseguite anche con data posteriore alla data di chiusura dell'esercizio stesso (per esempio registrando le rimanenze ed i ratei anche in data 15/04/2012): in tal modo tali registrazioni compaiono a Libro Giornale in tale data posteriore, pur essendo di competenza del vecchio esercizio 2012, ma compariranno nei partitari e nel bilancio dell'esercizio 2012 e non in quelli del 2013. Per la registrazione di ammortamenti e risconti si consiglia di utilizzare sottoconti creati appositamente e agganciati al prospetto c/economico: ad esempio registrare RIMANENZE FINALI a MERCI IN GIAC. AL 31/12, in cui quest'ultimo sottoconto appartenga ad un apposito mastro del conto economico. Cercando di inserire una registrazione con data posteriore alla data di fine esercizio, il programma "Gestione Prima Nota" chiederà conferma col messaggio "DATA REG. POSTERIORE ALLA DATA FINE ESERCIZIO: CONFERMI?". Non è invece possibile inserire registrazioni con data inferiore alla data d'inizio esercizio. |
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